Cómo darse de alta en el ROI

18 octubre 2021 > Jurídico

Cómo darse de Alta en el ROI

¿Tienes clientes fuera de España o te deduces gastos de proveedores europeos?

¿Has hecho alguna campaña de publicidad en redes sociales como Facebook, Google, etc. o has vendido a alguna empresa de la Unión Europea cuya sede social esté en otro país?

¡Atención!, pregunta ¿no tienes este tipo de operaciones intracomunitarias o en verdad, no sabes que lo son?

Pues ¡Ojo al dato!, porque si las tienes, debes estar dado de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) ✅

Si sigues leyendo vas a tener una guía completa paso a paso que te permitirá descubrir si tienes operaciones intracomunitarias en tu empresa y cómo registrarte con éxito en el ROI.

Vamos que empezamos.

Para qué sirve darse de alta en el ROI

👨‍⚖️ El Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI),es un listado que gestiona Hacienda en el que se encuentran todas aquellas empresas o autónomos que realizan operaciones en algún país de la Unión Europea.

En Europa se llama Censo VIES y es una gran base de datos a nivel europeo en la que se encuentran todos los profesionales, empresarios y empresas que comercializan productos o prestan servicios en el ámbito de la Unión Europea.

Este censo sirve como sistema para facilitar el intercambio de información sobre el IVA en la UE de forma que un operador intracomunitario (que también esté dado de alta) puede consultar por internet ese registro y comprobar si su cliente también es operador comunitario.

Cuando ambos profesionales o empresarios estén dados de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) y disponen del correspondiente NIF-IVA comunitario, pueden emitir y/o recibir facturas entre ellos sin IVA por las compras o ventas (de productos o servicios) realizadas a empresas o autónomos fuera de España.

Estas facturas se registrarán contablemente mediante la regla de la inversión del sujeto pasivo en operaciones intracomunitarias. Tienes el enlace al post en el que se explica en qué consiste esta regla.

Solicitud de alta en ROI en el modelo 036

Puedes pedir tu número de operador comunitario en cualquier momento presentando en Hacienda el Modelo 036.

Los pasos son muy sencillos:

  • En primer lugar encontrarás el enlace «Censos, NIF y domicilio fiscal» en la página inicial de Hacienda.
  • Pinchando ahí vas a Empresas y profesionales. Declaración censal. Modelos 036 y 037
  • Aquí seleccionas el «modelo 036»
  • Eliges el enlace correspondiente para cl@ve PIN, o PDF si lo necesitas en papel
  • Rellenarás tus datos: nombre y apellidos y DNI.
  • Marcas en la página 1 la casilla 130.
  • Marcas en la página 5 las casillas 582 de alta y 584 de Fecha del alta en la que empezarás a operar (la casilla 583 es para la solicitud de baja del registro)
  • Validas y ya está. También puedes «imprimir el PDF» y pedir cita en Hacienda para entregarlo en persona.

Una vez presentado el modelo 036, Hacienda te contestará por escrito y te dirá si te inscribe como operador intracomunitario o no.

Se trata de una solicitud, no es el alta en el ROI definitiva, de manera que tendrás que esperar la tramitación. La Agencia Tributaria tiene un plazo de hasta tres meses para aceptar tu inclusión en el censo.

Posible Solicitud de documentación adicional

Hacienda suele verificar que realmente necesitas darte de alta en el ROI, ya que es una vía de posible fraude de IVA y se controla 👨‍🏫

Por ejemplo, quizá te solicite documentación que demuestre que tienes proveedores o clientes en otros países de la Unión Europea: presentar los pedidos que hayas recibido, peticiones de presupuesto o un correo electrónico de solicitud de servicio de clientes europeos potenciales.

Si no recibes respuesta, significa que la solicitud ha sido rechazada. En ese caso, no podrás emitir o recibir facturas exentas de IVA por las operaciones intracomunitarias.

¿Puedo solicitar alta en el ROI en el modelo 037?

El modelo 037 es una versión simplificada del modelo 036 que se creó para agilizar los trámites de los autónomos que exigían menos papeleo.

Pero si quieres realizar operaciones intracomunitarias, debes presentar el modelo 036, porque el modelo 037 no recoge este tipo de operaciones.

Cómo darse de alta en el ROI de la AEAT

Una vez autorizada la solicitud, recibes el alta definitiva de Hacienda en el ROI y consigues automáticamente un número de NIF- IVA. El proceso es el siguiente:

El VAT o NIF-IVA

El VAT number o NIF-IVA es un código formado por el prefijo de España (ES) seguido del Número de Identificación Fiscal (NIF).

Este número te habilita para realizar ventas, compras intracomunitarias o consultar qué empresas o autónomos están autorizados para operaciones intracomunitarias en otro país de la UE.

Cada país miembro de la UE tiene unas siglas para identificar el NIF-IVA de sus operadores intracomunitarios. Si tu proveedor o cliente es francés su NIF-IVA empezará por las siglas “FR”, si es alemán por “DE”, etc.

Ahora, ya puedes emitir facturas a tus clientes europeos sin IVA, porque las ventas intracomunitarias tienen IVA en el país del cliente comprador, no en España.

Para tu contabilidad es una venta sin IVA, o lo que es lo mismo, una operación exenta de IVA. Pero recuerda que tu comprador europeo tiene que ser una empresa o autónomo. No vale si vendes a un particular.

Sistema VIES

Además, ahora formas parte del Censo VIES de Hacienda (Sistema de Intercambio de Información sobre IVA)

El VIES es un registro público europeo de empresas y autónomos al que puedes acceder para asegurarte que tu cliente o proveedor también es un operador intracomunitario y, por tanto, aplicar la exención del IVA en las facturas.

📣 Estar inscrito en el ROI supone que puedes emitir facturas a tus clientes europeos sin IVA, pero recuerda que el comprador europeo tiene que ser una empresa o autónomo. No vale si vendes a un particular .

Si no hay problemas, la Agencia Tributaria te dará de alta en el ROI y te asignará un NIF-IVA, también conocido como VAT Number.

Con ese número de operador intracomunitario, podrás comenzar a facturar sin IVA a tus clientes europeos y te servirá, a su vez, para que tus proveedores intracomunitarios te facturen sin IVA.

Cuándo darse de alta en el ROI

Debes darte de alta cuando compras o vendes a otras empresas o profesionales de la Unión Europea (UE), pero no debes hacerlo “por si acaso” realizas una operación intracomunitaria alguna vez en el futuro.

Espera a iniciar las operaciones de compra al proveedor o venta a una empresa o profesional europeo para tramitar tu alta.

Plazo para darse de alta en ROI

Hacienda tiene un plazo máximo de hasta tres meses para darnos de alta en el ROI, aunque lo más habitual es que te lo concedan directamente en una semana si no ven nada raro. El silencio administrativo aquí es negativo.

Porque puede ser que quieran realizar indagaciones para verificar tu necesidad de incluirte en el registro.

En ese caso, puedes recibir la visita de un agente tributario en la empresa o en tu domicilio (si trabajas en casa) para comprobar la realidad de la actividad desarrollada o, simplemente, te pueden pedir documentación para acreditar la existencia de proveedores o clientes de otros países de la UE.

Efecto retroactivo del alta en ROI

A pesar de que Hacienda lo ha negado de forma reiterada, la jurisprudencia del TEA Central (Tribunal Económico-Administrativo) en su resolución de fecha 20 de febrero de 2019 RG: 9392/2015, ha establecido que, una vez acordada la procedencia del alta en el ROI, la inscripción tiene efectos retroactivos desde la fecha indicada en la solicitud por parte del obligado tributario.

Quién está obligado a darse de alta en el ROI

Todos los autónomos, empresarios y empresas que presten o reciban servicios en otros estados de la Unión Europea tienen la obligación de darse de alta en el ROI. También es obligatorio para quienes realizan entregas de bienes o adquisiciones intracomunitarias sujetas al impuesto 👈

La Agencia Tributaria señala que, como vendedor, tienes la obligación de comprobar que tu cliente está registrado como operador intracomunitario para aplicar la exención de IVA.

¿Cómo comprobarlo?

Es muy sencillo, solo tienes que buscar en el censo VIES el número de IVA que te haya facilitado, indicando además el país de tu cliente.

Si la plataforma avisa que “el número de IVA no es válido para las operaciones transfronterizas dentro de la UE”, tendrás que añadir en la factura el IVA que se aplica en España.

👩‍🏫 Como vendedor, tienes la obligación de comprobar en el Censo VIES que tu cliente está registrado como operador intracomunitario para aplicar la exención de IVA.

Cómo saber quién está dado de alta

Puedes comprobar si un cliente europeo está dado de alta en el ROI de su país consultando el Registro VIES de Operadores Intracomunitarios. 

No es necesario un certificado de estar inscrito en el VIES, porque el simple hecho de aparecer en el registro es prueba suficiente.

Cómo se declaran las operaciones del ROI

A través de un documento establecido al efecto, el modelo 349.

Este modelo es una Declaración Informativa que recopila las compras y las ventas que haces fuera de España como autónomo a clientes o proveedores de la UE.

Es obligatorio presentarlo y si no lo haces te enfrentas a importantes sanciones por parte de Hacienda.

  • El plazo de declaración es anual (entre el 1 y el 30 de enero) si no se superan los 35.000 euros sumando las entregas de bienes y prestaciones de servicios.
  • Si las entregas de bienes superan los 15.000 euros se debería realizar la declaración de forma trimestral.

En la práctica, si vendes a la UE es recomendable presentar el modelo 349 de forma trimestral para evitar estar pendiente de los límites máximos y exponerse a posibles requerimientos y sanciones.

  • Si en alguno de los trimestres superamos los 50.000 euros, sumando las entregas de bienes y prestaciones de servicios, se deberá presentar la declaración de forma mensual.

Ya estás viendo que vender en la UE no es fácil. Por eso, si quieres evitar sustos primero y disgustos después, te recomiendo que cuentes con AYUDA T PYMES, tu asesoría de confianza, en tus operaciones intracomunitarias.

Adquisiciones intracomunitarias sin alta en ROI

Si un cliente no tiene NIF-IVA y trabajas con él, tendrás que emitir una factura igual que si fuese un cliente nacional y aplicarle el IVA. Es decir, no podrás aplicarle la exención del IVA porque es necesario que ambos estéis dados de alta en el ROI para ello.

Cuándo debo darme de baja en el ROI

Debes presentar una declaración censal de modificación a través del modelo 036 (marcando la casilla 583) solicitando la baja en el Registro de operadores intracomunitarios:

  • Si dejas de vender o comprar en la UE sin que ello determine tu baja en el Censo de Empresarios y Profesionales
  • No has realizado durante los 12 meses anteriores, entregas o adquisiciones intracomunitarias de bienes sujetas a IVA
  • No has prestado o sido destinatario de las prestaciones de servicios intracomunitarios

De oficio, Hacienda suele dar de baja a los inscritos en el Registro de Operadores Intracomunitarios que en un año no han realizado operaciones de compra y venta con la Unión Europea y por lo tanto, no han presentado el modelo 349.

Bueno, pues hasta aquí hemos llegado con esta completa guía sobre cómo darte de alta en el ROI. Ahora ya sabes si tienes operaciones intracomunitarias en tu empresa y cómo registrarte con éxito en el ROI ✅

Cada vez más pymes y autónomos expanden sus horizontes nacionales dentro de la UE como una estrategia para aumentar el volumen de negocio con un solo mercado y una misma moneda.

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