En la mayoría de las actividades por cuenta propia es necesario utilizar un vehículo para hacer los desplazamientos. El combustible necesario para ello es posible deducirlo en los impuestos.
Y cuantos más gastos se incluyan en los impuestos menos habrá que pagar. Entonces genial, ¿no?
Pero no siempre es posible deducir la gasolina si eres autónomo. Para ello es necesario cumplir ciertos requisitos.
Te contamos todo esto y más a continuación 😉
Requisitos para deducir los gastos de gasolina si eres autónomo
Como te hemos comentado más arriba es posible deducir los gastos de gasolina si eres autónomo siempre que cumplas con los siguientes requisitos:
- Que exista una relación directa entre el gasto de gasolina que se quiere deducir y la actividad que se desarrolla por cuenta propia.
- Tener disponible la documentación que justifique el gasto en combustible. En la factura o ticket deben verse claramente la fecha y los importes.
- Registrar de forma correcta en el libro contable correspondiente el gasto que se quiere deducir.
Deducir del 100% de los gastos de combustible en el IVA
Uno de los impuestos donde puede deducirse el gasto en gasolina o gasoil es en el IVA.
Para poder deducirlo completamente deben darse alguno de los siguientes casos:
- Los servicios de vigilancia que se prestan con el coche del que se va a deducir el gasto de combustible.
- Cuando un fabricante lo utiliza para hacer demostraciones, pruebas, ensayos o promociones.
- Si el vehículo del que va a deducirse el combustible se utiliza para el transporte de personas o mercancías.
- Cuando los agentes o representantes comerciales lo utilizan para sus labores profesionales.
- Si el vehículo que gasta la gasolina se utiliza para transportar a viajeros o impartir clases a conductores a cambio de una contraprestación.
Cuando se dan los casos descritos y los requisitos que hemos mencionado en el punto anterior se podrán deducir completamente los gastos en combustible, porque se entiende que el gasto se ha generado exclusivamente en la actividad económica. En caso contrario, puede ser posible deducir la mitad.
Deducir el 50% de los gastos de combustible en el IVA
Si no se da ninguno de los casos anteriores podrá deducirse el 50%. Esto será posible cuando el documento que acredite el gasto esté a nombre de la persona física y el vehículo que produce el gasto se use para fines profesionales, pudiendo ocurrir que no sea de su propiedad.
Este es el caso en que un vehículo que consume diésel o gasolina es utilizado tanto para la actividad profesional como de forma particular.
Deducción del combustible en el IRPF: todo o nada
A diferencia de lo que ocurre con el IVA, en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) sólo se puede deducir la gasolina siendo autónomo en su importe total siempre que se cumplan los requisitos. En caso contrario no se podrá deducir cuantía alguna.
Para deducir el gasto en combustible siendo autónomo el requisito fundamental es probar que el vehículo que lo consume se ha utilizado de forma exclusiva en la actividad económica.
Demostrar esto es muy difícil por lo que la recomendación general es no deducir ningún importe relacionado con combustible en el IRPF salvo que la actividad económica que se realice esté directamente vinculada al transporte. Algunos ejemplos son:
- Taxis y otros transportes de viajeros.
- Repartidores de mercancías.
- Profesores de autoescuela.
- Agentes comerciales colegiados.
En este tipo de actividades todo el gasto en gasolina o gasoil podrá ser deducido al ser una necesidad básica para poder realizarlas.
Justificación de los gastos de combustible
Para poder deducir la gasolina si eres autónomo es necesario contar con una justificación documental de estos gastos.
La forma más sencilla para ello es contar con una factura legal, que se registre en los libros contables de la empresa. Si no se dispone de factura, podrán aportarse algunas pruebas que ayudarán a la justificación del gasto de combustible:
- Audios con información relacionada.
- Transferencias bancarias a surtidores o dispensadores de combustible.
- Mensajes de texto o a través de aplicaciones de mensajería, como WhatsApp.
- Fotografías en las que se muestre información relacionada.
- Tickets de parking donde se refleje la matrícula del vehículo.
- Registros de kilómetros.
- Presupuestos enviados a los clientes.
- Agendas con citas de visitas.
Sin embargo, aunque estas pruebas pueden ayudar, para evitar las consecuencias de las deducciones indebidas de combustible, lo más recomendable es contar siempre con una factura justificativa.
Consecuencias de la deducción indebida de combustible
Incluir deducciones que no corresponden por cualquier motivo es calificado como una infracción, de acuerdo con la Ley General Tributaria.
La Agencia Tributaria calificará dicha infracción como leve, grave o muy grave en función de diferentes elementos como la reiteración de la conducta, el importe o el perjuicio que se le ha causado a Hacienda.
De acuerdo con la calificación, el infractor se enfrentará a una multa mayor o menor e incluso a la posibilidad de perder ayudas públicas, subvenciones o incluso que se produzca la suspensión profesional.
Como sabemos que todo esto de las deducciones puede ser complicado, en Ayuda T Pymes podemos asesorarte para que tengas claro si puedes deducir la gasolina siendo autónomo y en qué cuantía.
Y es que ya sabes que nuestra prioridad es ayudarte para que no tengas problemas fiscales o contables 😁
