¿Últimamente tu empresa gasta mucho pero no sabes en qué? ¿El dinero se te va con facilidad? ¿No paras de hacer muchas mini compras? Tal vez yo pueda ayudarte, que algo he aprendido estos años sobre el ahorro.
Como todos sabemos, el dinero no da la felicidad pero al menos que no nos la quite! Aquí tienes 7 consejos que te ayudarán a llevar mejor la administración y gastos de tu negocio.
Si ves que necesitas ayudas con la contabilidad de tu negocio, en Ayuda-T Pymes hay unos cuantos que saben bastante de eso, si quieres puedes contactar con ellos directamente o hablar conmigo para que te los presente.
1. Control del gasto, ¿quién debe encargarse?
Es importante que tengas en cuenta que, dada su trascendencia, es recomendable que involucres a un equipo de expertos en la gestión de la reducción de costes de tu empresa o, que al menos, tengas en cuenta su asesoramiento.
Por lo tanto, esta será la primera cuestión que deberás valorar al respecto: ¿poner el reajuste de los gastos corporativos en manos de un experto, o cuento con recursos propios para no externalizar dicha labor?
Obviamente, esta elección también depende de la envergadura y características de tu empresa, que por cierto si eres un emprendedor y acabas de abrir tu negocio aquí tienes algunos consejos para que todo te vaya bien. De cualquier forma, no debes olvidar que los resultados en la gestión del gasto serán eficientes, en la medida de la capacidad y experiencia de la persona encargada.
2. ¡OJO con los costes ordinarios! Hasta un 25% del total del gasto
Existen una serie de aspectos o ámbitos que suelen pasar inadvertidos por no suponer, en principio, un coste de gran impacto dentro del balance de tu negocio, probablemente porque no se cuenta con el tiempo suficiente para analizarlas y porque son subestimadas al tratarse de partidas muy diferentes y atomizadas. Por lo cual, se complica el estudio su alcance acumulado.
Me refiero a partidas de gasto como las destinadas al mantenimiento de vehículos, limpieza, luz y electricidad, material de oficina y demás, es decir, los costes ordinarios o no estratégicos. Aunque parezcan insignificantes, este tipo de gastos pueden llegar a suponer hasta un 25% del total desembolsado por un negocio y, por ende, una gestión inadecuada de los mismos supondrá un duro golpe para el total de recursos con los que contemos.
3. Costes actualizados
La tarea de analizar los recursos invertidos en la producción es compleja si queremos desarrollarla de manera detallada y profesional. Sin embargo, en líneas generales es interesante someter a examen los procesos, materiales y herramientas que ponemos en práctica y preguntarnos si efectivamente, son los más adecuados a la hora de desarrollar dicha tarea.
Ten en cuenta que en la actualidad todo avanza continuamente y, lo que funciona hoy a la perfección o es la opción más adecuada a la hora de generar valor, quedará obsoleta mañana o rezagada frente a otras.
No te duermas en los laureles en ese aspecto, mantén una actitud proactiva y analiza las diferentes alternativas, estudia la oferta de tus proveedores actuales y la de los competidores.
Valora si puedes renegociar con ellos los precios o alargar los plazos de pago y, así agrandar tu margen de beneficio.
4. Especifica la naturaleza de cada partida, determina cada grupo e incluye los gastos de forma adecuada
Aunque pueda parecer algo de importancia limitada, te será muy difícil atinar con cualquier estrategia que desarrolles en cuanto al control y gestión de gastos si no tienen un conocimiento veraz de en qué destinas el dinero. Por muy bueno que sea tu plan de acción, si lo construyes sobre una realidad distorsionada, no funcionará de la forma en la que debería.
5. Garantiza la optimización de tus gastos a través de la estandarización de procedimientos de compra y un plan de acción eficaz que siga la estrategia más adecuada
En función de la naturaleza y la actividad de tu empresa, podrás determinar un presupuesto y qué método seguir ante cada situación con el fin de poder evaluar desviaciones.
La normalización de las tareas que impliquen una inversión de cualquier tipo te permitirá controlar qué métodos son válidos y cuándo introducir modificaciones para ajustar aun más el gasto siempre que sea posible.
Deberás incluir las excepciones en cada caso, de manera muy clara y priorizar en función a tu estrategia y a los objetivos establecidos.
6. Asegúrate de que las medidas que tomes en tu empresa se lleven a cabo en la práctica
Deberás analizar el comportamiento de tus trabajadores y de todo aquel cuya labor pueda tener impacto en las fluctuaciones de gasto en tu empresa.
¿Se usan adecuadamente los manuales de procedimientos? Si has renegociado condiciones con tus proveedores, ¿se han implantado realmente? ¿Qué sentido tendrían todas las medidas si a la hora de llevar a cabo los procedimientos, estas no se tienen en cuenta?
7. Conciencia a los gerentes y empleados de la importancia de ahorrar y desarrollar sus tareas de la forma especificada
Así mismo, premia su cumplimiento satisfactorio de alguna forma para fomentar su implicación. Quién sabe si incluso podrán aportar ideas e iniciativas concretas en su ámbito de acción.
