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Si tienes empleados que se desplazan por motivos de trabajo, lo más probable es que te hayas dado de bruces con esta duda:
¿Cómo se contabilizan las dietas de los trabajadores?, ¿Van a la 629?, ¿A la 640?, ¿Llevan IVA?, ¿Hay que ponerlas en la nómina?, ¿Y si me paso de los límites exentos? 🤔
Wait, wait, wait…
Aunque todo esto parezca un pelín lío al principio, te voy a enseñar paso a paso a contabilizar las dietas de tus trabajadores.
¿Qué son las dietas de los trabajadores?
Antes de meternos con los asientos, vamos a aclarar el concepto. Las dietas son las cantidades que la empresa entrega a sus trabajadores para compensar los gastos que les genera desplazarse por motivos de trabajo a un lugar distinto de su centro habitual.
Engloban, normalmente, tres tipos de gastos:
- Gastos de locomoción (kilometraje, peajes, parking, transporte público).
- Gastos de manutención (comidas y cenas durante el desplazamiento).
- Gastos de estancia (hoteles y alojamientos).
Las dietas son una percepción extrasalarial, no forman parte del salario y, por tanto, no se tienen en cuenta para calcular el SMI ni para determinar la base de cotización… siempre y cuando se mantengan dentro de los límites exentos.
¿Cuáles son límites exentos de IRPF y Seguridad Social?
Antes de tocar una cuenta contable, necesitas conocer los límites exentos que marca Hacienda. Porque la forma de contabilizar cambia dependiendo de si el importe queda dentro o fuera de esos límites.
Gastos de manutención
| Tipo de desplazamiento | Sin pernoctar | Con pernocta |
|---|---|---|
| España | 26,67 € / día | 53,34 € / día |
| Extranjero | 48,08 € / día | 91,35 € / día |
Gastos de estancia
Importe justificado mediante factura, sin límite. Es decir, si presentas el ticket o factura del hotel, todo el importe está exento.
Gastos de locomoción (kilometraje)
- Vehículo propio: hasta 0,26 € por kilómetro recorrido (importe vigente desde el 17 de julio de 2023, tras la Orden HFP/792/2023). Más los peajes y aparcamientos justificados.
- Transporte público: lo que se justifique con factura.
Si superas estos límites, el exceso tributa como salario, es decir, cotiza a la Seguridad Social y se le practica retención de IRPF. Y aquí es donde la contabilidad cambia.
¿Cuáles son las cuentas contables de dietas en nómina?
Antes de ver los asientos, vamos a repasar las cuentas del PGC que vas a utilizar. Esta es la parte clave del post:
- Cuenta 629 – Otros servicios: para gastos de viaje y dietas reembolsadas directamente al trabajador o pagadas por la empresa, sin pasar por nómina, cuando están dentro de los límites exentos.
- Cuenta 627 – Publicidad, propaganda y relaciones públicas: cuando el desplazamiento se hace con fines de representación (reuniones con clientes, ferias, eventos comerciales).
- Cuenta 640 – Sueldos y salarios: cuando las dietas se incluyen en la nómina del trabajador, ya sean exentas o no.
- Cuenta 649 – Otros gastos sociales: para el exceso sobre los límites exentos en algunos casos.
- Cuenta 472 – Hacienda Pública, IVA soportado: para registrar el IVA deducible de los gastos.
- Cuenta 465 – Remuneraciones pendientes de pago o 572 – Bancos: para reflejar la salida de dinero.
- Cuentas 4751 (IRPF) y 476 (Seguridad Social): para las retenciones y cotizaciones.
💡 Los gastos de viaje se llevan a la 629 y los abonados como complemento salarial a la 640. Es la diferencia clave que tienes que tener clara.
Cómo contabilizar las dietas de los trabajadores paso a paso
Vamos a la parte práctica. Hay dos formas principales de gestionar las dietas, y cada una se contabiliza de forma diferente:
Forma 1: La empresa paga directamente los gastos o los reembolsa al trabajador (sin nómina)
Esta es la más común. El trabajador adelanta los gastos (o la empresa los abona directamente: hotel, billete de avión, etc.) y se contabilizan como un gasto de servicios exteriores.
Pasos:
- Recopilar los justificantes: facturas, tickets, billetes, partes de desplazamiento firmados.
- Comprobar que los importes están dentro de los límites exentos.
- Contabilizar el gasto en la cuenta 629 (o 627 si es representación).
- Registrar el IVA soportado deducible en la 472.
- Reflejar el pago desde la cuenta 572 (Bancos) o, si se reembolsa al trabajador, desde la 465.
Recuerda: el IVA de alojamiento y transporte sí es deducible. El IVA de manutención (comidas) no es deducible.
Forma 2: La empresa paga las dietas a través de la nómina
Esta es la segunda forma, menos habitual, pero perfectamente válida. La empresa incluye las dietas en la nómina mensual del trabajador, identificadas como concepto extrasalarial.
Pasos:
- Reflejar la dieta en la nómina del trabajador, identificada como tal.
- Verificar que está dentro de los límites exentos (si no, parte tributará).
- Contabilizar el importe en la 640 (Sueldos y salarios), usando una subcuenta específica para dietas (ej. 640.1 – Dietas).
- Aplicar IRPF y Seguridad Social solo al exceso sobre los límites exentos, si lo hubiera.
Para que la práctica sea correcta y ordenada, lo recomendable es crear subcuentas dentro de la 640, una para salarios “normales” y otra para dietas. Así tienes el control y, además, te facilita el Modelo 190 a final de año.
Ejemplos prácticos de cómo contabilizar el pago de dietas
Vamos con varios casos para que veas cómo se aplica todo esto en la práctica.
Ejemplo 1: Reembolso directo al trabajador (dentro de los límites exentos)
La empresa TecnoSoluciones SL envía a un técnico a Sevilla durante un día. El trabajador adelanta los gastos:
- Comida: 25 € (sin IVA desglosado, suponemos 21% incluido).
- Kilometraje: 300 km a 0,26 € = 78 €.
- Parking: 8 €.
Total reembolsado al trabajador: 111 €. Todo dentro de los límites (no supera los 26,67 € de manutención sin pernocta, los 0,26 €/km de locomoción y los gastos justificados de aparcamiento).
Asiento contable:
| Debe | Cuenta | Haber |
|---|---|---|
| 111 € | (629) Otros servicios | |
| (572) Bancos | 111 € |
Como la manutención no permite deducir IVA, todo va al gasto. Si hubiera habido factura de hotel o transporte público, se desglosaría el IVA en la 472.
Ejemplo 2: Reembolso con IVA deducible
La empresa Consultoría Beta SL envía a una empleada a Madrid a una reunión con un cliente. Los gastos son:
- Hotel (con factura a nombre de la empresa): 100 € + 10 € de IVA (10%) = 110 €.
- Tren (con factura): 80 € + 8 € de IVA (10%) = 88 €.
- Comida: 25 € (sin pernocta… espera, sí hay pernocta, así que el límite es 53,34 €).
Total: 223 €.
Asiento contable:
| Debe | Cuenta | Haber |
|---|---|---|
| 205 € | (629) Otros servicios | |
| 18 € | (472) Hacienda Pública, IVA soportado | |
| (572) Bancos | 223 € |
El IVA del hotel y del tren se deduce. El de la comida (si lo hubiera) no.
Ejemplo 3: Dietas en la nómina dentro de los límites exentos
La empresa Servicios Plus SL abona a su comercial, junto con la nómina de octubre, un importe fijo de 400 € mensuales en concepto de dietas justificadas (manutención y kilometraje), que están dentro de los límites exentos. Su salario base bruto es de 1.800 €.
Asiento contable (parte de la nómina relativa a las dietas):
| Debe | Cuenta | Haber |
|---|---|---|
| 1.800 € | (640) Sueldos y salarios | |
| 400 € | (640.1) Sueldos y salarios – Dietas | |
| (4751) Hacienda Pública, acreedor por retenciones (IRPF sobre 1.800 €) | X € | |
| (476) Organismos de la S.S. acreedores (cuota trabajador sobre 1.800 €) | X € | |
| (465) Remuneraciones pendientes de pago | (Resto) |
Como las dietas están dentro de los límites exentos, no llevan IRPF ni cotizan a la Seguridad Social. Solo se aplican al salario base.
Ejemplo 4: Dietas que superan los límites exentos
La empresa Logística Norte SL abona a un conductor 70 € diarios en concepto de manutención, sin pernocta, durante 20 días al mes. El límite exento es de 26,67 €/día.
- Total dietas: 70 € × 20 = 1.400 €.
- Importe exento: 26,67 € × 20 = 533,40 €.
- Exceso sujeto a tributación: 1.400 € – 533,40 € = 866,60 €.
Sobre esos 866,60 €, hay que aplicar IRPF y Seguridad Social como si fuera salario.
Asiento contable simplificado:
| Debe | Cuenta | Haber |
|---|---|---|
| 533,40 € | (640.1) Sueldos y salarios – Dietas exentas | |
| 866,60 € | (640) Sueldos y salarios (exceso dietas) | |
| (4751) Hacienda Pública, acreedor por retenciones | IRPF sobre 866,60 € | |
| (476) Organismos de la S.S. acreedores | Cuota S.S. sobre 866,60 € | |
| (465) Remuneraciones pendientes de pago | Neto |
Es fundamental separar el importe exento del que tributa, tanto en la contabilidad como en la nómina. Si lo mezclas, te puede caer un disgusto en una inspección.
Ejemplo 5: Viaje con fines de representación
El gerente de Marketing Pro SL invita a un cliente a comer durante una reunión comercial. Importe: 110 € (base 100 € + IVA 10 €).
Asiento contable:
| Debe | Cuenta | Haber |
|---|---|---|
| 110 € | (627) Publicidad, propaganda y relaciones públicas | |
| (572) Bancos | 110 € |
Aquí no hay IVA deducible porque las comidas con clientes se consideran gastos de representación, cuyo IVA no es deducible. Y al ser un gasto de relación con clientes, va a la 627, no a la 629.
¿Cuáles son los documentos obligatorios para justificar las dietas?
Aunque las dietas estén exentas, hay que poder justificarlas. Hacienda no se cree nada por las buenas. Asegúrate de tener siempre:
- Facturas y tickets originales de hoteles, restaurantes, billetes de tren/avión, parkings, peajes…
- Parte de desplazamiento firmado por el trabajador, indicando fecha, motivo, lugar de origen y destino, y kilómetros recorridos (si aplica).
- Comunicación interna del desplazamiento (correo del jefe, autorización, agenda de reunión…).
- Nómina con el desglose del importe de la dieta, identificado como tal.
- Política interna de dietas y desplazamientos que sirva como marco general.
Conserva todo durante al menos 4 años, que es el plazo de prescripción fiscal. Si te llega una inspección, tendrás que poder enseñar todos estos documentos.
¿Hay que incluir las dietas en la nómina aunque estén exentas?
Sí, siempre. Aunque la dieta esté 100% exenta de IRPF y de Seguridad Social, debe aparecer en la nómina del trabajador. Y por dos motivos:
- Obligación legal: el artículo 147 del TRLGSS obliga a comunicar a la Seguridad Social todos los conceptos retributivos, coticen o no.
- Seguridad jurídica: ante una posible reclamación del trabajador o una inspección, la nómina es la prueba documental de que se abonó el importe correspondiente.
Lo que no puedes hacer es pagar dietas “aparte” en transferencias separadas que no aparezcan en nómina. Eso es una mala praxis que puede generarte problemas con Inspección de Trabajo y Hacienda.
Como ves, contabilizar las dietas de los trabajadores no es ciencia espacial, pero sí requiere tener clara la diferencia entre lo exento y lo que tributa, la cuenta correcta según el tipo de gasto y la forma de pago.
Si quieres dejarte de líos con la contabilidad de dietas, nóminas y cualquier otro gasto de tu empresa, en Ayuda T Pymes podrán encargarse de toda la contabilidad y fiscalidad de tu negocio para puedas olvidarte de todo, menos de lo importante, tu negocio.
