Pago de atrasos en nómina ¿Cómo debe hacerse?

¿Qué pasa si se pasa la fecha de pago de las nóminas? ¿Y si me equivoco? ¿Y si suben los salarios? Seguro que si tienes empleados te has hecho alguna de estas preguntas.

Este tema puede resultarte complejo y por eso voy a ayudarte con él 😊

Qué son los atrasos en nóminas

Los atrasos en nóminas son cantidades que no se han pagado a los trabajadores en la fecha que debería haberse hecho. 

¿Sabes cuándo se producen los atrasos en las nóminas?

Aunque el Estatuto de los Trabajadores no establece una fecha exacta para el abono de la nómina, sí dice que debe pagarse puntualmente y de forma documentada. De esto puede entenderse que el pago del salario no debe retrasarse más de un mes. Si esto ocurre se considera atraso salarial. 

Causas de los atrasos salariales

Existen varios motivos por los que se puede producir un atraso salarial: 

• Dificultades de tesorería. Aunque la nómina se elabore correctamente y en tiempo puede existir un problema de tesorería que impida el pago. 
• Error en las nóminas. Puede ocurrir si se utiliza información poco fiable o desactualizada. También cuando se calcula el importe en el departamento correspondiente a veces hay fallos. 
• Variación en los pagos por diferentes razones. El atraso puede producirse por conocer información reciente o porque ocurran nuevos hechos que hagan que sea necesario haber pagado más a los trabajadores de lo que se les ha abonado. Esto puede darse por alguno de los siguientes motivos:
  • Actualización salarial por el convenio colectivo.
  • Condiciones laborales vigentes no aplicadas, como la subida del IPC.
  • Subida de sueldo por voluntad del empresario.
  • Ajustes en el salario por cambios en la normativa.
  • Aplicación de categoría salarial o retribuciones indebidas. Un ejemplo sería el pago del salario de categoría inferior o las horas extra a precio erróneo.

Dado este caso, se produce un pago retroactivo, es decir, el ingreso de la diferencia entre la cantidad que se le pagó al trabajador en su momento y la cantidad que realmente debería haber percibido.

Cómo pagar los atrasos en nóminas

Es necesario calcular las diferencias en las cuantías que se han pagado y las que se han quedado pendientes de abonar y hay que hacerlo de forma retroactiva.

A los trabajadores se les pagará el importe correspondiente, acompañándolo de una nómina en la que se refleje también la retención y cotización de los atrasos producidos. 

Aunque puedan surgir dudas, a los trabajadores que ya no están en la empresa también habrá que pagarles los atrasos en nóminas. De hecho, tendrán derecho a reclamar esas cantidades dejadas de percibir. 

Cotización de los atrasos en las nóminas

Para llevar a cabo la cotización de los atrasos en nóminas se presenta el modelo L03, de liquidaciones por incremento de salarios con carácter retroactivo. 

Plazos de cotización de atrasos

Las cuotas de la Seguridad Social se liquidan de forma habitual por mensualidades, ingresándose en el mes natural siguiente al que corresponda su devengo, salvo excepciones. 

Sin embargo, en el caso de los atrasos de nóminas, los plazos son diferentes: 

• Incremento de salarios con carácter retroactivo. Cuando se producen modificaciones al alza en los salarios, en las bases de cotización y sus tipos que deban aplicarse de forma retroactiva. Esto puede generarse por disposición legal, acta de conciliación, sentencia judicial o por cualquier otro título legítimo

En este caso, el plazo finalizará, salvo que en las normas se fije otro plazo, el último día del mes siguiente al de la publicación en el boletín oficial correspondiente de las normas que los establezcan, al de la notificación del acta de conciliación o de la sentencia judicial, o expedición del título legítimo.

Si la sentencia ha sido recurrida, la obligación de cotizar queda interrumpida hasta que se resuelva el recurso. En ese momento se inicia el plazo a partir de la notificación de la sentencia firme dictada por instancia superior. 

• Diferencias salariales debidas al convenio colectivo. Cuando los atrasos sean debidos a la modificación del convenio colectivo aplicable, el plazo para ingresar las cotizaciones será hasta el último día del mes siguiente en el que deben pagarse según lo establecido en dicho convenio o hasta el último día del mes siguiente al de su publicación en el boletín correspondiente.
• Diferencias de cotización como consecuencia de la Orden anual de Cotización. Las diferencias que se generen por este motivo a partir del 1 de enero de cada año se deben ingresar antes del último día del segundo mes siguiente al de publicación de aquella Orden.

Fiscalidad de los atrasos en nómina

No sé si sabes que todas las nóminas tienen que tener la retención correspondiente según las circunstancias del trabajador. 

A los atrasos en nóminas también debes practicarle retenciones. Éstas dependen de varios factores, siendo el principal el momento en el que se produzcan. 

En el mismo ejercicio

Si los atrasos en nóminas se producen en un mismo ejercicio económico, se aplicará la retención establecida en el Reglamento general del IRPF, en el artículo 82 aprobado por el Real Decreto 439/2007 del 30 de marzo.

En ejercicio económico distinto

Se aplica el 15% de retención para los atrasos que corresponden a los ejercicios anteriores, de acuerdo con el artículo 80 de la normativa anterior, excepto cuando sean de aplicación los puntos 3 o 4.

Por tanto, si nos encontramos en un ejercicio económico distinto al de la nómina, se deberá imponer este porcentaje en la tributación de los atrasos en salarios.

Contabilidad de los atrasos en nómina

A la hora de contabilizar los atrasos salariales de las nóminas hay que tener en cuenta las distintas situaciones que pueden darse. 

Te explico las principales y cómo hay que proceder en cada caso: 

• Retraso del pago. Cuando se va a pagar en una fecha posterior, las cuentas pendientes se abonarán como remuneraciones pendientes de pago a la cuenta de gastos de personal y, más adelante, a la de tesorería.
• Error en la nómina. Si ha habido un fallo a la hora de realizar el pago a los trabajadores, se cargará una cuenta de patrimonio neto con abono a tesorería.
• Conocimiento posterior de pagos. Si descubres una cantidad que debía haberse pagado y ya has abonado las nóminas habrá que aplicarlo como gastos de personal con abono a tesorería y, más tarde, a la cuenta de la deuda.
• Cuentas fuera de ejercicio. Cuando, tras haber cerrado el ejercicio económico sucede algo inesperado, es necesario realizar un ajuste en las cuentas anuales o informar a la memoria.

El pago de los atrasos en nóminas conlleva una serie de complicaciones porque afectan también a las retenciones y la cotización.

Si necesitas ayuda con este o con otros temas, no dudes en contactar con nosotros. Somos especialistas en todo lo que te preocupa 😉