que son gastos deducibles

14 junio 2021 > Contabilidad | Empresas

¿Cuáles son los gastos deducibles y no deducibles para empresas?

Hola soy Tron, GesTron la pesadilla del papeleo y recortador de Hacienda.

¿Acabas de descubrir que el sabelotodo de tu cuñado no sabe decirte qué gastos son deducibles y no deducibles del Impuesto de la Renta? 😱

¿Acudes a mí para pedir sopitas? Pues que sepas que me siento un plato de segunda mesa y también los superhéroes de los papeles tenemos sentimientos. 

¡Sniff!  😭

Aún estás a tiempo de evitar un desastre 🆘

¿Tienes claro cuáles son los gastos deducibles de una empresa?

Corre 🏃‍♀️ a buscar todas las facturas de gastos que tengas por ahí desperdigadas (otro día hablaremos de Marie Kondo y cómo organizar los papeles de tu empresa) y vamos a ver cuáles te valen y cuáles no.

Bueno, al lío.

¿Qué son los gastos deducibles?

👨‍🏫 Un gasto deducible es aquel que está vinculado a la actividad económica de un autónomo o una empresa y está permitido deducir fiscalmente, es decir, restarlo a los ingresos de tu negocio y así pagar menos impuestos.

Hacienda permite deducirlo de dos formas:

Una, por el Iva que tiene ese gasto y que lo incluirás en la declaración trimestral de ese impuesto. Y otra, por el gasto en sí y que se incluye cuando haces la Declaración de la Renta.

¿Hasta aquí, sí? ¿Piloto, eh?

Para que un gasto sea fiscalmente deducible es necesario que se disponga de justificación adecuada (generalmente factura completa), esté registrado contablemente en el Libro de Gastos de la empresa y esté autorizado por Hacienda.

A ver cómo te lo cuento: Hacienda mira con lupa este tipo de deducciones, es de la Cofradía de la Virgen del puño cerrado para que tú me entiendas.

Y ahí surgen las movidas: cómo justificar esos gastos cuando trabajas en casa: la luz,el  agua, el gas, la tarifa de internet, etc. y qué porcentaje de ese gasto puedes deducir.

En todos estos casos Hacienda pone el embudo por el lado estrecho para ti y por el ancho para ella.

Y aunque lo justifiques con facturas completas (no valen facturas simplificadas ni tickets) y lo expliques como cuando tenías que convencer a tu madre que habías vuelto tarde a casa la noche anterior porque se te había acabado la pila del reloj, te pueden marear.

Muchos autónomos y emprendedores deducen todos los gastos que caen en sus manos, a lo loco, sin plantearse si son o no deducibles. Lo meten todo.

Perooo luego viene Paco con la rebajas, es decir, Hacienda con las sanciones. 

Ejemplos de gastos deducibles

Seguro que quieres la lista más completa posible de gastos deducibles, ¡pues prepárate!

Consumos de explotación

Son las adquisiciones de bienes (mercancías, materias primas) efectuadas a terceros para la actividad económica.

Sueldos y salarios

Son las cantidades pagadas a un tercero por una relación laboral: sueldos, pagas extraordinarias, dietas y pagos en especie.

Pero ojo al dato: si se trata de miembros de tu unidad familiar sólo podrás deducirlo si:

  • Es un trabajo habitual y con continuidad
  • Convive con el autónomo
  • Existe un contrato laboral
  • Existe afiliación a la Seguridad Social
  • La retribución fijada en el contrato no es superior a la de mercado

Seguridad Social

Son los pagos de la Seguridad Social o Mutualidades de los trabajadores y tu propia cuota de  autónomo.

 Otros gastos de personal

Como la formación, las indemnizaciones que se deriven de la relación personal y las de seguro.

Arrendamientos y cánones

Son los Alquileres, cánones y asistencia técnica.

Para que puedas deducir la cuota de leasing o arrendamiento financiero:

  • El arrendador ha de ser una entidad o establecimiento financiero de crédito.
  • Duración mínima de dos años para bienes muebles, y de 10 años para los inmuebles.
  • Que conste en el contrato la cuota y que no se incluyan el valor de la opción de compra y la carga financiera, es decir, los intereses.

Reparaciones y conservación

Se incluyen todos los gastos de mantenimiento y reparación. Mira por ahí si tienes facturas de alguna reparación.

No se incluyen aquellas que tengan por finalidad una ampliación o una mejora, porque esas inversiones se amortizan durante más de un año.

Servicios de profesionales independientes

Importe satisfecho a profesionales, tales como gestores, abogados, procuradores, economistas, notarios, auditores, asesores, el informático que te hace la página web o un programa a medida, etc.

Otros servicios exteriores

Se incluyen: gastos de investigación y desarrollo, gastos de transporte, servicios bancarios, publicidad, electricidad,etc.

Tributos fiscalmente deducibles

Como el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) y el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI).

No se incluyen las sanciones, los recargos de apremio y el recargo por presentar fuera de plazo las declaraciones.

No lo olvides: para cumplir con los plazos y que todo vaya más suave que un Longines tienes a AYUDATPYMES (momento cuña publicitaria).

Gastos financieros

Se refiere a los gastos que te cobra el Banco, por ejemplo por el descuento de Letras o recibos, a los recargos e intereses por aplazamientos y fraccionamiento de deudas, entre otros.

Mira bien porque seguro que tienes muchos gastos del Banco.

Pérdidas por insolvencia del deudor

Si la pérdida se debe a la posible insolvencia del deudor que te ha impagado será necesario que:

  • Hayan transcurrido seis meses desde el vencimiento.
  • El deudor esté declarado concurso. 
  • El deudor sea procesado por alzamiento de bienes. 
  • Las obligaciones sean reclamadas judicialmente.

Otros gastos deducibles

Todo  suma y a veces nos olvidamos de incluir estas cositas:

  • Adquisición de libros y de instrumentos no amortizables y la suscripción a revistas profesionales
  • Los gastos que se deriven de la asistencia a cursos, conferencias, congresos.
  • Las cuotas de corporaciones, cámaras y asociaciones de empresarios.
  • Las primas de las pólizas de seguro de enfermedad  y asistencia médica privada satisfechas por el autónomo para él, su cónyuge o sus hijos menores de 25 años, con el límite de 500 euros por persona. 

👨‍🏫 ¡Importante que lo recuerdes! No sirve un ticket ni una factura simplificada, debes disponer de una factura completa. Si no hay factura completa, no hay gasto deducible.

Más ejemplos de gastos deducibles

  • El software y hardware necesario para tu actividad.
  • La creación de una web para tu negocio por parte de una empresa.
  • Los servicios de agencias de marketing.
  • La factura de la luz, agua y calefacción de la oficina.
  • Los de tu vivienda propia si tienes en ella domiciliada tu actividad profesional pero solo en el mismo porcentaje que la superficie dedicada a la actividad. 
  • Si tu vivienda es en alquiler podrás deducir los gastos asociados a la vivienda en ese mismo porcentaje.
  • Los gastos de las comidas de trabajo en restaurantes hasta 26,67€ diarios o 53,34€  si te alojas en un hotel y siempre que hayas pagado con tarjeta para que quede constancia. No se puede pagar en efectivo.

Ejemplos de gastos no deducibles

Los gastos no deducibles son aquellos no relacionados con tu actividad económica y que por tanto, lo mejor que puedes hacer es olvidarte de ellos de cara a Hacienda.

  • Sanciones o multas: los recargos de apremio, multas de circulación, de  aparcamiento y sanciones por presentar liquidaciones  de impuestos fuera de plazo (cuña publicitaria: con AYUDATPYMES eso no te sucede).
  • Gastos por operaciones realizadas con personas o entidades residentes en paraísos fiscales: si tienes negocios en paraísos fiscales (no basta con ir de vacaciones) no vas a poder deducir aunque tenga relación con alguno de los gastos del apartado anterior.
  • Donativos y regalos que no están relacionados con la actividad (a un amigo, un vecino o a tu cuñado el sabelotodo por el que estás aquí).
  • El IVA que hayas soportado pero ya deducido en las declaraciones trimestrales de ese Impuesto.
  • No puedes deducir ni el coste ni los gastos derivados del vehículo salvo en aquellos casos en que sea la única herramienta de trabajo (taxistas, transportistas, repartidores…).
  • No puedes deducir el gasto del móvil a no ser que lo use exclusivamente para realizar su actividad económica. Te aconsejo tener una línea profesional y otra particular.

¿Tienes alguna duda sobre un gasto concreto que quieres saber si es deducible o no?

Comenta tu caso concreto con nuestros expertos. 

Están deseando ayudarte y ellos sí que pilotan.

Si has llegado hasta aquí leyendo ya sabes que la cuota de AYUDATPYMES es totalmente deducible y puedes incluirla como gasto. 

Trabajar con nosotros es una buena inversión.

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Un grano no hace granero pero… 

119 COMENTARIOS

  • Las personas que que presten servicios profesionales como un abogado puede deducir los gastos de comida vestimenta y combustible??? Para el iva????

    • Hola Gabby,

      Serán deducibles siempre que puedas demostrar que eran gastos inherentes e ineludibles en el desarrollo de tu actividad, con factura y un importe adecuado. Los de comida, a partir de la entrada en vigor de la Ley de Autónomos y de las medidas que se han aprobado en el Congreso recientemente, el importe concreto será de en torno a 26 euros diarios, creo, aproximadamente, y siempre que se pague por medios telemáticos como requisito para ser deducible.

  • Tengo una SL. en España, voy a contratar los servicios de informatica y posicionamiento a una empresa de Gibraltar, en las facturas me comentan que no llevan IVA ¿se podra deducir este gasto? respecto al impuesto de sociedades?
    Gracias

    • En primer lugar, ten en cuenta que tanto tú como la empresa que vaya a proveerte los servicios debéis estar inscritos en el ROI. En dicho caso, sí, sería un gasto deducible siempre que venga a nombre de la empresa. Tendrás que reflejarlo en los modelos 303, 349, ambos trimestrales, y en el Impuesto de Sociedades.

      Saludos

  • HOLA BUENOS DIAS

    SI LA EMPRESA SE DEDICA A DAR ASESORIAS Y SERVICIOS DE BIOLOGÍA, EL ACCIONISTA QUE ES EL QUE DA LOS SERVICIOS DE ASESORIA COMPRA UNOS LIBROS DE MICROBIOLOGIA RELACIONADO AL GIRO DEL NEGOCIO SON DEDUCIBLE?

  • Estoy viendo la manera de hacer un gasto, el cual ya se que no es deducible, (no esta relacionado con el giro de la empresa) , es gastos de mantenimiento de gimnasio, …… se puede manejar como un gasto ??? osea solo que la empresa lo pague, sin la necesidad de hacerlo deducible?????

      • Hola, en este caso. El Gimnasio cuesta 100€+21€ de IVA, al ser empresa, ¿puedes deducirte esos 21€ de IVA o pagas los 121€ como si fuera una persona física?

        • Hola David,

          Los gastos que podrán ser deducibles son los relacionados con la actividad que realices, que sean estrictamente necesarios.

          Un saludo

  • Nos contactó una empresa para darnos el servicio de seguro de salud privada, que no es Agencia de Seguros, es un S.A. de C.V., y según dicen que al tratarse de un servicio, es 100% deducible de impuestos. Puede ser? y cómo funcionaría?

    • Hola Víctor,

      ¿Seguro médico deducible al 100%? Mmh.. xd Que yo sepa sólo serán deducibles los seguros a los que quedes obligados para el desarrollo de tu actividad. Por ejemplo, como asesor debo tener un seguro de responsabilidad civil que me cubra en caso de que la líe por falta de diligencia. No sé si es un tipo de servicio especial que desconozca, pero en principio un seguro médico es personal y no se deduce…

  • Mi pregunta es la siguiente.Cuando se adquiere una propiedad para uso de la empresa, esta se contabiliza como un gasto y el iva es asumido por lo que se, para cuando se lleve al activo esta propiedad se valorice.Entonces si por ejemplo adquiero papelería, el iva este es asumido o deducible y porque?

    • Hola Ana,
      Creo que te estás liando. ¿Te refieres al gasto en vez de al IVA? Cuando compras un bien de inversión el gasto no se mete directamente en el trimestre en el que lo compras, sino que tienes que crearte un inmovilizado y amortizarlo (meterte el gasto) en función de la vida útil del bien, por ejemplo en el caso del local, aunque no hace falta que sea algo tan “grande”. Con que te implique un desembolso de más de 300 pavos, aproximadamente, y tenga una vida útil que supere el año, a nivel fiscal se refleja de ese modo. En cambio, cualquier otro tipo de compra de tu actividad diaria si puedes meterlo como gasto directamente en ese trimestre. 🙂

  • Hola,
    La empresa de la cual soy Administrador, ha comprado una propiedad como inversión, de la cual ostento el 100% del usufructo.
    Quería saber si el seguro de hogar que debo contratar para esta propiedad, puedo después imputarlo como gasto y obtener deducción fiscal o no.
    Si por contra, por el motivo que fuese, lo contrato a nombre personal y lo paso como gasto de empresa?

    • Buenos días,

      A menos que el seguro de hogar esté relacionado con la compra de un inmovilizado puesto a nombre de la sociedad según dispone el Artículo 68 .1.1º. de la Ley 35 / 2006 , de 28 de noviembre de 2006.

      Si lo contratas a nombre personal no podrás deducirlo en la empresa ya que como comprobante estarán los documentos a tu nombre y no al de la sociedad.

      Saludos 😀

    • Buenos días Juan,

      Pueden contabilizarse el pago de los mismos pero no pueden contabilizarse la deducción contable y fiscal de estos gastos.

      Saludos 😀

      • Médico desea comprar una máquina para ecografias pero la persona que se lo vende no tiene factura cuál es el procedimiento y va como no deducible??? Pero cuál sería el respaldo?

        • Hola Ely,

          ¿Cómo que no tiene factura? ¿No te la puede expedir o es un particular? En caso de que no puedas justificar su compra, difícilmente podrás deducirte el gasto que, en principio, si estaría incluido en la lista de inversiones afectas al desarrollo de tu actividad.

    • Hola Cristofer 🙂

      En principio si tiene una relación directa con tu actividad y puedes justificarlo, ya sea por ejemplo, mediante una factura emitida en el mismo día por el cliente el cual justifica el traslado, no deberías de tener ningún problema.

      Saludos!

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