Cierre contable y fiscal de una empresa: Consejos para no liarla

Termina el año y toca realizar el cierre contable y fiscal de nuestro ejercicio. Es un momento crítico para tu empresa, así que, si no quieres meter la pata, te recomiendo que cuentes con nuestra asesoría contable para empresas y autónomos.

En esta ocasión, vamos a revisar algunos aspectos importantes del cierre contable y echaremos un ojo a las operaciones susceptibles de reducir el pago del Impuesto de Sociedades (IS). Como ves, hay mucho por contar así que no te entretengo más ¡Al lío!

¿Qué es el cierre contable y fiscal del ejercicio?

El cierre contable es un proceso esencial en la contabilidad de cualquier empresa. Se realiza al final del ejercicio contable y sirve para cerrar las cuentas de resultados (ingresos, gastos de explotación y comercialización) y trasladarlas a las cuentas de balance (activo, pasivo y patrimonio neto).

Su objetivo final es conocer y contrastar la evolución económica de la empresa, cuantificar sus beneficios o perdidas y, por supuesto, cumplir con las obligaciones fiscales.

Por otro lado, tenemos el cierre fiscal (importante no confundirlo con lo anterior). Este cierre hay que realizarlo a posteriori y sirve para presentar una serie de impuestos anuales: el modelo 390 (IVA), los impuestos de sociedades y la amortización de activos.

En resumen, lo primero es realizar el cierre contable y, después de los ajustes correspondientes del cierre fiscal (deducciones, amortizaciones, etc.), ya podremos conocer los impuestos que tiene que pagar una sociedad.

Fecha cierre del ejercicio contable y fiscal 2020

Durante el ejercicio 2020 ha habido novedades en la reforma fiscal para 2021 y las empresas se han visto afectadas por las medidas excepcionales del COVID-19.

En el Real Decreto-ley 19/2020 del 26 de mayo, se desvinculaba el fin del estado de alarma con los plazos societarios que fueron suspendidos en marzo. Además, se reanudó, desde el 1 de junio de 2020, el plazo de 3 meses para formular las cuentas anuales y desde el final de este plazo, se estableció otro de 2 meses para la aprobación de las mismas.

Aunque el cierre contable puede variar según la empresa, normalmente coincide con el año natural. Por eso el cierre fiscal 2020 tiene como fecha límite hasta el día 31 de diciembre de 2020, siempre que tus cuentas hayan sido aprobadas antes del 31 de octubre de 2020.

Si tu empresa cierra el año fiscal el mismo 31 de diciembre, tendrás hasta junio de 2021 para presentar en Hacienda los documentos, ya hay un plazo de 6 meses para hacerlo una vez realizado el cierre contable de la empresa.

Y para la declaración del Impuesto de Sociedades ¿novedades 2020? Sí, lo que puedo contarte es que se mantuvo el plazo establecido del 1 al 27 de julio de 2020 para la declaración del ejercicio de 2019 y se pudo presentar una segunda declaración antes del 30 de noviembre 2020.

A continuación, voy a darte algunas recomendaciones, pero si lo que buscas es saber cómo realizar estos procesos, te dejo por aquí este post: Cierre contable de tu empresa paso a paso.

Cierre contable de una PYME: ¿Qué trámites debes revisar en las cuentas anuales?

Cuentas de tesorería

Se trata de un registro donde queda reflejada la liquidez de tu empresa en función de los movimientos que se han realizado en sus cuentas bancarias y en la propia caja de la sociedad, las cuentas de tesorería (570/572).

Los errores en el registro de asientos de cierre pueden dar lugar a problemas e incoherencias. Por eso deberás asegurarte de que las cifras que se bajaran en tus cuentas anuales se corresponden con las que aparecen en los extractos bancarios a 31 de diciembre del ejercicio actual. Si existen desviaciones, tendrás que resolverlas y justificarlas.

En cuanto al flujo de caja, es importante contabilizar las entradas y salidas de efectivo que hayas realizado. Estos resultados NO deben arrojar saldos negativos, a excepción de descubiertos justificados por el banco del grupo 52, “deudas a corto plazo”.

La cuenta 555 debe quedar a 0

Cuando en las cuentas anuales detectamos movimientos bancarios que no terminamos de identificar de forma adecuada, se contabilizan en la cuenta 555. Esta, que ayuda a contabilizar partidas con origen desconocido, debe quedar finalmente con saldo cero.

Las partidas de las que te hablo tendrán que permanecer el tiempo necesario para dar su justificación y reclasificarla a la cuenta a la que debe pertenecer.

Cómo reflejar deudas pendientes en las cuentas anuales

Cuando tenemos una deuda que será saldada en un período superior al año, tiene que contabilizarse como cuenta de préstamo a largo plazo, dentro del grupo 170. Sin embargo, el importe que será abonado en el ejercicio actual, debe ser actualizado y contabilizado como cuentas de préstamo a corto plazo, en el grupo 520.

Ten en cuenta que, de otro modo, las cuentas anuales de tu pyme no reflejarían el valor de sus pasivos en función al nivel de exigencia de la deuda.

Inmovilizado y amortizaciones contable

El inmovilizado se conforma por todos los bienes que son empleados por una PYME a largo plazo en el desarrollo de su actividad. Es decir, no se ‘gastan’ inmediatamente, sino que forman parte del proceso productivo de forma duradera.

Así que el inmovilizado no puede contabilizarse como un gasto dentro de un único ejercicio, sino como inversión. Por ello, se hace fraccionadamente a través de la amortización, llevando cada año al grupo 68 de gasto una parte del inmovilizado.

Este traspaso no puede realizarse de cualquier forma. Hay una serie de reglas determinadas por la normativa fiscal y, en el caso de las PYMES, también de aquellos autónomos acogidos al régimen de estimación directa normal, las partidas amortizadas siguen las siguientes pautas:

Cualifica tus existencias

Si compras mercancía con vistas a venderla o a incorporarla en algún punto de la producción de tu empresa, ten en cuenta que su coste debe ser contabilizado. No tiene que ser en el ejercicio en el que ha sido repercutido, pero sí en momento de ser vendida o ‘gastada’ en el proceso productivo.

Es decir, no todas las adquisiciones de existencias realizadas se contabilizan como gastos del ejercicio. Solo las que se han vendido o incorporado al proceso de producción en dicho año.

Esto implica que hay contabilizar las unidades físicas de mercancía a comienzos y a final del ejercicio. Así sabrás qué cifra debes aplicar en el grupo 3 de tus cuentas anuales de resultado.

¡Ojo con perder facturas o contabilizarlas mal!

Necesitarás las facturas para poder justificar tus operaciones o el estado de cuentas de tus clientes, proveedores y acreedores (cuentas 43 y 40/41). Asegúrate de haber contabilizado de forma adecuada tu facturación, cobros y pagos abonados. Es importante de cara a la gestión de tu contabilidad básica, pero, sobre todo, de cara a declarar los impuestos correspondientes.

Cuentas de gastos de personal y de remuneraciones pendientes de abono

Asegúrate de que la contabilización de las partidas vinculadas al personal de tu empresa (cuentas del grupo 64) se trasladen a las cuentas 640 y 642.

La cuantía de las nóminas debe corresponderse con lo que se ha declarado a través del modelo 111 por rendimientos del trabajo, por retenciones trimestrales y el resumen del ejercicio a través del modelo 190.

Además, en la cuenta 465 de “remuneraciones pendientes de pago” se refleja un saldo correspondiente a lo que queda al pendiente de pago a los empleados.

Impuestos y cuentas con administradores en el cierre contable

En cuanto a la declaración de las cuentas de IVA, debes haber gestionado tus obligaciones trimestralmente. En función de tu resultado (si te sale a pagar o a devolver), los traspasos a las cuentas deben haberse ejecutado desde las cuentas 472 y 477 a la cuenta 470 de Hacienda como deudora o a la cuenta 475 de Hacienda como acreedora.

Al final, tendrás que asegurarte de que las declaraciones trimestrales y lo reflejado en tu contabilidad básica encaja.

En la cuenta 475, subcuenta 4751, se recogen los saldos en retenciones tributarias pendientes de pago a la Agencia Tributaria. Estos deben coincidir con los modelos 111, 115 y, si corresponde, el modelo 123, que habrás ido declarando a lo largo del ejercicio.

Si lo has hecho todo de forma correcta, estas cuentas a final de año deben reflejar la cuantía de las retenciones que tendrás que presentar en la declaración de enero. El importe de la cuenta 473, tiene que cuadrar con el total de retenciones soportadas por la empresa. Así como el importe de pagos trimestrales fraccionados a través del modelo 202.

La cuenta 476 refleja los abonos realizados o a la espera de ser resueltos, en concepto de cotizaciones en seguros sociales.  Cuando termine diciembre de cada ejercicio, su importe debe ser el mismo que el del modelo TC.

Préstamos entre socios y empresa

Es bastante común que, entre los socios de una pyme y la propia sociedad, o entre empresas vinculadas, se lleven a cabo operaciones puntuales con el fin de ofrecer liquidez. Estas operaciones serán reflejadas en el subgrupo de cuentas 551.

Este tipo de prácticas tan normalizadas pueden acarrearte problemas con Hacienda. Así que, para evitarlo, además de no sistematizarlo, debes justificar las transacciones de forma adecuada. Esto implica determinar importes, el plazo de devolución y sus condiciones.

Si las operaciones de este tipo son frecuentes, los importes deben cederse a través de cuentas de préstamo/crédito. Hay que aportar el registro de intereses y la liquidación de sus retenciones o el capital como patrimonio neto de la empresa, en caso de que se realicen a fondo perdido.

Prorrateo de gastos

Los pagos correspondientes a gastos que cubran más de un ejercicio deben ser prorrateados.  De esta manera se evitan descuadres en la contabilidad básica (cuenta 480). Es el caso de pólizas de seguro u otro tipo de servicios cuyo desembolso abarque, por ejemplo, el ejercicio actual y la mitad del siguiente.

Patrimonio neto e Impuesto sobre Sociedades

La suma de las cuentas que conforman el patrimonio neto de una pyme, representa el valor real de la sociedad y jamás debería ser negativo ni estar por debajo del capital social.

Con la revisión de este aspecto, obtendrás una visión clara del estado real de tu negocio. A partir de su resultado en las cuentas anuales, podrás aplicar el gasto a asumir por el Impuesto sobre Sociedades.

Subvenciones de capital

No estaría mal que también compruebes las cuentas 130 y 131 relativas a subvenciones de capital. En caso de que contuvieran salgo, es interesante traspasarlo a la cuenta de resultados del ejercicio.  De este modo evitarás la distorsión de los resultados en tus cuentas anuales, al verse minorados por su repercusión en el Impuesto sobre Sociedades.

Cierre contable y fiscal: deducciones del Impuesto de Sociedades

Existen algunas operaciones que pueden reportar un pago menor de Impuesto de Sociedades. Tenerlas en cuenta pueden suponerte un ahorro en la presentación de impuesto, veamos algunos ejemplos:

Ventas por operaciones a plazos o con precio aplazado: artículo 11.4 LIS

Cuando hay operaciones aplazadas a más de un año, se entiende que la obtención de las rentas es proporcional a la medida en la que sean exigibles sus cobros. Por ese motivo, los cobros se pueden dejar para los ejercicios siguientes.

Amortización de elementos de escaso valor: artículo 12.3 LIS

Hay libertad de amortización para los elementos del inmovilizado material nuevos con un valor que no exceda los 300 euros. Su límite es de 25.000 euros referido al periodo impositivo.

Si el período impositivo tuviera una duración inferior a un año, el límite señalado será el resultado de multiplicar 25.000 euros por la proporción existente entre la duración del período impositivo respecto del año.

Exención para evitar la doble imposición económica nacional o internacional: artículo 21 y 22 de la LIS

Para aplicar la exención por doble imposición, deben cumplirse dos condiciones:

• Debe existir una participación mínima del 5% o un valor de adquisición de la participación, directa o indirecta, superior a 20 millones de euros.
• La actividad debe mantenerse de forma ininterrumpida durante un año como mínimo, teniéndose en cuenta el periodo que haya estado poseída por alguna otra entidad de su grupo de sociedades definido, conforme al artículo 42 del Código de Comercio.

Si se trata de una sociedad no residente, además de las condiciones mencionadas, la entidad participada debe haber estado sujeta y no exenta de un impuesto extranjero de naturaleza equivalente, a un tipo de al menos, el 10%, tal como establece el artículo 21.1., apartado b.

Reducción de las rentas procedentes de determinados activos intangibles: artículo 23 de la LIS

“Los elementos del inmovilizado material nuevos, cuyo valor unitario no exceda de 300 euros, hasta el límite de 25.000 euros referido al período impositivo. Si el período impositivo tuviera una duración inferior a un año, el límite señalado será el resultado de multiplicar 25.000 euros por la proporción existente entre la duración del período impositivo respecto del año”.

Amortizaciones aceleradas o libres en Empresas de Reducida Dimensión ERD: artículos 102 y 103 de la LIS

Reducción aplicable solo para ERD, es decir, la cifra de negocios del año anterior debe ser inferior a 10 millones de euros.

Amortizaciones libres de inmovilizado material nuevo e inversiones inmobiliarias en empresas de reducida dimensión. Art. 102 LIS. Conectada con el incremento de plantilla. Incremento de plantilla respecto a los 12 meses anteriores y que se mantengan durante los 24 siguientes. El importe será el incremento de plantilla multiplicado por 120.000 euros, con el límite del valor del bien.

Amortizaciones aceleradas de elementos nuevos del inmovilizado material, de inmovilizado intangible y de inversiones inmobiliarias en empresas de reducida dimensión. Art. 103 LIS. Multiplicar por dos el coeficiente de amortización máxima de la tabla fiscal.

Contratos de arrendamiento financiero: artículo 106 LIS

Las cuotas de arrendamiento financiero son deducibles siempre que se cumplan ciertos requisitos recogidos en el artículo 106 LIS. Las cuotas de arrendamiento financiero se descomponen en:

• Gastos financieros, deducibles generalmente, salvo excepciones concretas.
• Amortización del coste del bien: el importe deducible no puede superar al resultado de aplicar al coste del bien el duplo del coeficiente de amortización lineal, según tablas de amortización oficialmente aprobadas que corresponda al citado bien. En caso de ERD el importe se incrementa hasta el triple.

Minorización de la Base Imponible por reserva de capitalización

Las sociedades que tributen al tipo 25%, al 30% o 15% (excepto durante el primer año de actividad), podrán disfrutar de una reducción en la base imponible del 10% del incremento de sus fondos propios, (con el límite también del 10% de la base imponible del periodo en cuestión), siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

1. Que el aumento de los fondos propios se mantenga 5 años desde el cierre del período impositivo en el que se aplique la reducción, a no ser que existan pérdidas contables en la sociedad.
2. Contar con una reserva del valor de dicha reducción (10% del incremento en fondos propios), que además tiene que constar en el balance con forma separada y título apropiado. Cuantía de la que no se podrá disponer durante 5 años.

El aumento de los fondos propios de una sociedad viene dado por la diferencia positiva entre los fondos propios con los que cuenta al cierre del ejercicio, sin incluir los resultados del mismo, y los fondos propios que existentes al inicio del mismo, dejando fuera los resultados del ejercicio anterior.

Indicaciones de la DGT sobre los fondos propios

La DGT es Dirección General de Tributos que regula el Impuesto de Sociedades. Según este organismo, para determinar el incremento de los fondos propios, no se deben tener en cuenta ni al inicio, ni al final del período impositivo:

1. Aportaciones de los socios.
2. Ampliaciones de capital o fondos propios por compensación de créditos.
3. Ampliaciones de fondos propios por operaciones con acciones propias o de reestructuración.
4. Reservas de carácter legal o estatutario. Teniendo en cuenta que según la Dirección General de Tributos (consulta V2357-16), el concepto de reserva legal es un concepto amplio, y no se limita a lo que la legislación mercantil entiende por reserva legal, sino que incluye a cualquier otra legislación fiscal o mercantil que obligue a dotar una reserva obligatoria, como por ejemplo la reserva por inversión de beneficios.
5. Las reservas indisponibles que se doten por aplicación de lo dispuesto en el artículo 105 de esta Ley y en el artículo 27 de la Ley 19/1994, de 6 de julio, de modificación del Régimen Económico y Fiscal de Canarias.
6. Los fondos propios que correspondan a una emisión de instrumentos financieros compuestos.
7. Los fondos propios que se correspondan con variaciones en activos por impuesto diferido derivadas de una disminución o aumento del tipo de gravamen de este Impuesto.

En otras palabras, para que sea posible la aplicación de este incentivo fiscal, el incremento de los fondos propios debe derivar de reservas de libre disposición, originadas por la repartición del resultado del ejercicio anterior.

Minoración de la Base Imponible por reserva de nivelación en ERD

Las Empresas de Reducida Dimensión (ERD) podrán disminuir su base imponible positiva hasta el 10% de su importe total, sin superar el 1 millón de euros. Dicho descuento, no lo podrán aplicar las ERD que acaben de iniciar su actividad y tributen al 15%.

Esta minoración debe ser aplicada después de haber considerado la Reserva de Capitalización y la compensación de bases imponibles negativas. Esto es, primero se debe minorar la reserva de capitalización de la base imponible previa, después considerar la compensación de base imponibles negativas y, finalmente, sobre ese resultado la reserva de nivelación.

Si la entidad tiene bases negativas en los 5 años siguientes, el importe minorado tiene que irse sumando a las mismas hasta dejarlas en cero. Si no existen bases imponibles negativas suficientes en los cinco próximos años, el importe minorado se añade a la base imponible del quinto año.

Además, la sociedad está obligada a contar con una reserva de la misma cuantía de la minoración, indisponible hasta el momento en el que se ejerza la adición en las condiciones en las que me refiero en el párrafo anterior.

Determinadas deducciones de la Cuota Íntegra

Las deducciones de la cuota íntegra disponibles son:

1. I+D e Innovación Tecnológica
2. Inversiones en producciones cinematográficas, series audiovisuales y espectáculos en vivo de artes escénicas y musicales
3. Creación de empleo para personas con discapacidad
4. Sociedades forestales. Deducción del 10% de los gastos o inversiones en conservación, mantenimiento, mejora, protección y acceso al monte por estas sociedades.