Ante la posibilidad de ser sujetos de una inspección de trabajo por parte de la Seguridad Social, no son pocos los autónomos y pymes que pueden sentirse desorientados al respecto. ¿Conoces qué acciones pueden deribar en motivo de sanción? ¿Cuál es la forma más adecuada de actuar ante una inspección de trabajo? ¿Es necesario contar con cierta documentación? ¿Cuándo existe la posibilidad de reclamar la resolución dictaminada por un inspector de trabajo o subinspector de empleo? ¿En qué plazo debe ser presentada y cuál es el procedimiento a seguir? Vamos a resolver todas estas dudas y las que quieras plantearme al respecto.
Lo que está claro es que si cuentas con profesionales que se encarguen de gestionar todas las obligaciones de tu negocio a nivel laboral (además de fiscal y contable), eso que podrás ahorrarte en sustos en cuanto a una posible inspección de trabajo y, lo peor, sus consecuencias. Además, contar con asesoramiento y gestión especializada no tiene que ser caro.
Si buscas más que una gestoría, profesionales que se encarguen de todo y te permitan despreocuparte sin dejarte medio pulmoncito en el camino, mis compañeros de la asesoría Ayuda T Pymes acabarán con todas las preocupaciones relacionadas con el papeleo de tu negocio.
Pero si aun no te decides a trabajar con asesores profesionales, desde aquí puedo ayudarte, así que sigamos con el temazo de hoy, la Inspección de Trabajo.
La Inspección de Trabajo
La inspección de trabajo se trata de un proceso sistemático que la Seguridad Social articula para controlar el correcto desarrollo de las condiciones laborales establecidas por la normativa vigente y que puede afectar a cualquier empresa o sociedad que cuente con empleados en su plantilla.
- Concepto de inspección de trabajo, ¿quién puede verse afectado?
- ¿La visita del inspector puede deberse a una denuncia?
- ¿Es necesario que haya denuncia para que me hagan una inspección de trabajo?
- ¿Cómo debo actuar ante una inspección de trabajo?
- ¿Qué se considera obstrucción a la Inspección Laboral?
- ¿Qué papeles me puede pedir el inspector?
- ¿Qué ocurre si no se cumple con la normativa en la inspección de trabajo?
- ¿Qué plazo tengo para alegar una sanción tras la inspección de trabajo?
- Superconsejitos a la hora de alegar un acta
Concepto de inspección de trabajo, ¿quién puede verse afectado?
A lo mejor te estás acordando de alguien en concreto o no, simplemente tienes la sospecha de que han podido tener el detallazo de denunciar tu actividad ante la Seguridad Social, con la correspondiente visita de un inspector de trabajo. Antes de que pensamientos negativos empiecen a fluir de tu persona, te comento. En realidad la inspección de trabajo, como te decía antes, es un procedimiento rutinario. Es decir, la labor del organismo de la Inspección de Trabajo en sí es revisar de manera “continua” la correcta cumplimentación de la ley en cuanto a aspectos laborales por parte de cualquier negocio o sociedad que tengan trabajadores contratados.
Pero no sólo eso, además de detectar las posibles desviaciones y de velar por el cumplimiento de la normativa, la inspección de trabajo debe asesorar a los negocios en esta línea, ofreciéndoles la información necesaria para desarrollar su actividad conforme a la normativa aplicable.
¿Quién puede sufrir una inspección de trabajo?
En resumen, cualquier negocio de autónomo, sociedad, asociación, etc. que cuenta con empleados contratados.
Más concretamente son susceptibles de recibir una inspección de trabajo, tal como aparece en la Ley 23/2015 – Ministerio de Empleo y Seguridad Social, cualquier persona física y jurídica, de naturaleza pública o privada, comunidades de bienes y sociedades cooperativas en relación a su constitución y funcionamiento respecto a sus socios trabajadores o socios de trabajo, en cuanto a tratarse de entidades responsables del cumplir la normativa de Orden Social.
Esto es, centros de trabajo en los que se desempeñe prestación laboral, sean inmuebles, vehículos y medios de transporte en general en los que se desarrolle un empleo, puertos, aeropuertos, entidades y empresas colaboradoras en la gestión de la Seguridad Social.
Quedarían exentos del control por parte de la Inspección de Trabajo los centros militares dependientes de la Administración militar, valga la redundancia y otros centros de trabajo que se rigen por su normativa específica, sin perjuicio en la competencia de la Inspección en materias no afectadas por la misma.
¿La visita del inspector puede deberse a una denuncia?
Pues sí. De hecho existen dos vías mediante las cuales se puede advertir a la Seguridad Social de que en una empresa o sociedad de cualquier tipo no se respeta la ley en materia laboral. Una anónima y online, a través del Buzón de Lucha contra el Fraude Laboral o presentando una denuncia formal ante la Inspección de Trabajo, caso en el que se debe tramitar de manera personal, adjuntando identificación y firma del denunciante.
Aun así, el mero hecho de que alguien presente una denuncia en materia laboral en contra de tu negocio no asegura que se te asigne una inspección de trabajo. Si los datos aportados no son concluyentes, si el aspecto denunciado es regulado por otro organismo o la denuncia no es fiable, esta puede ser desestimada o archivada.
¿Es necesario que haya denuncia para que me hagan una inspección de trabajo?
Pues no. Procedimiento rutinario. Pueden venir a revisar que cumples con tus obligaciones administrativas en materia laboral notificándotelo o dándote una sorpresita. Es decir, no hay necesidad de que haya preaviso.
Inspección del Trabajo «Ya están aquí…»
¿Cómo debo actuar ante una inspección de trabajo?
En primer lugar, debes mostrarte colaborativo en cuanto a que ese señor o señora inspector de trabajo y el posible staff de apoyo realice su labor. Esto quiere decir que no se te ocurra negarte, porque estarías obstruyendo su trabajo y mal. A unas malas incluso puede solicitar ayuda a las fuerzas de seguridad y entrar sin tu consentimiento. Aunque no te hayan avisado con antelación de que tu empresa iba a ser sometida a una inspección de trabajo, como te he comentado, esto es lícito y normal y tú debes acceder a ello.
Asimismo, los inspectores de trabajo podrán solicitar, además del acceso a cualquier instalación o centro de trabajo, que cualquier empleado le acompañe, quedando este obligado a ello.
A menudo las inspecciones de trabajo se inician en el anonimato del inspector encargado para facilitar el acceso a cierto tipo de información sin que salten las alarmas del empresario. Sin embargo, para llegar a ciertas zonas restringidas si sospechas, podrás solicitar la identificación del mismo en todo momento.
La suerte para aquellos que trabajan desde casa es que, dado el caso, el inspector de trabajo necesitará de tu permiso o contar con una autorización judicial para acceder.
Además, sin que puedas negarte sin recaer en obstrucción a la labor del inspector de empleo y en sanción, este podrá solicitar que le facilites documentación (aclaro en adelante cuál), que le acompañes en su visita a tu negocio, tú o cualquier empleado, la identificación de las personas presentes en el centro de trabajo, que acudas a las oficinas públicas, recoger muestras o métricas de tu empresa, evaluar el local, etc.
¿Qué se considera obstrucción a la Inspección Laboral?
Se entenderán comportamientos que obstruyan la labor del inspector, aquellas que perturben, retrasen o impidan el ejercicio de su actividad.
Se considerará falta leve el retraso en el cumplimiento de las obligaciones de información, comunicación o comparecencia. Las infracciones graves o muy graves van en torno a las omisiones o acciones directas del empresario o representantes que pretendan impedir que el inspector entre al centro de trabajo. Igualmente, cualquier tipo de coacción, amenaza o acto violento a su persona o al personal que lo acompañe y, en definitiva, el incumplimiento para con los deberes de colaboración con los inspectores.
¿Qué papeles me puede pedir el inspector?
La documentación, que deberías guardar durante un mínimo de 4 años, que puede solicitarse en una inspección de trabajo, según la normativa vigente actualizada a los últimos cambios efectuados en 2015 en el que dejaba de ser obligatorio la cumplimentación del Libro de visitas, son:
- Escritura de constitución de la sociedad
- Resguardo de inscripción de la sociedad en la Seguridad Social
- Libro Mayor, balances y registros contables, incluidos los programas informáticos y archivos en soporte magnético
- Inscripción en el IAE
- Declaraciones oficiales y justificantes del pago o estado corriente de las retribuciones
- Declaración del Impuesto de Sociedades
- Declaración de retenciones del IRPF (modelo 190)
- Declaración de operación con terceros (modelo 347)
- Documentos de inscripción, afiliación, alta y baja a la Seguridad Social en el régimen correspondiente, mutuas, etc.
- Justificantes del abono de las cuotas o prestaciones de Seguridad Social
- Documentos exigidos en la normativa de prevención de riesgos laborales o materias sujetas a inspección
- Cuadro donde se refleje el horario de los empleados y un calendario laboral
Tras la sentencia de Audiencia Nacional del 4 de diciembre de 2015 (Bankia), otra del 19 de febrero de 2016 (caso Abanca) y del 5 de mayo de 2016 (caso Banco Sabadell), se determina obligatorio el registro diario de horas trabajadas como requisito imprescindible para controlar los excesos de jornada laboral. En él se debe reflejar horas de entrada y salida de cada trabajador, sea cual sea su puesto de trabajo o las funciones.
- Resumen y contabilización mensual de horas ordinarias, complementarias y extraordinarias
- Contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo y el resguardo de comunicación
- Nóminas de salarios
Ojo con otras fuentes de información
En el desarrollo de la inspección de trabajo, el responsable de llevarla a cabo tendrá facultad y derecho para solicitar otro tipo de datos sujetos a la actividad del negocio que puedan ser vinculantes a la hora de evaluar si se cumple con la normativa. Esto es:
- Códigos de acceso a equipos informáticos
- Tomar muestras, fotos, vídeos, grabación de audio, o cualquier otro formato necesario para probar la concurrencia de una situación concreta
- Aunque el inspector tiene la autoridad de conocer la identificación de todos los empleados presentes en el centro de trabajo, estos no tendrán que enseñarle su DNI o NIE si no lo creen oportuno
- La comparecencia del empresario o cualquiera de los empleados, que será reflejada en las actas de la inspección de trabajo
- Derecho a determinar medidas cautelares de sospechar que puede procederse a la destrucción o modificación del escenario de pruebas.
¿Qué ocurre si no se cumple con la normativa en la inspección de trabajo?
Si tras el transcurso de la inspección de trabajo, el funcionario determina que no se cumple debidamente con la normativa y la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, se procederá al requerimiento de subsanación de las incidencias y, normalmente, la imposición de una sanción correspondiente, así como el plazo en el que quedas obligado a reparar del irregularidades.
Si pasas de las directrices, pues te ponen un acta de infracción.
¿Qué plazo tengo para apelar una sanción tras la inspección de trabajo?
Diez días después de la imposición del acta te llegará una notificación certificada con una fecha que no podrá distar de los 9 meses desde la visita del inspector a tu negocio. En ese momento tendrás 15 días hábiles para alegar la resolución.
Apunta estos súper consejitos:
Cuando te llegue la notificación, échale un ojo de cabo a rabo para cerciorarte de que no tiene erratas. Puede ser motivo de nulidad en el caso de que el inspector se hubiera equivocado en algún aspecto importante.
Cerciórate de que la notificación es correcta y de que ha llegado en los 10 días hábiles después del levantamiento del acta
- Comprueba que lo reflejado en el documento es información suficiente para determinar la resolución a la que llega el inspector y a la imposición del acta.
- Si decides presentar una alegación y cuentas con pruebas de que no se han producido infracciones en tu negocio, adjúntalas
- Tienes derecho a la revisión de tu expediente sancionador o al trámite de audiencia.
- Que no se te ocurra obviar una notificación, porque el proceso seguirá su curso sin que tengas la oportunidad de decir nada al respecto. Tras la resolución del acta impuesta, contarás con un mes igualmente para recurrir.
