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Cómo «sobrevivir» a una inspección de Hacienda

Las tres palabras que más teme un autónomo o pyme (junto a las palabras cuota de autónomo) son la siguientes: inspección de Hacienda. Y es normal, ya que todo el mundo teme que por cualquier error (o no tan error) Hacienda le haga pagar una multa o un recargo.

Sin embargo, las inspecciones son lo más normal del mundo, sobre todo si eres autónomo. Ten en cuenta que, según estimaciones, un 75% de la plantilla de inspectores se dedica a «vigilar» a los autónomos. Debido a que la economía sumergida ha aumentado en miles de millones, intentan cortarlo de raíz poniendo a raya al sector del autónomo.

Una inspección no tiene por qué ser un drama, siempre y cuando sepas qué hacer. Y cuando termines de leer este artículo sabrás perfectamente cómo actuar y sobrevivir a una inspección de Hacienda.

¡Allá vamos!

¿Por qué te puede inspeccionar Hacienda?

Hay muchos motivos por los que Hacienda puede mandarte una notificación, pero los más comunes son los 5 siguientes:

  1. Devolución del IVA: Hacienda odia devolver dinero. Si tu declaración del IVA (el modelo 303) te sale a devolver, las probabilidades de inspección aumenta. Y cuanto más tengan que devolver, más «interés» tendrán en saber cómo es tu negocio y por qué tienen que devolvértelo.
  2. Demasiados gastos: una empresa o autónomo que lleva meses y meses con muchos más gastos que ingresos está en el punto de mira de Hacienda. Tiene sentido que cuando comiences puedas estar cierto tiempo en pérdidas, pero no es concebible estar 2-3 años «sin ganar dinero». Si estás ocultando ingresos y metiendo gastos de más, los señores de negro aparecerán por tu oficina.
  3. Descuadre entre los modelos trimestrales y anuales: si no tienes un gestor o un programa de facturación que lo haga por ti, puedes liarte y confundirte al hacer los modelos anuales. Solo son informativos, pero sirven a Hacienda para cuadrar cuentas y saber si todo está correcto en tu negocio. Revisa bien los datos y evita recibir una inspección por cualquier error.
  4. NIF intracomunitario: cuando solicitas este NIF para hacer negocios en el extranjero también comienzas a «ganar puntos» para recibir una inspección. Estas suelen ser inspecciones más «light», pero debes tener cuidado y demostrar que de verdad necesitas ese NIF intracomunitario o en caso contrario lo perderás.
  5. Inspección aleatoria: Hacienda hace inspecciones aleatorias a todas las empresas y pymes de España. Puede que todo esté en orden, pero te haya tocado el «numerito».

Sí, hay más motivos por los que puedes recibir una inspección, pero proviniendo de Hacienda estas son las más comunes. En cuanto a las inspecciones de la Seguridad Social, está claro que las inspecciones de trabajo son las más comunes.

Cómo funciona una inspección de Hacienda

Cuando escuchas las palabras inspección de Hacienda siempre se te viene a la mente un hombre enfadado y con un traje negro llamando a la puerta de tu negocio. En realidad, esto es lo menos común.

1. La notificación

Las inspecciones de Hacienda comienzan casi siempre con el envío de una notificación a través de una carta. No se va a presentar nadie en tu casa ni en tu local, simplemente te van a enviar una carta que más te vale no dejar pasar.

En ese documento podrás encontrar todos los datos de la inspección:

  • Lugar, fecha y hora de la cita en Hacienda para comparecer ante el inspector.
  • Datos completos, nombre y apellidos o razón social de tu negocio.
  • Impuestos que el inspector va a revisar y ejercicios fiscales afectados.
  • Alcance de la actuación (parcial o general).
  • Aclaración de que no podrás prescribir ninguna deuda tributaria a partir del día en el que recibes la notificación.
  • Plazo en el que debes enviar toda la documentación.
  • Lugar, fecha y datos del inspector.

2. ¿Puede ir o no Hacienda a tu domicilio?

A partir de aquí, se pueden producir tres situaciones distintas: puede pedir que se envíe la documentación telemáticamente o puede visitarnos en casa. Lo habitual es que pidan que se envíe la documentación, ya que no hay medios ni tiempo para dar cita a todo el que se inspecciona.

Sin embargo, en caso de que Hacienda quiera hacerte una visita debes tener en cuenta varios puntos:

  1. El inspector necesita una autorización judicial o ser autorizado por el contribuyente.
  2. Solo debes entregar los documentos relacionados con el motivo de la inspección, impuestos y ejercicios afectados. Además, lo normal es que todos estos documentos estén en la asesoría, por lo que es raro que entregues allí directamente nada.
  3. Puedes negarte a dejar pasar al inspector. En ese caso, si tiene autorización podrías recibir una multa, y en caso contrario tan solo te citarán en Hacienda. Aun así, salvo que tengas algo que ocultar, no es conveniente cabrear al inspector.
  4. El inspector debe respetar al 100% el procedimiento. Si hace cualquier cosa fuera de su jurisdicción, puedes pedir que se anule el proceso.

3. La cita con Hacienda

Tengas al inspector en casa o en tu negocio o no, el procedimiento a seguir es muy parecido. Se debe enviar toda la documentación e información relacionada con el motivo de la inspección.

Por ejemplo, lo más normal es que se tengan que entregar todas las facturas de cierto ejercicio fiscal. Recuerda que estas facturas se deben guardar durante 5 años (digital o físicamente), pero eso es algo de lo que ya nos encargamos aquí en Ayuda-T Pymes con nuestra plataforma web.

Dependiendo del motivo de la inspección, puede que solo pidan facturas de gastos o facturas relacionadas con el NIF intracomunitario. Todo dependerá de lo que quiera descubrir exactamente el inspector.

Simplemente, deja que tu asesoría se encargue de todos. Ellos revisarán tus ejercicios fiscales, las sumas de los diferentes importes, prepararán y ordenarán todas las facturas y recibos y enviarán la documentación. Después, tu asesor se encargará de notificarte cualquier incidencia. O al menos así funcionamos en Ayuda-T Pymes 😉

¿Cómo debe actuar una asesoría ante una inspección?

Cuando un autónomo o pyme recibe una inspección tiene que recurrir a su asesoría. Pero hay un pensamiento muy extendido entre la mayoría en el que se cree que el asesor debe personarse en la oficina de Hacienda o ir al negocio del autónomo cuando se lleva a cabo la inspección.

Ni mucho menos.

Lo más normal, y lo que hacen el 99% de asesorías, es preparar toda la documentación que se debe entregar. El asesor se encarga de revisar los ejercicios, facturas, recibos y toda la documentación necesaria para que su cliente no tenga que preocuparse de nada. De hecho, lo envía todo telemáticamente y tú no te tienes que preocupar de nada.

A diario cojo el teléfono a decenas de personas que no quieren trabajar conmigo porque piensan que, al trabajar online, no podré darles cobertura ante una inspección. La verdad es que los clientes de mi asesoría ya han «sufrido» cientos de inspecciones y yo les he proporcionado la misma ayuda que podría darles cualquier asesor presencial.

De hecho, estoy acostumbrado a trabajar con Hacienda a través de Internet (que ya casi es la única manera de enviarles cualquier cosa) y los trámites son bastante más ágiles.

En definitiva, el asesor se debe encargar de todo y no tiene por qué estar allí en el momento de la inspección. De hecho, ese «momento de la inspección» se produce en muy pocas ocasiones y sobre todo para empresas o autónomos con un buen volumen de facturación.

¿Preparado para tu inspección?

Ahora ya estás listo para recibir esa notificación sin temer tanto al inspector. Siempre y cuando no tengas muchos ingresos que ocultar, gastos sin factura o cualquier tipo de problema de este tipo.

¿Necesitas saber algo más sobre las inspecciones? ¿Has recibido una y no sabes cómo actuar? Comenta y te echo un cable, ¡ya sabes que siempre ando por aquí!

ÚLTIMOS COMENTARIOS

  • CARLOS dice:

    HE RECIBIDO UN REQUERIMIENTO DE HCIENDA PARA JUSTIFICAR FACTURAS DE INGRESOS Y GASTOS. LAS FACTUAS DE INGRESOS ESTAN TODAS DECLARADAS PERO LOS GASTOS NO, ESTAN HECHOS CONFORME SE PODIA PAGAR ESE TRIMESTRE O NO, ES DECIR, A VOLEO. AHORA NO SE QUE GASTOS PUEDO APORTAR, ALGUNOS LOS TENGO (LOS MENOS) Y QUSIERA SABER QUE PUYA ME PODRIAN METER EN EL CASO DE NO PODER JUSTIFICAR TODOS LOS GASTOS. MI ASESOR FSICAL ESTA CON COVI Y LLEVA UN MES DE BAJA Y VA PARA RATO. ME PODEIS ECHAR UNA MANO?
    GRACIAS, UN SLAUDO

    PDTA.- TENGO DE PLAZO PARA APORTAR TODA LA DOCUMENTACION HASTA EL 12/07/2021

    • GesTron dice:

      Hola, Carlos. Por supuesto, los compañeros de la asesoría pueden echarte el cable para salir de esta. Además no tenemos permanencia obligada, por lo que podrás comprobar nuestra competencia en este trámite al margen de tu relación con el asesor (ojalá se recupere pronto, porque si lleva un mes KO por el coronavirus debe estar pasándolo mal). Debes saber también que todo asesor debe tener un seguro de responsabilidad civil, para que en casos de negligencia o incumplimiento contractual no salga su cliente perjudicado.

  • CMC dice:

    Soy autónomo, A día de hoy ¿qué declaraciones de la renta me pueden pedir en una Inspección. Me han pedido los gastos del 2014, podrían pedirme el 2013? o sólo el 2015 y siguientes. Que gastos me puedo de deducir, soy comercial y facturo a dos empresas. Los gastos de coche y gasolina se pueden desg

  • ALEX dice:

    Tenemos inspección, nos han pedido algunas facturas y hemos visto que nos hemos desgravado facturas por pulbicidad y cestas de navidad, lo cual es incorrecto.
    Que sancion nos pueden poner por esto?

    Gracias

    • GesTron dice:

      Buenas Alex,
      Se consideraría una infracción grave por lo que representaría un porcentaje entre el 10% y el 50% de la base de la sanción.
      Si quieres evitar una sanción mayor, puedes liquidarla en las entidades colaboras antes de que se cumpla el plazo o incurras en una sanción. El plazo de prescripción de las deudas con Hacienda oscila entre 4 y 10 años.
      Saludos 🙂

    • josi de gea cabeza dice:

      Hola soy autonoma tengo una tienda de electrodomesticos tengo una inspecion de hacien me han pedido documentacion del año 2008 eso es normal que pidan documentacion de tanto tiempo atras, no prescribe la documentacion a los 5 años.

      • GesTron dice:

        Hola Josi!

        ¿Realizaste algún tipo de declaración complementaria o recibiste notificaciones de Hacienda referentes a la documentación de ese año? Por ejemplo, la documentación relativa al IRPF de 2019, cuyo plazo de presentación terminó el 1 de julio de 2020, debe conservarse hasta el 1 de junio de 2024. Pero si en enero de 2021 recibes una notificación de Hacienda para revisar la declaración, el plazo finalizará 4 años después, es decir, en enero de 2025.

  • Jennifer dice:

    una inspección de hacienda de 3 años 2013/2014/2015, me han solicitado todas las facturas, gastos y cuentas bancarias además de los justificantes de pago de las facturas emitidas.también le han solicitado a clientes míos, es decir a otras empresas las facturas que tengan conmigo. Ahora dice que me

    • Graficas Socinsur, S.L dice:

      Hacienda esta inspecionando una è presa de un procederò mio y me piede que le facilite de sete procederò facturas, albaranes y medio de pago , però me piede también que justifique, Como se trasporto El material kilos ect. Esto no lo tengo porque era pesto en destino y porte por cuenta de mi proveedor. Tengo la obligacion de presentare sto . Me piede sancì onor.

  • Yo dice:

    Vinieron de hacienda por sorpresa paea recabar datos de % de modos de cobro, pagos de alquiler, facturacion de ese dia y del ultimo mes. Quisiera saber si ea una inspeccion o puede que se quede como una comprobacion solo. Gracias

  • JOSE dice:

    Realice un despido que debia indemnizar al trabajador. le pague en efectivo y me firmo el recibo y esta dispuesta a decirlo donde sea. la inspección dice que eso no vale. ¿es así?

    • GesTron dice:

      Se puede siempre que el importe del finiquito no supere los 2.500 euros. En ese caso hay que hacerlo mediante tranferencia bancaria o cheque…
      Ojalá salga todo bien, ¡suerte!

  • Angeles dice:

    Buenas tengo una inspección de hacienda siendo una empresa del sector de transporte y por lo que parece q me quieren anular las facturas de gasoil eso lo pueden hacer teniendo yo mis facturas con todos su justificantes de pago etc… y si me lo hacen q pasa ahora Con esas facturas?

    • GesTron dice:

      Hola Ángeles,

      A lo de que te las quieren anular, te refieres a que te deduciste esos gastos y no te correspondían? En ese caso tendrás que regularizar la situación y pagar el importe de diferencia respecto a tu obligación fiscal «real», te harán rectificar.

      Si todo estuviera ok, es decir, facturas a tu nombre y pudiendo demostrar que están afectas 100% a su actividad, (cuando tu vehículo lo dedicas exclusivamente a uso profesional) no deberían haberte echado para atrás la deducción de las mismas.

  • Marta dice:

    Hola,

    Tengo una inspección limitada, para ver el IVA devengado del 10% (año 2016). Son todo «comidas» con clientes y transporte bus o taxi. No tengo facturas de esto y me las piden. Sólo tengo tickets ¿Puedo pedírselas a los establecimientos en cuestión? ¿Que pasará si no las consigo? Gracias 🙂

    • GesTron dice:

      Hola Marta 🙂

      El IVA devengado es el repercutido, si te están comprobando eso, no te estarán pidiendo justificación del IVA soportado… Asegúrate, no vaya a ser que contestes a la inspección con otra cosa, y sea cuando se meta la pata de verdad. Lo que quieren ver es si realmente te corresponde emitir al tipo reducido del 10%, en lugar de al tipo general 21%.

  • SARA dice:

    Hola, trabajo en una pequeña empresa de mensajería.Se ha enviado un comunicado a unos clientes que casi no mueven facturación informando que el bulto se iba a cobrar en mano a X€ y que si deseaban factura lo comunicaran y se les enviaría incrementando el IVA.Nos pueden buscar las cosquillas?

  • lperez dice:

    Hola,
    Tengo inspección limitada. Qué significa? Veo que me faltan facturas. Qué multa me van a imponer?

    • GesTron dice:

      Hola 🙂

      Te la habrán asignado porque no has declarado un modelo que te correspondía o porque habría errores dentro de tus declaraciones. Es una comprobación destinada a verificar que los datos que hemos incluido en un modelo tributario ya presentado son correctos. En la notificación que recibiste debe venir especificado el modelo en el que ha habido problema. Al tratarse de un procedimiento de comprobación limitada, hay una serie de justificantes que no pueden pedirte. Lo que te requerirán son los libros registro de facturas emitidas y recibidas y las facturas físicas el ellos anotadas. Para que no te pasen esas cosas deberías digitalizar la contabilidad, echa un ojo a nuestro programa de facturación que es gratis y te va a venir bien: Selfconta
      El importe de la sanción será en función de la importancia de esas facturas que te faltan…

      • Lourdes dice:

        Gracias. Estoy muy asustada, nos piden las facturas, el gestor hizo cuadrar los libros con facturas inventadas por el importe de los tickets, pero ahora no se pueden presentar. Faltan unos 2500 euros de iva soportado del 2016. ¿Cuánto habrá que pagar multa incluida? Se podrá pagar a plazos?

        • GesTron dice:

          Hola Lourdes,
          Exactamente no se cuanto podrá ser la cuantía, pero podrías aplazar o fraccionar el pago de esa deuda. Si necesitas que nuestro equipo de asesores te eche una mano, mándanos un teléfono de contacto a gestron@ayudatpymes.com

          Un saludo y mucha suerte

  • sara dice:

    hola, gracias por el articulo es muy útil, tengo una duda, quiero darme de alta en el roi para comprar a un proveedor de fuera de España pero el gestor me dice que es mucho rollo y vendrá una inspección de hacienda seguro a la tienda, que es lo que pide la inspección?facturas de todo lo que tengo?

    • GesTron dice:

      Hola Sara,

      De mucho rollo nada, es una obligación si vas a realizar operaciones con proveedores dentro de la UE. Te pedirán facturas y comprobantes, todo lo que se relacione con las operaciones y que sea necesario para demostrar que se realizan conforme a la normativa.

  • GesTron dice:

    Hola Ismael 🙂

    A no ser que la deuda te la hayan atribuido personalmente a causa de negligencia como administrador, te lo hayan reclamado vía legal o así y haya abierto un procedimiento, si dices que debías lo más grande y te la han dejado en 150 euros, quizás haya prescrito. Eso sí, me parece súper raro que te exigieran ese dineral y luego se haya quedado en 150 euros. Además, cuando te notifican una deuda el periodo el periodo de prescripción se interrumpe. Yo que tú lo liquidaría y listo, por si. Pero vaya, lo suyo es que preguntes directamente por tu situación en Hacienda para no llevarte sorpresas.

  • Ivan dice:

    Hola,
    Somos un grupo de amigos que busca alquilar un pabellón para guardar y modificar nuestros propios coches. La cuestión es como deberíamos de actuar.¿Tendríamos que darnos de alta como autónomos aunque no realicemos ninguna actividad económica? Muchas gracias por la respuesta

    • GesTron dice:

      Si vais a alquilar un pabellón para uso privado, no tenéis que daros de alta como autónomo. El alta en el RETA es para personas que desarrollan actividad laboral por cuenta propia, ¿te imaginas cotizando a la Segurida dSocial soltando 267 pavazos al mes por alquilar un garaje? Otra cosa es que explotéis el pabellón en adelante con el fin de generar ingresos por realizar servicios a otras personas, en ese caso sí tendríais que hacerlo.

      Saludos 🙂

  • GesTron dice:

    Hola 🙂 Se referirán a que presentes esas facturas en las cuales debe aparecer un concepto que justifique la deducción de ese IVA

    Saludos!

  • GesTron dice:

    Buenas tardes, Jose Luis

    En principio, si ofreces tus servicios a clientes finales, es decir, no estás prestando tus servicios como autónomo a otra empresa, autónomo o sociedad, sino a alguien que disfruta y consume el servicio en sí, entonces efectivamente no tienes por qué reflejar en los recibos de tus facturas ni nombre, ni NIE.
    Lo que te demandarán será el listado de esas facturas y la contabilidad donde se refleja tu movimiento de ingresos y gastos y demás. En principio ahí no tendrías la obligación de reflejar esa información que me comentas, aunque cuanto más completito y fácil se lo pongas a la administración, mejor.

    Espero haberte ayudado.
    Un saludo y que pases un buen día. 🙂

  • Luís gomez dice:

    Buenas.

    Muy buena web y muy buen artículo.

    Una duda. ¿Y si resulta que tengo registrados y facturados todos mis gastos pero HP piensa que he declarado pocos ingresos? Es decir, lo he hecho todo legal, pero tengo pocos ingresos y HP me abre una inspacción. ¿Que ocurre? Pueden multarme basándose en suposiciones?

    Saludos

    • GesTron dice:

      Buenas!!

      No tendrías ningún problema, siempre que demuestres tus ingresos con justificantes, es decir, con facturas y que el dinero se ha entrado en efectivo o por banco con las conciliaciones bancarias.

      El problema vendría si siempre declaras gastos y no declaras ingresos para que forzosamente te venga a devolver el IVA y no pagues por los modelos fiscales. Es decir si tienes mucho dinero en el banco o en caja y siempre te da perdidas en el impuesto de sociedades y te sale el IVA a devolver, ahí sí que habría problemas porque los ingresos que no estás declarando son dinero negro.

      Saludos 🙂

  • Juan Couteau dice:

    Buenos días.

    En primer lugar agradecerte la ayuda.

    Soy autónomo, represento a varias empresas como agente comercial y he recibido notificación de inspección fiscal. Creo tenerlo todo correcto, pero me asaltan dos dudas.

    1- Es suficiente el apunte bancario para justificar un gasto(p.ej. telefónico) o necesito la factura?
    2- Los gastos de gasoil los puedo incluir (me han comentado que igual me da problemas).

    Gracias por tu ayuda

    • GesTron dice:

      Buenos días Juan,

      Para justificar un gasto es preciso tener factura, no es suficiente aportar movimientos bancarios. La factura es el comprobante que se ha realizado una prestación de servicios o adquisición de un bien. debes diferenciar lo que es una factura de un tiquet, éste último no podrías deducírtelo ya que para que se considere factura debe tener requisitos legales como (Nombre completo del proveedor, CIF, NIF o NIE, dirección fiscal con código postal, localidad y provincia, se debe de especificar el concepto del bien o servicio y especificarse la base imponible y tipo de IVA).

      Respecto a los gastos de gasoil debes de tener cuidado ya que en inspecciones, dependiendo de la actividad, se presupone que ese gasto es para usos personales y no profesionales, esta última palabra la tiene siempre el inspector, por lo que para evitar males mayores es mejor en algunos casos no deducírtelo, ya que debes de justificar muy bien ese gasto en gasoil.

      Saludos.

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