Si tienes una empresa o eres un autónomo, al contratar algún servicio externo, puede que hayas visto una factura proforma. O incluso es posible que tú seas quien la tiene que crear, pero te cuesta distinguirla de una factura cualquiera.
Veamos cuál es el significado de factura proforma, qué la diferencia de la factura «normal» y cómo puedes prepararla. ¡No te lo pierdas, sobre todo si quieres ver cómo se hace una factura proforma para tu negocio!
Qué es una factura proforma
La factura proforma es un tipo de factura que preparas -o, en el caso de que seas el cliente, te preparan- para informar de los productos o servicios que se está a punto de pagar. Es decir, es un documento que no tiene validez legal, sino que sirve para reflejar la actividad comercial que se va a realizar. Se utiliza mucho en el comercio internacional para especificar la compraventa de productos y servicios en el extranjero, antes de iniciar ningún tipo de transacción económica y su posterior importación o exportación.
👩🏫 La Factura Proforma no se puede usar para contabilizar ni para el pago anticipado. Para ello mejor usar una factura normal o de anticipo.
Diferencia entre factura proforma y presupuesto
Es muy común confundir el tipo de factura del que estamos hablando con un presupuesto, pero no es exactamente lo mismo. Y aquí viene la explicación.
Seguramente te ha tocado hacer más de un presupuesto a un cliente potencial, donde le detallas qué trabajo vas a efectuar y el precio final que tendrá que pagar. Ahora bien, si surge algún problema legal que hay que resolver, el presupuesto no tiene validez jurídica.
No obstante, la factura proforma, sí que tiene validez jurídica, en el sentido de que si surge un conflicto legal podrás demostrar la propuesta que iban a acordar.
Y lo bueno es que, al igual que con los presupuestos, también puedes hacer la factura proforma online. Así que no pongas excusas, y protégete ante posibles disgustos, que puedes anticipar fácilmente.
Diferencia entre factura y factura proforma
Ahora veamos una cuestión aún más recurrente: ¿Qué tiene que ver con una factura comercial?
👨🏫 Simplemente, la factura proforma es el paso previo a la factura. Mientras que la primera no tiene validez contable ni fiscal, y puedes modificarla, la segunda es un documento definitivo que tiene plena validez fiscal.
Eso sí, no hay mayores diferencias. Tanto una como otra requieren de los mismos datos, que veremos a continuación. Es importante, por supuesto, que en la proforma lo especifiques de forma directa, pues así no hay dudas de si hay que cumplir con la factura, o si solo es un «borrador».
Cómo hacer una factura proforma
Como te decía, la factura proforma se confecciona igual que una factura. Así que veamos qué datos incluir.
- IMPORTANTE en la parte superior especificar que se trata de una «Factura proforma«.
- Fecha de emisión y de vencimiento, si lo quieres poner.
- Tus datos y los del futuro cliente: nombre y apellidos, domicilio, número de identificación fiscal, número de IVA intracomunitario…
- Descripción de los productos o servicios y su precio total.
- Impuestos aplicables (IVA, IRPF…).
- Lo que sea necesario apuntar.
Por cierto, lleva IVA; al menos es aconsejable. Aunque como ya sabes, solo es para informar, pues en la factura definitiva puedes hacer los cambios necesarios en los impuestos, y de esta forma te aseguras de que está correcto.
Ejemplo de modelo de una factura proforma
Te he preparado una plantilla para que visualices cómo puedes crear tus propias proforma teniendo en cuenta los puntos anteriores.
¿Es mejor hacerlo uno mismo o contratar a un asesor?
Como te he ido explicando, es un documento útil tanto para emprendedores como empresarios. Tal vez a ti se te haya venido a la mente hacer uso de ella en algún momento. Y siguiendo el paso a paso que te he mostrado en este artículo, puedes lograrlo.
Pero esto es como tantos otros temas que puedes hacer tú mismo, pero te quitan energía y foco de lo que haces en tu negocio para hacerlo crecer. Considera la opción de delegarlo en profesionales que sabrás que lo redactarán correctamente.
Y es que lo que puede que tardes horas en hacer, otros dediquen solo 5 minutos. No desaproveches tu valioso tiempo. Puede que no tengas problemas con las facturas proformas, pero para rellenar modelos de Hacienda, ¿cuánto tardas? ¿Cuánto vale una hora de tu trabajo? Centra tus esfuerzos en el motor de tu negocio delegando estos asuntos en mis compañeros de Ayuda T Pymes.
