Dentro de la actividad de la empresa se hacen transacciones que deben ser justificadas con facturas.
Existen diferentes tipos de factura que se utilizan en diferentes situaciones.
¿Quieres conocer sus diferencias y cuándo usarlas? Te lo explico todo 😉
Factura ordinaria
¿Cuándo se usa?
Entre los tipos de factura, es la más utilizada. Se usa para documentar las operaciones comerciales que lleva a cabo la empresa, sea de venta de productos o de prestación de servicios.
¿Qué datos incluye?
Debe contener todos los datos relacionados con la operación que se está realizando. Entre ellos se encuentran:
- Número de factura.
- Fecha de expedición de la factura.
- Nombre y apellidos o razón social del emisor y del receptor.
- Número de identificación fiscal de emisor y receptor.
- Domicilio fiscal de emisor y receptor.
- Descripción de la operación que se ha llevado a cabo.
- Tipo de IVA aplicable.
- Tipo de IRPF aplicable.
- Cuota de impuestos.
- Importe total.
- Fecha de operación.
- Fecha de pago.
¿Cómo se hace?
Lo más habitual es que la empresa cuente con una herramienta para hacer las facturas, sea un software específico o incluso una plantilla en Excel, pero es igualmente válido hacerla a mano.
Es de los tipos de factura más sencilla de hacer, ya que sólo hay que incluir todos los datos ya especificados, el precio de tus productos o servicios y los impuestos aplicables.
Ejemplo de factura ordinaria
Una empresa que se dedica a la venta de tableros de madera y puertas ya elaboradas vende 50 puertas de madera de pino.
En la factura habría que incluir todos los datos mencionados y la descripción de las puertas, precio unitario, total y los impuestos aplicables. Puedes comprobar el paso a paso en nuestro post sobre Cómo hacer una factura.
Factura rectificativa
¿Cuándo se usa?
La factura rectificativa tiene como principal función corregir una factura anterior porque tenga errores o no cumpla con los requisitos que se establecen en la normativa. También puede ser usada cuando se devuelven productos, envases o embalajes o por descuentos y bonificaciones que se apliquen después de la operación.
Otra situación en la que se utiliza es cuando hay una resolución firme que anule las operaciones o por un auto de declaración concursal del destinatario de la factura.
¿Qué datos incluye?
Hay que incluir la misma información que en una factura ordinaria. Pero además, también:
- Datos que identifican la factura rectificada. Lo más habitual es incluir el número de factura y la fecha de expedición.
- La rectificación que se lleva a cabo. Es decir, qué es lo que se modifica.
- La condición de factura rectificativa. Esto sirve para que se diferencie de las facturas ordinarias.
- Motivos que causan la rectificación. Por qué se modifica la factura original.
- El tipo impositivo y la cuota repercutida de IVA. Existen dos opciones:
- Indicando directamente el importe de la rectificación.
- Consignándolas como quedan al rectificarlas.
¿Cómo se hace?
La factura rectificativa se emite cuando se tiene conocimiento de los motivos que dan lugar a su expedición, siempre que no hayan pasado más de cuatro años desde que se emitió la factura a rectificar.
Además, también se pueden rectificar varias facturas en una misma factura rectificativa. Para hacerlo, habrá que identificar todos los documentos que se rectifican.
Ejemplo de factura rectificativa
Siguiendo el ejemplo anterior, el cliente devuelve 10 puertas por estar defectuosas.
Habría que emitir una factura, donde se identifique la factura ordinaria emitida, indicando las 10 puertas devueltas y el importe total que hay que devolver al cliente.
Factura Recapitulativa
¿Cuándo se usa?
La factura recapitulativa es la que se utiliza para incluir varias operaciones en una misma factura. Deben estar dirigidas al mismo destinatario y haberse hecho en distintas fechas pero en el mismo mes natural.
¿Qué datos incluye?
Hay que incluir los datos básicos que hay en cualquier factura. Además, lo más importante es detallar mucho las operaciones a las que hace referencia.
¿Cómo se hace?
Cuando la factura se dirige a un empresario o profesional en el ejercicio de su profesión, el documento deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente al que se hayan realizado las operaciones.
Ejemplo de factura recapitulativa
Si durante el mes de abril se han hecho 3 entregas de 10 puertas cada una a un cliente, en antes del día 16 de mayo se podrán incluir las 30 puertas en una misma factura recapitulativa.
Copia y duplicado de la factura
¿Cuándo se usan?
La copia de la factura se utiliza para que tanto emisor como receptor tengan un documento que acredite la transacción. La original se envía al cliente y el emisor se queda con la copia.
El duplicado de la factura se hace cuando hay varios destinatarios o se pierde la factura original.
¿Qué datos incluyen?
La copia de la factura incluye los mismos datos que la factura original. Además, tiene que especificarse la palabra “Copia”, para distinguir esta factura de la original.
El duplicado de la factura es igual que la original. Hay que detallar en ella que es un duplicado, para no confundir una con la otra.
¿Cómo se hacen?
Se hacen del mismo modo que la factura original pero incluyendo la palabra “Copia” o “Duplicado”, en función del caso del que se trate.
Ejemplo de copia y duplicado de la factura
Si se emite una factura de 100 puertas, el emisor enviará la original al cliente y se quedará con una copia para justificar la operación.
En el caso de que el cliente perdiera la factura, se podría emitir un duplicado de factura para que pudiera tener el documento correspondiente a la transacción.
Factura proforma
¿Cuándo se usa?
La factura proforma sirve de documento para justificar una oferta comercial. Su finalidad es la de informar al comprador, pero no tiene valor contable.
¿Qué datos incluye?
Los datos a incluir serán:
- Los de identificación del vendedor y del comprador.
- Productos que se ofertan.
- Precio.
- Forma de pago.
- Fecha máxima de validez.
- Especificación de qué es una factura proforma.
¿Cómo se hace?
Tras llegar a un acuerdo con un cliente, se le puede enviar o dar en mano una factura proforma con los productos en los que esté interesado. Así, ambas partes tienen claras las condiciones de la transacción.
La forma puede ser similar a la factura ordinaria pero incluyendo la especificación “proforma”.
Ejemplo de factura proforma
Un cliente visita la exposición de puertas y se interesa por 5 de madera de roble. La empresa le emite una factura proforma con las medidas, características, precio y forma de pago.
Factura simplificada
¿Cuándo se usa?
Cuando la factura a emitir no supere los 400 euros y no cumpla con todos los requisitos que exige la normativa para una factura completa.
Se aplican a las mismas operaciones en las que antes se aceptaba el ticket como documento justificativo.
En algunos casos se pueden realizar facturas simplificadas en importes de hasta 3.000€ (IVA incluido). Estos son los casos:
- Ventas al por menor.
- Ambulancia.
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
- Transporte.
- Hostelería y restauración.
- Discotecas.
- Peluquería y belleza.
- Uso de instalaciones deportivas.
- Revelado de fotos.
- Aparcamientos.
- Autopistas.
- Tintorerías y lavanderías.
¿Qué datos incluye?
Los datos que hay que incluir en una factura simplificada son:
- El número de factura y serie.
- Fecha de expedición de la factura.
- Datos identificativos del emisor de la factura.
- Descripción de los bienes vendidos o servicios prestados.
- Tipo de IVA que se aplica.
- Importe Total de la Factura.
¿Cómo se hace?
Se puede hacer de forma similar a la factura completa pero sin la necesidad de cumplir todos los requisitos.
Ejemplo de factura simplificada
Se venden 5 puertas a un particular por un importe total inferior a 400 euros, y se le hace una factura simplificada para entregar junto con la mercancía.
Factura electrónica
¿Cuándo se usa?
Puede utilizarse en los mismos casos que una factura en papel, pues tienen el mismo valor legal.
La única diferencia entre ambas es que una se transmite por medios tradicionales y la otra por medios electrónicos.
¿Qué datos incluye?
Para que la factura electrónica tenga validez legal debe contener los campos obligatorios exigibles en la factura ordinaria y que se transmita de un dispositivo a otro con el consentimiento de las dos partes.
¿Cómo se hace?
Se utiliza un software que tenga la opción de emitir facturas electrónicas y pueda enviarlo cumpliendo todos los requisitos que hacen que tenga validez legal.
Ejemplo de factura electrónica
Se envía un pedido de puertas para la renovación de unas oficinas de la Administración Pública. Para la justificación de dicha operación se envía una factura electrónica por medios telemáticos.
Factura de canje
¿Cuándo se usa?
La factura de canje o factura de sustitución es un documento que se emite para sustituir a una factura simplificada. Sirve para completar la información de un documento emitido anteriormente.
Es muy útil para justificar las operaciones a efectos de IVA.
Aunque pueden parecer lo mismo, las facturas de canje no son facturas rectificativas.
¿Qué datos incluye?
Debe incluir los mismos datos que una factura ordinaria o completa.
¿Cómo se hace?
El proceso para emitir una factura de canje es similar a cualquier factura ordinaria. Sin embargo, hay que tener en cuenta lo siguiente:
- Revisa la documentación requerida. Debes comprobar que el solicitante aporta la factura original.
- Asigna una numeración propia. No tienen la misma implicación que una factura ordinaria, así que debe tener su propia numeración y serie para diferenciarlas.
- Añade las dos fechas. Se tiene que indicar tanto la fecha de emisión de la factura como la de la factura simplificada original a la que sustituyen.
Ejemplo de factura de canje
Un cliente que se llevó un tablero de pino sin solicitar factura, antes de cerrar el trimestre solicita una. Tendrás que emitir una factura con todos los datos que sustituya a la simplificada emitida inicialmente.
Ahora ya conoces los diferentes tipos de factura y para qué sirve cada una de ellas. Pero si sigues teniendo dudas o necesitas ayuda para realizar las gestiones habituales de tu negocio, cuenta con profesionales especializados como los de Ayuda T Pymes.
