La gestión documental es la piedra angular de cualquier negocio que administre algo de “papeleo”, es decir, prácticamente cualquier empresa. Simplemente para las facturas, un gestor documental resulta imprescindible y, además, los mejores gestores incluyen un programa contabilidad gratis. ¿Contabilidad? Vale, voy demasiado rápido, te cuento desde el principio.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental consiste en organizar, archivar, guardar y clasificar toda la documentación de la forma más organizada y óptima posible. Esta tarea no es nada nueva, los archivadores existían ya hace siglos, es una de las profesiones más antiguas.
Por suerte, hemos evolucionado y hoy en día existen infinidad de herramientas con este fin, se acabó la imagen de una persona sumergida en una montaña de papeles.
¿Qué es un gestor documental?
Un gestor documental es la persona o programa que se encarga de realizar las funciones citadas en el punto anterior. Este papel lo desempeñan cada vez más herramientas informatizadas por razones evidentes: la precisión, la organización y el ahorro de tiempo y de papel.
En los softwares de gestión documental se pueden subir y tratar todo tipo de documentos. Desde nóminas de los empleados hasta facturas de los clientes. Reemplazan a esos archivadores gigantes cogiendo polvo en las estanterías de cualquier administración o empresa.
¿Para qué sirve un gestor documental?
Su función es esencial en cualquier empresa u organismo. Sirve a su vez de base de datos y de él dependen el resto de tareas. Por ejemplo: para la contabilidad de una empresa.
No dispones de un gestor documental así que el proceso es el siguiente: escaneas la factura, la mandas por correo electrónico al departamento en cuestión, a lo mejor se te olvida adjuntarla, te equivocas y la adjuntas en un archivo que no se puede visualizar o a la persona que la tiene que recibir le cae el correo a spam.
Esperas, no obtienes respuesta, tienes que llamar a la persona para enterarte de que no le ha llegado el correo o de que se te olvidó adjuntar la factura. O resulta que está de vacaciones y es el compañero, al que no conoces, el que se está encargando. Tu gestión es urgente y ya ha pasado un día y ni siquiera ha llegado la factura a la persona en cuestión.
¡Vaya proceso tedioso! Imagina que simplemente conectándote desde cualquier lugar del mundo, haciendo una foto y subiendo el archivo a una página en la nube o a una app lo tienes todo solucionado. ¡Pues es posible!
¿Qué debe tener un gestor documental?
En mi opinión, un buen gestor documental reúne las siguientes características:
- Ser intuitivo y estar bien organizado
- Dividirse por áreas de trabajo
- Disponer de un filtro por fechas y por nombre del documento
- Ser bidireccional
- Disponer de acceso en tiempo real
- Contar con almacenamiento ilimitado y en la nube
- Resultar accesible tanto desde una plataforma web como desde una app
Beneficios de un gestor documental para tu negocio
¡Innumerables! El tiempo es oro y con un gestor documental de calidad ahorrarás mucho tiempo y quebraderos de cabeza. Se acabaron las frases del tipo“ ¿dónde está esta factura? ¿No se había guardado en esta carpeta? Tal persona no está y no sé qué nombre le puso al documento…”.
Piensa también en la accesibilidad para tus trabajadores y clientes. Poder visualizar todo lo que necesiten con un solo clic y desde una misma página. Piensa en la organización cuando cuentas con trabajadores o clientes nuevos. Poder consultar los documentos que subió el compañero sin tener que molestarle.
¿Buscas el mejor software de gestión documental?
Si estás en este artículo habrás llegado buscando información. Pues, ¿te acuerdas de las características que te indicábamos más arriba? Resulta que nuestro gestor documental cumple todos estos requisitos. ¡Las casualidades no existen!
- Es muy intuitivo
- Está dividido en las siguientes áreas: a contabilizar, banco, contabilizados, contable, fiscal, jurídico, laboral, seguros, enviados, nóminas.
- Dispone de un filtro para buscar el documento que necesites ya sea por nombre o por fecha.
- Es bidireccional: tanto clientes como asesores pueden subir documentos
- Todo está accesible en tiempo real
- Dispone de un buzón personal
- Cuenta una app a través de la cual recibirás toda la información de forma instantánea. También puedes recibir las notificaciones por sms o email, lo que tú prefieras.
Y, un plus muy importante, cuenta con una pestaña “incidencia”. ¿Cuál es su función? Pues por ejemplo si algún documento no se visualiza correctamente, el asesor abre una incidencia y recibes automáticamente una notificación en la que se detalla el problema: archivo ilegible, falta texto, o lo que corresponda en cada caso.
Además nuestro software no deja de mejorar. Porque escuchamos a nuestros clientes y nos vamos adaptando a sus necesidades. Queremos escucharte a ti también. ¿Te animas?
