Si eres empresario, te pasa al contrario que los Reyes Magos 👑: quizás la noche del 6 de enero hasta te libras de tener compromisos laborales, pero estás «pringado» prácticamente el resto del año. Y es que no basta por ejemplo con tener que pagar todos los meses los seguros sociales, sino que encima hay que contabilizarlos.
De hecho, una de las preguntas que hacéis muchos de vosotros a menudo es cómo contabilizar las nóminas y los seguros sociales. Normal, porque si no sabes contabilidad, en estos asuntos estás más perdido que el barco del arroz, que se dice en tierras sureñas.
Mi sabia madre siempre dice que los problemas, uno a uno. Así que en esta ocasión vamos a aparcar lo de las nóminas para centrarnos en cómo contabilizar los seguros sociales.
Cómo contabilizar el pago de los seguros sociales
En primer lugar tenemos que tener en cuenta que las cotizaciones a la Seguridad Social son soportadas en parte por el empresario y en parte por el propio trabajador:
- La parte de la que se hace cargo la empresa se llama cuota empresarial.
- La parte que paga el trabajador es la cuota obrera, que se le descuenta de la propia nómina.
Ahora repasaremos cómo se dividen las cuentas contables de los seguros sociales, y a continuación te mostraré cómo se contabilizan:
- La cuota empresarial se contabiliza en el debe, en la cuenta 642, Seguridad Social a cargo de la empresa. Aquí no aparece la cuota obrera, puesto que ya se incluye en el sueldo bruto que se contabiliza en la cuenta 640, Sueldos y salarios.
- La suma de la cuota obrera y la cuota empresarial, es decir, todo el seguro social completo, se contabiliza en el haber, en la cuenta 476, Organismos de la Seguridad Social acreedores. Es decir, la cuota obrera no consta de una cuenta contable específica.
Ejemplo de cómo contabilizar los seguros sociales
Te pongo un sencillo ejemplo.
Se devenga la nómina de un trabajador con los siguientes conceptos:
- Salario devengado 1.400€.
- Cotización del trabajador a la seguridad social 100€.
- Carga social correspondiente a la empresa 240€.
Supongamos que no hay retenciones a cuenta del IRPF. El asiento contable quedaría tal que así:
| DEBE | HABER |
| 1400 (640) Sueldos y salarios 240 (642) SS a cargo de la empresa | (476) Org. de la SS acreed. 340 (465) Remuneraciones pend. 1300 |
Cómo contabilizar los seguros sociales negativos
Si un trabajador está en situación de incapacidad temporal, es la Seguridad social quien se hace cargo de su prestación. Pero lo cierto es que es la empresa quien se la paga al trabajador, para deducírsela luego en la siguiente liquidación de seguros sociales. Esto es lo que se llama pago delegado.
Pues bien, este hecho puede hacer que existan cotizaciones negativas en el resumen de nóminas, provocando cierta confusión al registrar las nóminas y las cotizaciones. No obstante, en realidad no es un gasto negativo, sino el resultado de la compensación entre las cotizaciones sociales y la cuantía del pago delegado.
Entonces, ¿cómo contabilizamos este hecho? Vamos a verlo paso a paso:
- La cuantía del pago delegado irá: en la cuenta 471, Organismos de la Seguridad Social, deudores; o en la cuenta 476, Organismos de la Seguridad Social, acreedores, anotándose en el debe y reduciendo la deuda con la Seguridad Social.
- El sueldo del trabajador irá en la cuenta 640, Sueldos y salarios. No se incluirá aquí el pago delegado ni la prestación por incapacidad temporal.
- Las cotizaciones sociales a cargo de la empresa se contabilizarán en la cuenta 642, Seguridad Social a cargo de la empresa.
- Las cotizaciones que van a cargo del propio trabajador y de la empresa se contabilizarán en la cuenta 476, Organismos de la Seguridad Social acreedores.
Ejemplo de contabilización de seguros sociales negativos
Te pongo otro ejemplo que nos sirva para ilustrar este caso:
Se devenga la nómina de un trabajador con los siguientes conceptos:
- Nómina 300€.
- Pago delegado por IT 400€.
- Seguridad Social a cargo del trabajador 45€.
- Seguridad Social a cargo de la empresa 80€.
Suponiendo que no hay retenciones, el asiento contable quedaría tal que así:
| DEBE | HABER |
| 300 (640) Sueldos y Salarios 400 (471) Org de la SS deudores 80 (642) SS a cargo de la empresa | (476) Org. de la SS acreed. 125 (465) Remuneraciones pend. 655 |
Pago del seguro social:
| DEBE | HABER |
| 125 (476) Org. de la SS acreed | (471) Org. de la SS deudores 125 |
Por tanto, quedará un saldo abierto de 275€ en la cuenta 471 para posteriores compensaciones.
Cómo contabilizar la bonificación de los seguros sociales por formación
Si tienes trabajadores y te estás beneficiando de la bonificación en los seguros sociales por cursos de formación, es obligatorio que contabilices bien dicha bonificación.
¿Y cómo se hace esto? Lo correcto sería registrar la bonificación de la siguiente forma:
- En el debe, cuenta 471, Organismos de la Seguridad Social deudores, indicando el importe de la bonificación.
- En el haber, por el mismo importe, en el subgrupo 74-, Bonificaciones Seguridad Social.
A la hora de hacer el pago habría que contabilizarlo del siguiente modo:
- En el debe, cuenta 476, Organismos de la Seguridad Social acreedores.
- En el haber, en la cuenta 471, Organismos de la Seguridad Social deudores, por el importe de la formación, y en el subgrupo 57- Tesorería, por el importe líquido a ingresar en el TC1.
Ejemplo de cómo contabilizar una nómina con bonificación de la Seguridad Social
Hagamos un último esfuerzo imaginándonos otro supuesto más.
- Seguridad Social a cargo de la empresa 2000€.
- Seguridad Social a cargo del trabajador 1000€.
- Bonificación a aplicar 420€.
Primero registramos la bonificación:
| DEBE | HABER |
| 420 (471) Org. de la SS deudores | (74-) Bonificaciones de la SS 420 |
Posteriormente realizamos el pago del seguro social aplicando la bonificación:
| DEBE | HABER |
| 3000 (476) Org. de la SS acreed | (471) Org. de la SS deudores 420 (57-) Tesorería 2580 |
Cómo contabilizar los seguros sociales de los autónomos
Si lo que quieres es contabilizar tus propios seguros sociales como autónomo, es decir, lo que pagas por estar en el RETA, la cosa es bastante fácil.
Debes contabilizar tus cotizaciones en la cuenta 642, Seguridad Social a cargo de la empresa. Mira qué sencillo, y tú que me andabas ya con el susto en el cuerpo.
Ahora ya sabes cómo se contabilizan los seguros sociales. O mejor dicho, ahora tienes una idea, pero igual a la hora de la verdad te acuerdas de quien inventó la contabilidad.
Por suerte, en AYUDA T PYMES podemos echarte una mano, y bien echada, encargándonos de todo lo que tenga que ver con la asesoría de tu negocio.
En eso tienes mucha ventaja sobre Sus Majestades de Oriente. Porque nosotros no vamos a repartir regalos el 6 de enero, pero en lo que es ayudarte a ti en tu negocio, nos tienes a tu disposición todo el año.
Bueno, casi casi, que nosotros también libramos y eso. Pero siempre que estemos en la asesoría, aquí nos tendrás 😃
