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Qué es la partida doble en contabilidad, con ejemplos

Una vez fui a una librería y le pregunté al empleado:

⎯ Oiga, ¿tienen libros de contabilidad?

Y me respondió:

⎯ Debe haber, debe haber 😀

La mejor forma de que las cuentas siempre estén claras (y el chocolate espeso) es utilizando la contabilidad de partida doble.

Es el sistema que se debe utilizar en nuestro país y en nuestro entorno para confeccionar los documentos contables de las empresas, su publicación y depósito en los registros públicos.

¿Quieres saber en qué consiste, cómo te puede ayudar a llevar la contabilidad de tu negocio y por qué debe haber partida doble en tu contabilidad? 💪

Pues ni te muevas, porque vamos al lío.

Cómo funciona la partida doble en contabilidad

La partida doble se basa en que todo hecho económico tiene origen en otro hecho de igual valor, pero de naturaleza contraria.

Cada movimiento contable en una empresa se registra dos veces, una como débito y la otra como crédito, es decir, lados contrarios de la cuenta contable 👨‍🏫

Cuando recibes dinero por una venta, debes también desprenderte de un bien, debes entregar algo a la otra parte que te entrega un dinero.

Cuando prestas dinero: el que recibe tu dinero prestado debe y a cambio tú tienes en tu haber un derecho a tu favor.

Por qué se usa la partida doble en contabilidad

Cuando se trata de llevar unas cuentas sencillas para tener un control de algo, se hacen por partida sencilla, no doble.

Por ejemplo, si somos responsables del dinero que hay en efectivo en una caja iremos anotando las entradas y salidas de dinero.

Si sabemos el dinero que había al principio, calcularemos el que debe haber en cada momento y, si la cuenta está bien hecha, coincidirá con el que haya al final.

Esto es muy práctico y eficaz.

Pero, cuando registramos las cuentas de una empresa, la forma de hacerlo no será la que nos parezca mejor sino la que esté impuesta en el entorno en el que nos movemos y regulada por la normativa aplicable.

El motivo es que la contabilidad regulada debe ser entendida y comparable con otros países, con la de otras empresas, con la de los auditores de cuentas, con la de los interesados o accionistas que quieren conocer esa información para comprar o vender sus acciones, etc.

Y la contabilidad que existe en los países de nuestro entorno se realiza por partida doble 📣

Qué es la partida doble en contabilidad

La contabilidad se realiza a base de asientos: un asiento es la anotación de una operación de la empresa que tiene un significado económico.

Cada asiento siempre va a afectar a dos (o más) realidades de nuestra empresa.

Por ejemplo:

Si yo tengo una deuda con un proveedor que me ha vendido unos materiales y le debo 100 euros y, por otro lado, en mi caja tengo 100 euros, si pago esa deuda sucederán dos cosas:

  • que al proveedor que le debía 100 euros ya no le debo nada (porque le he pagado) y la cuenta de deuda con ese proveedor tendrá saldo 0 euros.
  • que antes en mi caja tenía 100 euros y ya no los tengo, porque se los he dado al proveedor, y ahora en caja tengo 0 euros.

Esto sucede siempre en todos los asientos contables, toda operación tiene un origen y un destino, esto es la partida doble en contabilidad 🚀

Cuentas de activo y pasivo

Esas realidades que tienen un valor económico y que utilizamos para hacer los asientos las llamamos cuentas contables y pueden ser de distintas naturalezas:

  • Cuentas de activo: son el valor de los bienes que tenemos a nuestra disposición para la actividad: maquinaria o edificios (activo fijo o no corriente) y herramientas, materias primas o productos para su venta ordinaria (activo circulante o corriente).
  • Cuentas de pasivo y de neto patrimonial:  son el origen del dinero con el que hemos obtenido los bienes y derechos que tenemos en el activo: aportaciones de los socios, deudas con otras personas, etc.
  • Cuentas de ingresos y gastos que se van produciendo según desarrollamos nuestra actividad y compramos cosas para nuestra producción (gastos) y vendemos lo que producimos (ingresos).

El activo, el pasivo y el neto patrimonial forman el balance de situación que es un documento donde se ve todo lo que hay en la empresa. 

El balance tiene que estar siempre cuadrado, es decir, el valor de todas las cuentas de activo tiene que sumar lo mismo que el valor de todas las de pasivo y neto patrimonial: esto también es la partida doble en contabilidad 👨‍🏫

Ingresos y gastos

Los ingresos y gastos se utilizan para confeccionar una Cuenta de Pérdidas y Ganancias que da un resultado cada año (beneficio o pérdida) y se convierte en una cuenta del neto patrimonial que sumará en él (si hay beneficio) o lo restará (si hay pérdida).

En conclusión, la partida doble significa que:

  1. En contabilidad aparecen en diferentes lados los bienes y recursos que hemos utilizado para conseguir esos bienes.
  2. Ambos lados deben sumar lo mismo.

Entonces decimos que la contabilidad está cuadrada 🟥

Principios fundamentales de la partida doble en contabilidad

Los Principios fundamentales de la partida doble en contabilidad son ✅

  • Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor. (Lo que se tiene se debe)
  • No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor. (Los recursos no surgen por sí solos, debe proceder de algún lado)
  • Todo valor que entra debe ser igual al valor que sale. (Es la base del equilibrio de la ecuación patrimonial)
  • Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta. (Una cuenta, así como se crea se debe también eliminar de la misma forma)
  • El deudor (que debe) existe porque hay un acreedor (que entrega).
  • Las pérdidas se debitan y las ganancias se acreditan.

Reglas de la partida doble en contabilidad

La partida doble tiene las siguientes reglas 🙆‍♀️

No puede haber un movimiento que solo afecte cuentas de una misma naturaleza. Si una cuenta se afecta en su lado positivo, la otra se debe afectar en su lado negativo.

La partida doble se compone de una cuenta, la cual debe tener un nombre, un código y un valor negativo y otro positivo.

  • El valor negativo corresponde a un crédito.
  • El valor positivo corresponde a un débito.

Su funcionamiento consiste en registrar un valor en por lo menos dos cuentas:

  • El valor debe ser igual en una y otra cuenta.
  • En una cuenta se registra en su débito y en la otra cuenta en el crédito.

En algunos casos se pueden afectar más de dos cuentas, pero aun así los débitos y los créditos de las cuentas afectadas deben ser iguales: si se restan los créditos de los débitos el resultado debe ser cero.

Equilibrio patrimonial

  • Los débitos representan lo que se tiene.
  • Los créditos representan lo que se debe.

Ecuación patrimonial de contabilidad

Si partimos de la base de que:

  • Lo que se tiene es el Activo.
  • Lo que se debe puede ser Patrimonio y/o Pasivo.

Las conclusiones son 👈

  • Activo es igual a Pasivo más Patrimonio.
  • Activo menos Pasivo es igual a Patrimonio.

Cómo se hace la partida doble en contabilidad

En el Balance de situación, las cuentas se ven al final de año (con signo positivo o negativo) según su naturaleza en el Activo, el Pasivo o el Neto Patrimonial.

Antes de cerrar el balance las cuentas tienen un valor al que llamamos saldo contable y que es el resultado de los diferentes asientos que vamos haciendo a lo largo del año.

Para esto utilizamos el haber y el debe que son los dos lados de un asiento y, por tanto, el haber y el debe de cada asiento también tienen que sumar lo mismo ⚖️

El saldo de cada cuenta aparece al Haber (H) o al Debe (D) y esto tiene un significado diferente dependiendo de cada cuenta, salvo casos especiales:

  • Las cuentas de activo son deudoras: crecen al debe y disminuyen al haber y su saldo será positivo si aparece al debe y negativo si aparece al haber.
  • Las cuentas de pasivo y neto patrimonial son acreedoras: crecen al haber y disminuyen al debe y su saldo positivo será al haber y negativo al debe.
  • Las cuentas de ingreso son acreedoras y solo se pueden registrar al haber.
  • Las cuentas de gasto son deudoras y solo se pueden registrar al debe.

Estos saldos positivos o negativos acabarán apareciendo en el Balance de Situación.

Siguiendo con el ejemplo sencillo que hemos visto antes 🔔

Si le debo a un proveedor 100 euros (cuenta de pasivo porque es origen de fondos que tengo):

  1. Imputaré el pago a la cuenta del proveedor al Debe y desaparecerá su saldo (que era acreedor o al haber)
  2. Imputaré esos 100 euros a la cuenta de caja al Haber y desaparecerá el saldo de lo que tenía en caja que eran 100 euros al Debe (porque caja es una cuenta de activo y deudora y crece por el debe y desaparece por el haber).

Ejemplo de la partida doble en contabilidad

A continuación, puedes ver cómo y por qué se hace un asiento de contabilidad de partida doble y luego comprobaremos si cumple todos los principios necesarios para que sea correcto 💪

La empresa XY S.L. compra una impresora para el área de contabilidad valorada en 900 euros en efectivo.

  • Qué recibe: Una Impresora valorada en 900 euros.
  • Qué entrega: Dinero por 900 euros.
Ejemplo de la partida doble en la compra de un activo
Ejemplo de la partida doble por el pago de un activo

Analizamos ahora si todos los principios de la partida doble se cumplen ✅

  1. XY S.L. es deudor porque recibe la impresora: Correcto.
  2. No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor: Correcto.
  3. El total del debe, debe ser igual al total del haber: Correcto, porque ingresa la impresora valorada en 900 euros y sale dinero por 900 euros.
  4. Todo valor que entra debe ser igual a todo valor que sale: Correcto
  5. Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma cuenta: Correcto
  6. Toda pérdida es deudora y toda ganancia es acreedora: Correcto. Al ingresar la impresora representa un gasto para XY S.L. y, por tanto, requiere una salida de dinero.

Bueno pues hasta aquí puedes leer sobre la partida doble en contabilidad.

Dicho esto, si piensas que definitivamente la contabilidad no es lo tuyo porque se te ha hecho un poco bola este post, recuerda que en AYUDA T PYMES dispones de un superequipazo de especialistas dispuestos para dejar las cuentas de tu negocio más que claras, cristalinas.

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