En el día a día de las empresas, se generan diversos documentos comerciales que a menudo despiertan dudas sobre su propósito y elaboración. Un claro ejemplos es el comprobante de pago o los recibos.
Por eso, en este post voy a ayudarte a despejar todas esas incógnitas 😉
Qué es un comprobante de pago
Un comprobante de pago es un documento que tiene como objetivo justificar una transacción financiera entre dos partes. Es decir, justifica la realización de un pago.
En este documento se incluye información muy importante, como la fecha de pago, el importe, la forma de pago y otros datos.
Los recibos se encuentran habitualmente en las empresas, aunque no es un documento obligatorio. En muchos casos se sustituyen por facturas.
Diferencia entre pago y gasto
Los pagos y los gastos, del mismo modo que ocurre con los cobros y los ingresos, no son lo mismo, aunque en ocasiones se confunden.
Los ingresos y los gastos generan una corriente económica en la que no hay un movimiento de dinero.
Sin embargo, los cobros y los pagos son una corriente financiera en la que sí existe una transacción de dinero.
Para qué sirven los comprobantes de pago y por qué son importantes
Los comprobantes de pago, como hemos adelantado, sirven para registrar las transacciones que se han hecho y que han conllevado un movimiento de flujo monetario.
Son muy importantes para hacer un seguimiento de lo que entra y lo que sale. Además, es un documento fundamental para cumplir con las obligaciones contables y fiscales.
Las empresas tienen la obligación de guardar la documentación contable durante un período de tiempo. En el caso de los comprobantes de pago, son muy útiles en las inspecciones fiscales y para probar que compraron y pagaron todo lo que se han deducido.
Para los particulares también es buena idea guardar estos documentos porque les sirven como respaldo legal en el caso de que les reclamen una deuda, para reclamar una garantía o para probar que se pagó algo.
Tipos de comprobantes de pago
Existen varios tipos de comprobantes de pago que certifican que un producto o servicio ha sido abonado correctamente.
Algunos ejemplos son:
- Facturas de compra o venta: siempre que indiquen el pago realizado; de lo contrario, no funcionan como comprobantes.
- Tickets o comprobantes de caja.
- Anotaciones en cuenta justificativas.
- Recibos de pago.
- Cheques y extractos bancarios.
Pero, los comprobantes de pago más utilizados son:
- Recibos Físicos. Es el formato clásico y más reconocido de comprobante de pago. Se entrega inmediatamente tras completar la transacción y es habitual en pequeños negocios, restaurantes o ferias. Este tipo de comprobante es esencial cuando el cliente necesita una prueba de compra para devoluciones, cambios o control de gastos.
- Recibos Electrónicos. Con el auge de las transacciones digitales, los recibos electrónicos han ganado terreno frente a los físicos. Son muy comunes en el comercio electrónico y cada vez más habituales en tiendas físicas, donde contribuyen a un entorno más sostenible y moderno.
Son ideales para pagos recurrentes, como suscripciones y facturas de servicios públicos. - Recibos de Pago digitales integrados. Estos recibos son una variante de los electrónicos, generados mediante apps de pago o billeteras digitales. Se integran automáticamente en el entorno digital del usuario, siendo esenciales para transacciones móviles y plataformas de e-commerce que buscan una experiencia fluida para el cliente. y simplificada.
Cómo hacer un comprobante de pago legal
Después de toda esta información sobre los comprobantes de pago, voy a explicarte cómo hacer un comprobante de pago legal que es lo que has venido a este post 🙄
Qué datos tendrás que incluir en el recibo
Lo primero que hay que tener claro, son los datos que hay que incluir en los recibos:
- Encabezado. Importante incluir la palabra Recibo.
- Número del recibo. Deben ser correlativos y facilita el control de los recibos emitidos.
- Fecha de expedición. Es la fecha en la que se emite el recibo.
- Lugar de expedición. Es el sitio donde se emite el recibo.
- Importe en número y letra. Sirve para evitar confusiones, prevaleciendo en cualquier caso el importe en letra.
- Concepto. Se especifica el motivo por el que se ha hecho el pago.
- Nombre, dirección y N.I.F del pagador. Los datos del obligado al pago.
- Firma y nombre del vendedor. Se incluyen los datos del que recibe el pago o tiene que recibirlo.
Cómo hacer un recibo
Un comprobante de pago puede hacerse de forma manual o con el ordenador, siendo indiferente la forma que se elija para hacerlo.
En ambos casos, hay que dejar un espacio en la parte superior para poner el lugar y la fecha en la esquina superior derecha. De esta forma, quedará reflejado que la transacción se ha hecho en un lugar físico y en una fecha determinada
Después, se incluirán todos los datos que hemos visto anteriormente, además de todos los que queramos.
Diseñar nuestros propios recibos
Con un ordenador es posible diseñar nosotros los recibos con el ordenador para imprimirlos posteriormente.
De esta forma, se puede personalizar completamente el recibo, incluyendo todos los datos que queramos, poner el color que se prefiera y el logotipo del negocio.
Es importante que todo esté claro y que los recibos estén numerados.
Recibos preimpresos
Es posible comprar talonarios preimpresos en tiendas especializadas.
Con esta opción se evita tener que hacer el diseño si no se puede o no se sabe.
Recibos a través de softwares
Muchos de los programas de facturación o contabilidad tienen la opción de crear comprobantes de pago.
Esto ahorra tiempo en tener que crear desde cero tu propia plantilla de recibo de pago.
Suelen dar diferentes opciones y se puede elegir la que más guste y modificar los campos en función de las necesidades de la empresa. Además, pueden personalizarse y añadir campos, aumentar o reducir los espacios y muchas otras cosas.
El comprobante de pago es un documento clave, ya que respalda las transacciones que implican movimientos de dinero. Es fundamental incluir la mayor cantidad de datos posible y puede generarse manualmente o mediante programas de facturación o contabilidad.
Si no sabes por dónde empezar, lo ideal es apoyarte en un equipo de profesionales como el de Ayuda T Pymes, que te asesorará, informará y guiará para que toda tu documentación esté perfectamente elaborada😎
