Las tres palabras que más teme un autónomo o pyme (junto a las palabras cuota de autónomo) son la siguientes: inspección de Hacienda. Y es normal, ya que todo el mundo teme que por cualquier error (o no tan error) Hacienda le haga pagar una multa o un recargo.
Sin embargo, las inspecciones son lo más normal del mundo, sobre todo si eres autónomo. Ten en cuenta que, según estimaciones, un 75% de la plantilla de inspectores se dedica a «vigilar» a los autónomos. Debido a que la economía sumergida ha aumentado en miles de millones, intentan cortarlo de raíz poniendo a raya al sector del autónomo.
Una inspección no tiene por qué ser un drama, siempre y cuando sepas qué hacer. Y cuando termines de leer este artículo sabrás perfectamente cómo actuar y sobrevivir a una inspección de Hacienda.
¡Allá vamos!
¿Por qué te puede inspeccionar Hacienda?
Hay muchos motivos por los que Hacienda puede mandarte una notificación, pero los más comunes son los 5 siguientes:
- Devolución del IVA: Hacienda odia devolver dinero. Si tu declaración del IVA (el modelo 303) te sale a devolver, las probabilidades de inspección aumenta. Y cuanto más tengan que devolver, más «interés» tendrán en saber cómo es tu negocio y por qué tienen que devolvértelo.
- Demasiados gastos: una empresa o autónomo que lleva meses y meses con muchos más gastos que ingresos está en el punto de mira de Hacienda. Tiene sentido que cuando comiences puedas estar cierto tiempo en pérdidas, pero no es concebible estar 2-3 años «sin ganar dinero». Si estás ocultando ingresos y metiendo gastos de más, los señores de negro aparecerán por tu oficina.
- Descuadre entre los modelos trimestrales y anuales: si no tienes un gestor o un programa de facturación que lo haga por ti, puedes liarte y confundirte al hacer los modelos anuales. Solo son informativos, pero sirven a Hacienda para cuadrar cuentas y saber si todo está correcto en tu negocio. Revisa bien los datos y evita recibir una inspección por cualquier error.
- NIF intracomunitario: cuando solicitas este NIF para hacer negocios en el extranjero también comienzas a «ganar puntos» para recibir una inspección. Estas suelen ser inspecciones más «light», pero debes tener cuidado y demostrar que de verdad necesitas ese NIF intracomunitario o en caso contrario lo perderás.
- Inspección aleatoria: Hacienda hace inspecciones aleatorias a todas las empresas y pymes de España. Puede que todo esté en orden, pero te haya tocado el «numerito».
Sí, hay más motivos por los que puedes recibir una inspección, pero proviniendo de Hacienda estas son las más comunes. En cuanto a las inspecciones de la Seguridad Social, está claro que las inspecciones de trabajo son las más comunes.
Cómo funciona una inspección de Hacienda
Cuando escuchas las palabras inspección de Hacienda siempre se te viene a la mente un hombre enfadado y con un traje negro llamando a la puerta de tu negocio. En realidad, esto es lo menos común.
1. La notificación
Las inspecciones de Hacienda comienzan casi siempre con el envío de una notificación a través de una carta. No se va a presentar nadie en tu casa ni en tu local, simplemente te van a enviar una carta que más te vale no dejar pasar.
En ese documento podrás encontrar todos los datos de la inspección:
- Lugar, fecha y hora de la cita en Hacienda para comparecer ante el inspector.
- Datos completos, nombre y apellidos o razón social de tu negocio.
- Impuestos que el inspector va a revisar y ejercicios fiscales afectados.
- Alcance de la actuación (parcial o general).
- Aclaración de que no podrás prescribir ninguna deuda tributaria a partir del día en el que recibes la notificación.
- Plazo en el que debes enviar toda la documentación.
- Lugar, fecha y datos del inspector.
2. ¿Puede ir o no Hacienda a tu domicilio?
A partir de aquí, se pueden producir tres situaciones distintas: puede pedir que se envíe la documentación telemáticamente o puede visitarnos en casa. Lo habitual es que pidan que se envíe la documentación, ya que no hay medios ni tiempo para dar cita a todo el que se inspecciona.
Sin embargo, en caso de que Hacienda quiera hacerte una visita debes tener en cuenta varios puntos:
- El inspector necesita una autorización judicial o ser autorizado por el contribuyente.
- Solo debes entregar los documentos relacionados con el motivo de la inspección, impuestos y ejercicios afectados. Además, lo normal es que todos estos documentos estén en la asesoría, por lo que es raro que entregues allí directamente nada.
- Puedes negarte a dejar pasar al inspector. En ese caso, si tiene autorización podrías recibir una multa, y en caso contrario tan solo te citarán en Hacienda. Aun así, salvo que tengas algo que ocultar, no es conveniente cabrear al inspector.
- El inspector debe respetar al 100% el procedimiento. Si hace cualquier cosa fuera de su jurisdicción, puedes pedir que se anule el proceso.
3. La cita con Hacienda
Tengas al inspector en casa o en tu negocio o no, el procedimiento a seguir es muy parecido. Se debe enviar toda la documentación e información relacionada con el motivo de la inspección.
Por ejemplo, lo más normal es que se tengan que entregar todas las facturas de cierto ejercicio fiscal. Recuerda que estas facturas se deben guardar durante 5 años (digital o físicamente), pero eso es algo de lo que ya nos encargamos aquí en Ayuda-T Pymes con nuestra plataforma web.
Dependiendo del motivo de la inspección, puede que solo pidan facturas de gastos o facturas relacionadas con el NIF intracomunitario. Todo dependerá de lo que quiera descubrir exactamente el inspector.
Simplemente, deja que tu asesoría se encargue de todos. Ellos revisarán tus ejercicios fiscales, las sumas de los diferentes importes, prepararán y ordenarán todas las facturas y recibos y enviarán la documentación. Después, tu asesor se encargará de notificarte cualquier incidencia. O al menos así funcionamos en Ayuda-T Pymes 😉
¿Cómo debe actuar una asesoría ante una inspección?
Cuando un autónomo o pyme recibe una inspección tiene que recurrir a su asesoría. Pero hay un pensamiento muy extendido entre la mayoría en el que se cree que el asesor debe personarse en la oficina de Hacienda o ir al negocio del autónomo cuando se lleva a cabo la inspección.
Ni mucho menos.
Lo más normal, y lo que hacen el 99% de asesorías, es preparar toda la documentación que se debe entregar. El asesor se encarga de revisar los ejercicios, facturas, recibos y toda la documentación necesaria para que su cliente no tenga que preocuparse de nada. De hecho, lo envía todo telemáticamente y tú no te tienes que preocupar de nada.
A diario cojo el teléfono a decenas de personas que no quieren trabajar conmigo porque piensan que, al trabajar online, no podré darles cobertura ante una inspección. La verdad es que los clientes de mi asesoría ya han «sufrido» cientos de inspecciones y yo les he proporcionado la misma ayuda que podría darles cualquier asesor presencial.
De hecho, estoy acostumbrado a trabajar con Hacienda a través de Internet (que ya casi es la única manera de enviarles cualquier cosa) y los trámites son bastante más ágiles.
En definitiva, el asesor se debe encargar de todo y no tiene por qué estar allí en el momento de la inspección. De hecho, ese «momento de la inspección» se produce en muy pocas ocasiones y sobre todo para empresas o autónomos con un buen volumen de facturación.
¿Preparado para tu inspección?
Ahora ya estás listo para recibir esa notificación sin temer tanto al inspector. Siempre y cuando no tengas muchos ingresos que ocultar, gastos sin factura o cualquier tipo de problema de este tipo.
¿Necesitas saber algo más sobre las inspecciones? ¿Has recibido una y no sabes cómo actuar? Comenta y te echo un cable, ¡ya sabes que siempre ando por aquí!
