Héroes gastos

Gastos deducibles y no deducibles para empresas

Cuando tienes una empresa una de las cosas que más miedo da son los gastos. Entre que ya hacer una sociedad no es precisamente barato y que parece que una vez que empiezas todo son gastos, el panorama puede ser un poco desolador.

En esta situación, muchos olvidan el tema de los gastos deducibles. Esos gastos de los cuales puedes ahorrarte los impuestos o parte de ellos y que pueden suponer una gran inyección económica para tu empresa. Hoy te voy a contar cuáles son los tipos de gastos deducibles y cuales, por desgracia, no vas a poder deducir por mucho que quieras.

Tipos de gastos deducibles

La Ley del Impuesto de Sociedades dice que los gastos deducibles serán «todos aquellos que sean necesarios para desarrollar la actividad empresarial«. Es decir, cualquier gasto que tenga algo que ver con aquello a lo que se dedica tu empresa y que tiene que ver con tu actividad diaria.

¿Y qué entiende esta ley por gastos relacionados con la actividad empresarial? Los siguientes:

  • Gastos de desplazamiento: siempre y cuando el motivo de dicho viaje esté claramente relacionado con tu actividad empresarial. Además, tienes que tener una hoja de gastos que especifique ese motivo y desglosar todos los gastos en las diferentes facturas. Como se te olvide algo de eso, olvídate de deducirlo.
  • Comidas: es un tema delicado, aunque suelen «pasar por el aro». Tienen que ser comidas relacionadas y necesarias para la actividad profesional, en una localidad distinta a aquella en la que desarrollas tu negocio y de un importe adecuado. No tiene sentido que te vayas con un cliente a un restaurante y te gastes 1.000 €, ¿verdad? 😀
  • Vehículos: se incluyen los vehículos y todos los gastos que están relacionados con ellos (mantenimiento, seguro, impuestos, …). Para que sean deducibles tienen que tener relación con la actividad de manera total, no pudiéndose usar estos vehículos para fines particulares.
  • Cánones y arrendamientos: alquiler, canon, asistencia técnica, arrendamiento financiero o leasing que no sean de terrenos, solares o activos no amortizables. Vamos, que en definitiva si alquilas un local para desarrollar tu actividad es deducible.
  • Servicios de profesionales independientes: pago a profesionales como abogados, auditores, notarios, etc.
  • Cuota de asociación empresarial
  • Adquisición de libros y asistencia a eventos: siempre y cuando estén relacionados totalmente con la actividad.
  • Local u oficina
  • Vestuario: siempre y cuando el vestuario tenga el logotipo o anagrama del negocio.

Y hasta aquí todos los gastos deducibles cuyos impuestos puedes ahorrarte. Hay que tener cuidado porque con este tema la administración suele ser muy quisquillosa y a la mínima te la pueden armar. Siempre debes tener todas las facturas de cualquiera de estos gastos y dejar muy, muy claro que el motivo de los mismos está completamente relacionado con la actividad.

Recuerda que necesitas sí o sí tener la factura de todo gasto que quieras deducir. No sirve un ticket ni cualquier otra cosa, solo la factura. Si no hay factura, no hay gasto deducible.

Tipos de gastos no deducibles

Y aquí la otra parte más fea y que no gusta: los gastos que hay que no se pueden deducir por mucho que quieras. Como no voy a ponerme a decir todos y cada unos de ellos, ya que son miles y no tiene sentido que los diga todos, voy a comentar tres que suelen causar más confusión:

  • Sanciones o multas: los recargos de apremio, multas de circulación y todo lo relacionado con las sanciones no son deducibles. Olvídate de deducir esa multa por aparcar mal yendo a ver a un cliente o por pagar tarde tus impuestos.
  • Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales: si tienes negocios con Gibraltar o Andorra, que son paraísos fiscales, no vas a poder deducir nada de nada aunque tenga relación con alguno de los gastos del apartado anterior.
  • Donativos y regalos: todos los regalos que hagas, sean a clientes o a empleados, no suelen ser deducibles. Tan solo lo son si, según los usos y costumbres de tu empresa, se hacen de manera regular. Por ejemplo, la típica cesta de Navidad si se hace cada año puede ser deducible gracias a este uso y costumbre.
  • El IVA que hayas soportado pero ya deducido en las declaraciones trimestrales.

Algunos siguen «engañados» pensando que se puede deducir todo aquello que se puede escribir en una factura. Y como poder, puedes hacerlo. El pequeño inconveniente es que después llega el «Papá Gobierno» y te mete una sanción tributaria como las que puedes ver en este artículo. Y esa multa te va a hacer pagar lo que has deducido más una multa de una cuantía curiosamente alta, así que mejor no jugártela.

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¿Tienes alguna duda sobre un gasto concreto que quieres saber si es deducible o no? Comenta con tu situación y te echo una mano, que con mi experiencia de años y años como asesor en Ayuda T Pymes tengo ya bastante experiencia en el tema 😉

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103 COMENTARIOS

    • Hola Jose Juan,

      A ver, es algo súper específico y debería revisarse en concreto, pero si es un tema vinculado y necesario para el desarrollo de tu actividad, probablemente sí. Además también hay que revisar la normativa vigente en la CCAA donde resides.

  • Buenas!
    Trabajo a más de 30km de mi casa y me desplazo todos los dias en coche (superando el uso profesional al privado en bastante más del 50%) me quiero dar de alta de autónomo para iniciar otra actividad diferente a la que desarrollo y en ocasiones (2 meses al año) como fuera, es deducible esto?

    • Hola Andrés,

      No es fácil que se te aplique deducibilidad en gastos relacionados con el uso de vehículo, sobre todo si ya tenías el coche de antes de tramitar tu alta como autónomo.

      A efectos del IRPF sólo se admiten íntegramente como gastos deducibles si desarrollas actividad de transporte de viajeros, llevas mercancía, tienes autoescuela, eres taxista… ese rollo

      Del IVA podrás deducirte hasta el 50% de los gastos, lo que puedes hacer, aunque debes demostrar que son gastos afectos a tu actividad. Puedes guardar un listado de tus clientes y de la ubicación a la que debes trasladarte para cumplir con el desarrollo de tu actividad y así reflejar la necesidad de uso del vehículo.

      Un saludo

  • Si tengo una factura de un servicio de luz y no está a nombre de mi empresa, pero el servicio se brinda en la dirección de la empresa, la puedo cargar al sistema y por ende deducirla?

    • Buenas Marco Antonio,

      Estará recogido en la cuenta 479 “pasivos por diferencias temporarias imponible” y con cargo a la cuenta 6301 “impuesto sobre beneficios diferido”.

  • Hola, soy persona física. Régimen fiscal: sueldos y salarios. Mi pregunta es si puedo deducir el pago de mantenimiento de gimnasio en México, no encuentro ningún Artículo en la Ley del Impuesto sobre la Renta que lo especifique. La verdad no se mucho de este tema.

  • Si tenemos una Sociedad limitada que tiene un resultado contable de 2000 y la cifra de negocios de la sociedad es de 2.000.000 y para el calculo del resultado contable se han deducido gastos de atencion a clientes y gastos de promocion de ventas.¿procede realizar algun apunte extracontable?

    • Buenas Miriam 😉
      En principio salvo algo raro, los gastos relacionados con la actividad que realice la sociedad serán deducibles. En este caso, no veo motivo en contra. Tendrías que darme más detalles para saber si son o no gastos deducibles fiscalmente y si es necesario realizar algún ajuste extracontable debido a esa diferencia permanente.
      ¡Un saludo!

  • Buenas

    Tengo una duda, si tengo una empresa que factura 1millón de euros al año y una política pública bajo lo que nos comprometemos con proyectos sociales y donamos un 10% anual a ciertas ONGs, es decir, 100.000 euros, ¿que tipo de ventajas fiscales puedo encontrar?

    Gracias

    • Hola Jaime,

      Podrás deducirte hasta el 35-40% si las donaciones se mantienen durante un mínimo de 3 años, cantidad que desgravará en el Impuesto de Sociedades.

      Un saludo

  • Hola! Soy nuevo en esto de los autónomos, utilizó el coche como parte de mi trabajo pero es mi vehículo propio, los gastos derivados de mantenimiento, tanto como gasolina en horario de trabajo son deducibles? De ser así que necesito hacer?

    • Hola Juan,

      Depende de si tu actividad exige el uso de ese vehículo o no. Podrás deducirte el 100% en concepto de IVA, en caso de que se trate de:
      – Vehículos mixtos para en el transporte de mercancías
      – Vehículos para transporte de viajeros mediante contraprestación (rollo taxi y demás)
      – Vehículos de autoescuela
      – Utilitarios usados en pruebas, ensayos, demostraciones o fines comerciales o incentivos de venta
      Turismo empleados en desplazamientos profesionales de comerciales
      Los vehículos usados en servicios de vigilancia y seguridad

      Si no, sólo hasta el 50% del IVA del vehículo, tickets, parking, gasolina y tal, siempre que el uso del mismo esté afecto al desarrollo de tu trabajo y puedas demostrarlo. ¿Cómo? Mediante facturas e incluso una relación de los clientes, sitios visitados y lo que sea. Ya depende de las pruebas que te pidan en la Agencia Tributaria.

      En cuanto a IRPF, el vehículo tiene que estar completamente ligado al desarrollo de la actividad, no puede dedicarse al uso privado.

      ¡Saludos!

  • Buenas
    soy un autónomo administrador de una SL. Presto servicios habitualmente desde casa, pero tengo un vehículo privado que uso para desplazarme a las instalaciones de mis clientes cuando es necesario. ¿Puedo pagar con la cuenta de la empresa los gastos de mantenimiento y revisiones del vehículo?

    • Depende. Si el vehículo también lo usas con fines privados, en cuanto al IRPF nada. Debes poder demostrar que el uso del vehículo es primordial en el desarrollo de tu actividad y que el uso profesional alcanza el 50% del total. En ese caso, llevando al día los costes derivados en proporción al uso que se le dé, tendrás que reflejarlo en tu libro de gastos.

    • ¡Hola Angélica!
      No podría hacerte una lista completa. Depende de los recursos que emplees. Tú siempre piensa en aquello que debes emplear sí o sí en el desarrollo de tu actividad.

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