En ocasiones un cliente cambia de gestor y la antigua asesoría se niega a entregar la documentación a este o a la nueva asesoría.
Los motivos que hay detrás suelen ser la morosidad del cliente, o esconder errores graves cometidos por la asesoría. Pero no te preocupes, tienes las de ganar en todos los casos ya que esos documentos son de tu propiedad.
¿Puede negarse una asesoría a entregar la documentación a su cliente?
Una asesoría generalmente no puede negarse a entregar la documentación a su cliente. Los documentos fiscales y contables son propiedad de este último. En caso de desacuerdos, se debe buscar una solución conforme a la ley.
Si hay cuentas pendientes, la asesoría podría retener documentación hasta su liquidación. Sin embargo, debe actuar de acuerdo con las normativas vigentes y éticas profesionales. En disputa, consultar con un órgano regulador o asesor legal es lo más adecuado.
Una acción de ese tipo es considerada como grave, y fácilmente se puede demostrar en un juicio, que conlleva una indemnización por daños y perjuicios si los hubiere. Lo más seguro es que cedan antes de pasar al terreno judicial.
Pasos a seguir para reclamar documentación a una gestoría
Si una antigua asesoría se niega a entregar la documentación de su cliente que ha decidido cambiar a una nueva asesoría, existen varias implicaciones y pasos a seguir:
- Solicita a la nueva asesoría que medie en el traspaso de documentación: Confiar en una asesoría para este cometido es lo más habitual. A ningún asesor del sector le interesa criar mala fama entre los suyos y posiblemente se resuelva sin más.
- Acuerdo de servicios: Revisar el contrato o acuerdo firmado con la asesoría anterior. Es habitual que en estos acuerdos se establezcan los procedimientos para terminar servicios y la transferencia de documentos. Determina si hay alguna cláusula que se refiere específicamente a la entrega de documentación y si la asesoría está incumpliendo sus propios términos.
- Derecho de propiedad: Recordar que la documentación fiscal y contable pertenece al cliente y no al asesor. La asesoría tiene la obligación de devolver cualquier documentación original al cliente al terminar su relación contractual, excepto donde exista algún acuerdo legalmente vinculante que indique lo contrario.
- Normativa profesional: Verificar si la asesoría está incumpliendo algún código de conducta profesional. Muchos países tienen organismos que regulan las prácticas de los asesores fiscales. Estos organismos suelen tener reglamentos que obligan a los miembros a actuar de manera ética, lo cual incluye la devolución de documentación al cliente.
- Acción legal: Si la asesoría no cede ante peticiones razonables y sigue reteniendo indebidamente la documentación, el siguiente paso sería buscar asesoramiento legal para determinar qué acciones se pueden tomar, que pueden incluir cartas formales de requerimiento o, en último caso, acciones legales para obtener la documentación.
- Quejas formales: Presentar una queja formal ante el organismo de regulación profesional pertinente, si la asesoría está regulada por un organismo tal como un colegio de contadores o asesores fiscales.
- Nuevas copias: Si la documentación no puede ser recuperada, se podría considerar obtener copias de lo necesario a través de otras fuentes, como bancos, entidades gubernamentales de impuestos, etc. Esto puede ser tedioso y posiblemente costoso, pero es una opción si otras vías fallan.
Es importante actuar con prudencia y verificar todas las obligaciones contractuales y legales antes de proceder.
Además, siempre es recomendable dejar la relación con el asesor anterior en términos cordiales para evitar complicaciones innecesarias, siempre que sea posible y no haya llegado a más la negativa de entregar la documentación.
Cómo se planifica el traspaso de documentación entre dos asesorías
El traspaso de documentación entre asesorías es un proceso que debe ser manejado de manera estructurada y profesional para garantizar la seguridad de la información fiscal y contable del cliente. Te explico los pasos típicos que se suelen seguir:
- Notificación de Cambio: El cliente informa a su actual asesoría de la decisión de cambiar de proveedor de servicios y solicita la transferencia de sus documentos y archivos relevantes.
- Revisión de Obligaciones Contratuales: Se revisa el contrato de servicios con la asesoría actual para comprobar las condiciones estipuladas para la terminación del servicio y la transferencia de datos.
- Solicitud Formal: Se realiza una solicitud formal por escrito para la transferencia de la documentación. Esta solicitud a menudo incluye la autorización del cliente para que la antigua asesoría libere la documentación al nuevo asesor.
- Acuerdo sobre los Detalles de la Transferencia: Las dos asesorías acuerdan los detalles de la transferencia, incluyendo formatos de archivo, medios seguros de transmisión, y cualquier cargo que pueda aplicarse por la duplicación y transferencia de archivos.
- Preparación de la Documentación: La asesoría actual prepara la documentación necesaria. Esto puede incluir documentos en papel, archivos digitales y otra información relevante al historial fiscal y contable del cliente.
- Transferencia de Documentos: Se efectúa la transferencia utilizando un método seguro y acordado. Para documentos digitales, esto a menudo implica el uso de portales seguros de transferencia de documentos o unidades de almacenamiento encriptadas. Para documentos físicos, puede incluir la entrega en mano o el uso de servicios de mensajería confiables.
- Confirmación de Recepción: La nueva asesoría confirma la recepción de la documentación. Es recomendable hacer una revisión inicial para asegurarse de que todos los documentos necesarios han sido recibidos y están en orden.
- Verificación y Seguridad: La nueva asesoría verifica la integridad y seguridad de los datos recibidos. En algunos casos, pueden requerir códigos de acceso, permisos adicionales o aclaraciones sobre ciertos documentos.
- Archivado y Almacenamiento Seguro: Una vez que la nueva asesoría ha recibido y verificado la documentación, procederá a archivarla y almacenarla seguramente de acuerdo a sus propios protocolos de seguridad y privacidad de datos.
Una comunicación eficaz y transparente entre todas las partes implicadas es crucial durante este proceso para evitar malentendidos o retrasos.
Además, todas las transferencias deben cumplir con las leyes y regulaciones de protección de datos aplicables para proteger la privacidad y seguridad de la información del cliente.
