Héroes gastos

Gastos deducibles y no deducibles para empresas

Cuando tienes una empresa una de las cosas que más miedo da son los gastos. Entre que ya hacer una sociedad no es precisamente barato y que parece que una vez que empiezas todo son gastos, el panorama puede ser un poco desolador.

En esta situación, muchos olvidan el tema de los gastos deducibles. Esos gastos de los cuales puedes ahorrarte los impuestos o parte de ellos y que pueden suponer una gran inyección económica para tu empresa. Hoy te voy a contar cuáles son los tipos de gastos deducibles y cuales, por desgracia, no vas a poder deducir por mucho que quieras.

Tipos de gastos deducibles

La Ley del Impuesto de Sociedades dice que los gastos deducibles serán «todos aquellos que sean necesarios para desarrollar la actividad empresarial«. Es decir, cualquier gasto que tenga algo que ver con aquello a lo que se dedica tu empresa y que tiene que ver con tu actividad diaria.

¿Y qué entiende esta ley por gastos relacionados con la actividad empresarial? Los siguientes:

  • Gastos de desplazamiento: siempre y cuando el motivo de dicho viaje esté claramente relacionado con tu actividad empresarial. Además, tienes que tener una hoja de gastos que especifique ese motivo y desglosar todos los gastos en las diferentes facturas. Como se te olvide algo de eso, olvídate de deducirlo.
  • Comidas: es un tema delicado, aunque suelen «pasar por el aro». Tienen que ser comidas relacionadas y necesarias para la actividad profesional, en una localidad distinta a aquella en la que desarrollas tu negocio y de un importe adecuado. No tiene sentido que te vayas con un cliente a un restaurante y te gastes 1.000 €, ¿verdad? 😀
  • Vehículos: se incluyen los vehículos y todos los gastos que están relacionados con ellos (mantenimiento, seguro, impuestos, …). Para que sean deducibles tienen que tener relación con la actividad de manera total, no pudiéndose usar estos vehículos para fines particulares.
  • Cánones y arrendamientos: alquiler, canon, asistencia técnica, arrendamiento financiero o leasing que no sean de terrenos, solares o activos no amortizables. Vamos, que en definitiva si alquilas un local para desarrollar tu actividad es deducible.
  • Servicios de profesionales independientes: pago a profesionales como abogados, auditores, notarios, etc.
  • Cuota de asociación empresarial
  • Adquisición de libros y asistencia a eventos: siempre y cuando estén relacionados totalmente con la actividad.
  • Local u oficina
  • Vestuario: siempre y cuando el vestuario tenga el logotipo o anagrama del negocio.

Y hasta aquí todos los gastos deducibles cuyos impuestos puedes ahorrarte. Hay que tener cuidado porque con este tema la administración suele ser muy quisquillosa y a la mínima te la pueden armar. Siempre debes tener todas las facturas de cualquiera de estos gastos y dejar muy, muy claro que el motivo de los mismos está completamente relacionado con la actividad.

Recuerda que necesitas sí o sí tener la factura de todo gasto que quieras deducir. No sirve un ticket ni cualquier otra cosa, solo la factura. Si no hay factura, no hay gasto deducible.

Tipos de gastos no deducibles

Y aquí la otra parte más fea y que no gusta: los gastos que hay que no se pueden deducir por mucho que quieras. Como no voy a ponerme a decir todos y cada unos de ellos, ya que son miles y no tiene sentido que los diga todos, voy a comentar tres que suelen causar más confusión:

  • Sanciones o multas: los recargos de apremio, multas de circulación y todo lo relacionado con las sanciones no son deducibles. Olvídate de deducir esa multa por aparcar mal yendo a ver a un cliente o por pagar tarde tus impuestos.
  • Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales: si tienes negocios con Gibraltar o Andorra, que son paraísos fiscales, no vas a poder deducir nada de nada aunque tenga relación con alguno de los gastos del apartado anterior.
  • Donativos y regalos: todos los regalos que hagas, sean a clientes o a empleados, no suelen ser deducibles. Tan solo lo son si, según los usos y costumbres de tu empresa, se hacen de manera regular. Por ejemplo, la típica cesta de Navidad si se hace cada año puede ser deducible gracias a este uso y costumbre.
  • El IVA que hayas soportado pero ya deducido en las declaraciones trimestrales.

Algunos siguen «engañados» pensando que se puede deducir todo aquello que se puede escribir en una factura. Y como poder, puedes hacerlo. El pequeño inconveniente es que después llega el «Papá Gobierno» y te mete una sanción tributaria como las que puedes ver en este artículo. Y esa multa te va a hacer pagar lo que has deducido más una multa de una cuantía curiosamente alta, así que mejor no jugártela.

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¿Tienes alguna duda sobre un gasto concreto que quieres saber si es deducible o no? Comenta con tu situación y te echo una mano, que con mi experiencia de años y años como asesor en Ayuda T Pymes tengo ya bastante experiencia en el tema 😉

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103 COMENTARIOS

  • buenos dias, tengo la siguiente pregunta con las siguientes opciones cual de ellas son las correctas?
    Para que un gasto sea deducible:Debe poseer respaldo documental.Debe estar vinculado con rentas exentas.Debe tratarse de un gasto necesario.No debe estar

    • Hola Gisela,
      Un gasto se considera deducible cuando es necesario para la obtención de rendimientos. Puedes echar un ojo en haciendo clic aquí a los gastos que se consideran (entre otros), necesarios para la obtención de rendimientos.
      Espero haber resuelto tu duda. Un saludo.

  • Hola,

    Son deducibles los gastos no contabilizados en la anterior gestion para la actual? dato: no se contabilizaron la anterior gestion para poder aplicar deducciones pendientes que cumplian el plazo maximo para su aplicacion en la anterior gestion.

    • Hola Lau,

      Si prestan el servicio a un profesional están obligados a expedirla si se lo pides… Acuerda estos términos con el taxista antes de solicitar le servicio.

  • Buen día
    Es posible deducir las facturas de supermercado, considerando que son para mantenimiento de la empresa? Y en qué fechas se hacen las inspecciones de verificación de la información? Gracias de antemano

    • Hola Verónica,
      Siempre y cuando todo lo que compres sean gastos afectos a tu actividad, es posible que te deduzcas esos gastos.
      En este mismo post tienes un listado con los tipos de gastos deducibles, echa un ojo a si se cumplen los requisitos.
      Hay que tener cuidado porque con este tema la administración suele ser muy quisquillosa y a la mínima te la pueden armar. Siempre debes tener todas las facturas de cualquiera de estos gastos y dejar muy, muy claro que el motivo de los mismos está completamente relacionado con la actividad.
      Si quieres envía un teléfono de contacto a gestron@ayudatpymes.com, te llamo para que estudiemos tu caso, y podamos echarte un cable.
      Saludos.

  • Buenas tardes
    Si como empresa , un empleado de la misma, se tiene que trasladar durante un mes y trabajar en otra localidad, el alquiler de la vivienda como temporada y sin factura, solo justificante contrato de vivienda como temporada de este empleado¿es deducible fiscalmente para la empresa?

    • Buenas Domi,
      Son deducibles las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de estancias, siempre y cuando se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor.
      Las viviendas habituales que las empresas alquilan a sus empleados están exentas de IVA.
      Saludos

  • Estoy en modulos,pero he constituido una s.l.de la cual soy accionista minoritario y administrador.El domicilio fiscal es donde resido pero necesario para desarrollar la actividad , necesito otro punto estrategico(local). Dicho punto es mio.El alquiler de dichos edificios es deducible?

    • Hola Eva,
      Los gastos no deducibles fiscalmente no tienen una cuenta especifica en el plan de cuentas. Los tendrás que imputar a la cuenta de gasto que le corresponda según su naturaleza. En cuanto a los gastos deducibles , se deben imputar contablemente en la cuenta de pérdidas y ganancias o en una cuenta de reservas si así lo establece una norma legal.
      Saludos

  • Buenos días,
    Resumen de situación. Comercial trabajando por cuenta ajena, quiere montar empresa de servicios de asesoría técnica. Sería esta persona como administrador/socio + socio. En principio no habría trabajadores. No tiene clausula de exclusividad. ¿es viable?

  • Buenos dias, queria saber si los gastos que tengo a nombre de mi empresa de los que dispongo tanto de tickets y/o facturas (tipo folios, fotocopias, bolis, agua..) la factura que le emito yo a otra empresa por esos gastos será con la suma de dichos ticekts y facturas mas iva o sin iva?? gracias.

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