Aunque se realice en una gran cantidad de negocios, se suele asociar a los arqueos de caja de supermercados o tiendas. Seguro que has escuchado hablar de ellos en más de una ocasión y por eso te voy explicar qué es y cuál es la mejor forma de hacerlo, verás que puede ser más sencillo de lo que parece. 😉
¿Qué es el arqueo de caja?
El arqueo de caja es un proceso por el que se comprueba que el dinero que está en la caja de, por ejemplo, una tienda o un bar es el que debería haber. Para hacerlo, se suman billetes y monedas en la caja físicamente, que deben coincidir con el saldo contable de la cuenta de la caja, donde se reflejan los cobros y pagos en efectivo.
Una vez que se ha hecho el arqueo de caja se pueden dar tres situaciones diferentes:
- Caja cuadrada. La cuantía que hay en la cuenta contable de caja coincide con el dinero que hay en la caja física de la empresa.
- Falta dinero. El resultado del arqueo de caja es inferior al saldo contable de la cuenta de caja.
- Sobra dinero. El resultado del arqueo de caja es superior al saldo contable de la cuenta de caja.
¿Por qué se realizan arqueos de caja?
Los arqueos de caja se realizan para detectar posibles errores o robos.
Por otro lado, son necesarios para llevar correctamente la contabilidad. Para que refleje la imagen fiel de la empresa es necesario que contengan la realidad económica y financiera de la sociedad.
Las cuentas de caja y caja en moneda extranjera deben tener un saldo que coincida con la suma de las cantidades en efectivo que haya en la caja de la empresa físicamente.
¿Cuándo se deben realizar los arqueos de caja?
La frecuencia con la que se hacen los arqueos de caja depende del tipo de empresa de la que se trate y de otras circunstancias.
Por ejemplo, si se acumulan en la caja grandes cantidades de efectivo, es mejor hacer varios arqueos al día. O si cambia de turno de empleados, lo mejor es hacerlo para cuadrar entre turno y turno los saldos.
En cambio, si hace la misma persona toda la jornada y no se hacen grandes sumas de caja, con una vez al día que se haga el arqueo de caja será suficiente.
¿Cómo se hace el arqueo de caja?
Los pasos para hacer un arqueo de caja son:
- Contar todo el dinero en efectivo que haya. Se cuenta lo de la caja y cualquier otro lugar donde se guarde el efectivo.
- Comparar el dinero que se haya contado con el importe que haya registrado en los libros contables.
- Comprobar que los recibos y los cambios que se hayan dado sean correctos.
- Hacer los ajustes necesarios para que el dinero contado y el registrado coincidan.
- Documentar los resultados del arqueo en un informe escrito con detalle de los pasos realizados, los resultados y las acciones que se han llevado a cabo.
Ejemplos de arqueo de caja
Para el ejemplo tendrás que ponerte en la siguiente situación: Eres el dueño, o un socio, de una tienda de alimentación y quieres comprobar si la caja es correcta y concuerda con lo que debería haber en ella. En la caja tienes lo siguiente:
- Dinero en efectivo. Hay registrados 2.000 euros pero en dinero sólo has contado 1.500 euros.
- Tarjeta de crédito. Hay contabilizado 1.000 euros y en la caja se encuentran 500 euros.
- Vales regalo. Se han registrado 180 euros, pero solo quedan 30 euros en vales.
Estos errores se pueden dar por las siguientes razones:
- Robos. Pueden ser cometidos por empleados o gente de fuera del negocio.
- Pérdida de los comprobantes o justificantes de las transacciones.
- Errores. Puede ocurrir al cobrar o pagar, como dar cambio incorrecto o no registrar una venta correctamente.
Ejemplo 1: Descuadre por error de registro
Si hay en caja un total de 3.980 euros y en el libro contable hay 4.000. Cuando se hacen las comprobaciones, se identifica que ha habido un error en el que se ha registrado un pago de 100 euros pero la realidad es que ha pagado 80 euros.
Se corrige el registro y ya coincide.
Ejemplo 2: Sobrante por Ingreso no registrado
Una vez finalizado el arqueo de la caja, hay 100 euros más de los registrados en la contabilidad.
Se revisan todas las operaciones del día y comprobamos que se ha olvidado registrar un ingreso en efectivo de 100 euros de una venta.
Se registra el ingreso y ya está ajustado el efectivo con el libro de caja.
¿Cómo contabilizar el arqueo de caja?
Como todo movimiento de la empresa, hay que reflejar cualquier diferencia entre lo que hay físicamente y lo que debía haber.
Así, la contabilidad de la caja se hará del siguiente modo:
- Si hay una diferencia negativa entre el arqueo físico y el contable. Es decir, si falta dinero o hay billetes falsos, se debe contabilizar la pérdida. Esto se debe al principio de prudencia.
(659) Otras Pérdidas en gestión corriente
A
Caja (570)
Si nunca se encuentra la diferencia, este asiento estará bien y registrado. Será una pérdida real que afectará a nuestra contabilidad y tendremos el saldo de caja y el real cuadrados.
Si, de forma posterior al registro de este asiento, se encuentra el dinero que faltaba, se compensará la pérdida que se registró con un ingreso:
(570) Caja, euros
A
Ingresos excepcionales (778)
Si hay una diferencia positiva entre el arqueo y la contabilidad. No debemos incluir el ingreso hasta que no sea real, debido al principio de prudencia. Se utiliza una cuenta transitoria:
(570) Caja, euros
A
Partidos pendientes de aplicación (555)
Cuando se descubre lo que realmente ha pasado, se elimina la cuenta transitoria y se registra lo que corresponda. Si, por ejemplo, se había cobrado a un cliente pero no se hizo el apunte:
(555) Partidas pendientes de aplicación
A
Clientes (430)
Si no se descubre lo que ha pasado, se elimina también la cuenta transitoria y se abona en una cuenta de ingresos:
(555) Partidas pendientes de aplicación
A
Ingresos excepcionales (778)
El arqueo de caja es una acción muy importante en el ámbito de la contabilidad diaria de tu negocio. Realizarlo de forma correcta será esencial para las cuentas de tu empresa. Por eso, la opción más adecuada es acudir a profesionales, como los asesores de Ayuda T Pymes, que te ayudarán en todo el proceso y te harán las gestiones mucho más fáciles. 🙌
