Yo sé que es un rollo considerable enterarse de todas las obligaciones fiscales y legales tanto para los empresarios como para los autónomos, porque van cambiando y adaptándose a las necesidades actuales.
En este caso, la facturación electrónica obligatoria es una de las principales novedades a las que tienen que enfrentarse ahora los negocios. Y por eso, voy a explicarte con detalle todo acerca de este nuevo método para emitir facturas 😉
Qué es la facturación electrónica
La factura electrónica es un documento que se expide y recibe en formato electrónico.
Tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Es decir, sirve como justificante de una entrega de bienes o una prestación de servicios.
Por tanto, se puede decir que la factura electrónica es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
Normativa de la facturación electrónica en España
La norma que tenemos que tener en cuenta es el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Este reglamento que trata la facturación electrónica, incluye todas las normas que se deben seguir de forma obligatoria, tanto para las facturas electrónicas como para las que se hacen en papel.
Algunos de los aspectos regulados en este reglamento son:
- Obligación de expedir factura.
- Tipos de facturas. Factura completa u ordinaria, y factura simplificada.
- Emisión de facturas por terceros.
- Contenido obligatorio de la factura.
- La legibilidad, autenticidad e integridad como requisitos de las facturas.
- Aspectos específicos de la factura electrónica.
- Plazos.
- Otros tipos de facturas. La factura recapitulativa, duplicados, y rectificativa.
- Regímenes especiales.
- Conservación de facturas.
¿Desde cuándo es obligatoria la facturación electrónica?
Aunque no es algo muy conocido, la facturación electrónica es obligatoria para algunos autónomos y empresas desde el año 2015, ya ha llovido desde ese momento…
Las empresas que trabajan con organismos públicos tenían que facturarles de forma electrónica. Y éstos eran los únicos obligados a hacer este tipo de factura. Además, para el resto de facturación a otros clientes podían utilizar la facturación en papel tradicional.
En 2021 se aprobó la Ley Crea y Crece, en la que se incluye la obligación de utilizar la facturación electrónica para todos los autónomos y empresas. Así que ya no se limitará únicamente a los que emitan facturas a las Administraciones Públicas.
En cuanto al plazo, en principio parecía que iba a tener que empezar a utilizarse en julio de 2025. Sin embargo, la Agencia Tributaria ha retrasado la obligación hasta el 1 de enero 2026 para las sociedades y el 1 de julio para los autónomos, que será cuando esté lista la herramienta que van a poner a disposición de empresas y autónomos para las facturas electrónicas.
Cómo adaptarse a la facturación electrónica
Una vez que ya sabemos que vas a tener que hacer facturas electrónicas a tus clientes, vamos a ver cómo puedes adaptarte a esta digitalización.
Información veraz
Debes tener en cuenta la legislación vigente, tanto leyes como reglamentos:
- Deberás tener en cuenta la Ley Crea y Crece, la Ley Antifraude y el Reglamento Verifactu.
- Enumera los requisitos específicos que debes cumplir. Así tendrás claro qué cambios debes implementar en tus procesos de facturación, tanto a nivel técnico como legal.
- Fija un calendario para implementar los cambios. Establece los plazos concretos del plan de acción para cada etapa de la adaptación.
- Obtén la información de fuentes fiables.
Digitaliza tu negocio
Para cumplir con lo establecido en la normativa es fundamental que tu empresa tenga un sistema de facturación digital.
Algunas recomendaciones a la hora de digitalizar:
- Elige el mejor software de facturación. Es importante que te asegures de que cumple con los requisitos técnicos establecidos por la legislación aplicable. Valora opciones en las que se pueda integrar el SII y con el que se pueda hacer automáticamente la creación y el envío de las facturas.
- Implementa un sistema de firma electrónica. Lo mejor es integrar los certificados digitales en el software de facturación para poder firmar las facturas de forma rápida, sencilla, segura y legal.
Forma a tu equipo
En tu empresa seguramente va a haber diferentes personas que tengan relación con la generación y envío de las facturas.
Para que la digitalización sea un éxito:
- Ofrece formación y recursos para que la transición sea más sencilla.
- Comprueba que todas las personas que intervienen en el proceso de facturación, conocen cómo son los nuevos procedimientos y las herramientas que se han implementado para ello.
- Crea documentación. Con guías y manuales en los que se incluya toda la información relativa al proceso de facturación electrónica, la transición será más sencilla.
Pon en marcha la factura electrónica
Como ya tenemos claro que la obligatoriedad de la factura electrónica es un hecho, no esperes al último momento para ponerla en marcha. Sigue los siguientes pasos:
- Cuenta con un especialista en la materia. Los intermediarios que prestan servicios de facturación electrónica son proveedores autorizados y cumplen con los estándares legales y técnicos. Deben garantizar la conexión y operabilidad gratuita.
- Elige un software para facturar que cumpla los requisitos técnicos y legales para emitir facturas electrónicas.
- Ya puedes emitir y recibir facturas. Comprueba que todas las facturas emitidas se hagan en formato electrónico. Así estarás cumpliendo con la Ley y mejorando la eficiencia y uso de papel.
Actualiza constantemente
Con implementar la facturación electrónica no es suficiente. Además, hay que comprobar periódicamente que tu empresa está cumpliendo con la legislación vigente.
Lo mejor es consultar a un especialista. Los asesores pueden ayudarte a interpretar las leyes y decirte si tienes algo que cambiar para que tu empresa esté al día de las obligaciones fiscales.
Y para eso, Ayuda T Pymes, está siempre a la vanguardia. Sus asesores expertos podrán ayudarte a estar al día, no solo con las obligaciones, sino en todos los ámbitos de tu negocio. No dudes en ponerte en contacto con ellos para que te echen el cable 😉
Cómo hacer la facturación electrónica
Para elaborar facturas electrónicas hay que tener en cuenta ciertos aspectos que vamos a repasar pasito a pasito y con buena letra.
Verifactu, el programa para la facturación electrónica de la AEAT
La Agencia Tributaria va a habilitar un sistema gratuito, llamado Verifactu, diseñado para que los autónomos y las pymes puedan realizar su facturación y compartirla de manera inmediata con Hacienda.
Este sistema facilitará el cumplimiento de sus obligaciones fiscales y estará completamente verificado.
Además, es un sistema de facturación diseñado para que puedan utilizarlo aquellos que emitan menos de cien facturas en un año. Si haces más, relax, lo más probable es que aumenten el límite en el futuro.
Otra opción es utilizar un software de facturación privado, siempre que cumpla con los requisitos establecidos en la normativa.
Elementos a incluir en la factura electrónica
A la hora de emitir una factura electrónica, hay que saber que:
- Tienen que ir firmadas con firma electrónica.
- Se deben identificar con un código único.
- Tendrán que informar del estado de cobro y pago.
- Su emisión se hará a través de una plataforma homologada.
- Se acompañarán de información adicional en PDF.
En cuanto a los datos que hay que incluir obligatoriamente, son los mismos que para una factura en papel:
- Número de la factura. Debe ser único y correlativo.
- Datos fiscales del emisor y del remitente.
- Concepto de la factura. Detallando los productos o servicios a los que hace referencia.
- Fecha de emisión.
- Base imponible. Es el precio sin impuestos de lo que se está vendiendo.
- Retención del IRPF. No aplica en todos los casos, pero suele ser de un 15% cuando hay que incluirla.
- IVA. El tipo depende de los productos o servicios vendidos.
- Importe total de la factura y forma de pago.
En conclusión, la facturación electrónica es una nueva obligación legal y fiscal para autónomos y empresas que está previsto que entre en vigor en el año 2026. Pero no te duermas en los laureles, si tienes un negocio, lo mejor es ir adaptándose poco a poco, que como dice el dicho «las cosas de palacio, van despacio».
Si tienes dudas acerca de todo el proceso o cómo adaptarse a la facturación electrónica, lo mejor es contar con especialistas. El equipo de profesionales de Ayuda T Pymes te puede asesorar sobre los requisitos, obligaciones y todo lo que tienes que hacer para cumplir con esta nueva obligación 😇
