Si has llegado aquí en la búsqueda de claves de éxito para tu despacho profesional, muy probablemente estés cansado de ver cómo mes a mes tu negocio no encuentra la forma de atraer clientes, baja tarifas y comienza una lucha encarnizada con la gestoría vecina. ¿Me equivoco?
¿Todavía no usas el software de asesoría que te permite conocer todo lo que sucede en tu despacho? Conoce bidoq y ahorra un 30% de tiempo en cada una de las tareas y rutinas de gestión en el día a día de tu negocio.
Para que tu negocio funcione y consiga evolucionar necesitas dar con soluciones óptimas. Llevas leídos ya varios post y ninguno te ofrece una propuesta definitiva, ¿sabes por qué? Porque no existe. Yo no voy a darte la varita mágica con las claves de éxito para tu despacho profesional, que de repente transforme tu pila de folios en clientes.
Sin embargo, sí puedo ofrecerte las ítems para atraer clientes a tu despacho profesional. Pon especial atención en lo que te voy a contar.
El modelo de despacho profesional tradicional ya no funciona.
Lo primero, olvídate del modelo tradicional de gestoría, asesoría o despacho de abogados. El legado familiar que era próspero, donde el cliente venía a traer los papeles en cuya gestión invertías horas de trabajo.
El salto digital ha transformado muchos sectores, mejorado el funcionamiento, cambiado la forma en la que se ofrece servicios prestados e incluso la propia naturaleza y calidad de los mismos. La incorporación por parte de las empresas a este nuevo modelo marcado por el uso de nuevos procedimientos y la incorporación de tecnología e innovación constante, ha pasado de ser una opción o valor añadido, a una exigencia imperativa para cualquier negocio que pretenda prosperar.
Era cuestión de tiempo que esta realidad llegara al ámbito del despacho profesional. ¿Cuáles son las consecuencias? ¡Veamos 4 claves para implementar el nuevo paradigma del sector en tu negocio!
- Especialización del despacho profesional: si tienes limones haz limonada
Especialízate, consiste en concentrar el negocio de tu despacho profesional en uno o dos sectores económicos o ramas de actividad. Por supuesto, los que mejor conoces. No inventes o busques nuevos nichos de mercado en plena remodelación de tu negocio.
La especialización en los despachos profesionales trae consigo grandes ventajas:
– El cliente te ve como una garantía de calidad y profesionalidad para su actividad y otros despachos te verán como un potencial colaborador para sus clientes más exigentes, busca colaboraciones.
– Mejora la imagen y marca personal. Los clientes te ven como un experto en la materia o actividad.
– Incrementa el beneficio y disminuye los costes. Verás aumentar tu volumen de clientes de forma directa (clientes propios) e indirecta (colaboraciones), podrás aumentar tu tarifa (los clientes valoran el conocimiento experto y profesionalidad) y reducir tus costes, al atender solo una o dos líneas de actividad.
Dicho esto te preguntarás… ¿Y qué hago entonces con los clientes que lleguen de otros sectores o la cartera actual en la que no soy especialista? Siguiente paso, outsourcing o externalización.
- Outsourcing: si no puedo dar un servicio lo externalizo
El outsourcing consiste en la externalización de servicios a otro despacho profesional (colaboradores), para cubrir la necesidad que demanda el cliente. Es una solución práctica para asesorías, gestorías, despachos de abogados, administradores de fincas, corredurías y agentes de seguros, emprendedores y cualquier profesional cuando, dado el caso, el cliente solicita un servicio y no puede ser atendido, bien porque no dispones de los recursos -personal cualificado, tiempo o conocimientos- o bien, porque no es tu área de actividad.
Por ejemplo, para una asesoría, gestoría o despacho de abogados las ventajas de externalizar los servicios del área laboral, fiscal, contable y jurídico (o cualquier otro) son:
– Transformación de costes fijos en costes variables. No soportas costes fijos de personal y pagas solo por el servicio recibido. Además, si el despacho que presta la externalización es realmente profesional, te facilitará herramientas tecnológicas para el envío y recibo de documentos que podrás usar de manera interna y evitará desplazamientos.
– Mayor disponibilidad de tiempo. Dispondrás de más tiempo para asesorar de verdad y, lo más importante, tiempo para captar nuevos clientes y hacer crecer tu cartera.
– Ingresos indirectos. Percibirás ingresos por un servicio que antes no podías atender por falta de recursos o porque no era tu área de actividad.
– Imagen de marca intacta. Externalizar determinados servicios no significa dejar a tu cliente en manos del despacho colaborador. En todo momento, debes ser tú quien haga de intermediario entre el cliente y el despacho que te presta el servicio. Por ello, te indicaba antes que si el despacho es realmente profesional, te facilitará herramientas tecnológicas: software de gestión documental, una plataforma de subida y bajada de documentos,… que cumplan este cometido de forma eficiente y ordenada.
Como ves, el outsourcing puede ser muy beneficioso, libera tiempo, genera ingresos y permite acceder a nuevos clientes. Además, en definitiva en esta situación, el cliente no detecta que has delegado el servicio en un colaborador, sino que en la práctica tu despacho es el que ha cubierto la necesidad del cliente. Tal vez no conocías esta opción pero seguro que ya estás viendo las posibilidades que le ofrece a tu negocio.
- Tecnología: conecta tu cliente con tu despacho profesional
La tecnología para despachos profesionales debe estar basada en herramientas que permitan la conversión de acciones administrativas realizadas de forma presencial en acciones online.
¿Aún recoges/envías la documentación a tu cliente de forma presencial?¿Te has planteado cuánto dedicas a esta labor al día? Sólo una hora al día significa… 10,83 días al año recogiendo documentación y eso sólo una persona, no quiero imaginar si tienes varias… ¡Tu negocio hace aguas!
Busca software de contabilidad para despachos, programas de facturación, plataformas de envío de documentos, extranet para asesorías, gestorías y despachos,… que te faciliten la vida a ti y a tu cliente.
El 90% de tus clientes saben manejar un móvil o tablet, hacer una foto y compartir un documento. Implanta una plataforma de envío de documentos que, con una simple foto o la subida de un archivo, te envíen la documentación que requieres sin moverte ni moverse de su negocio. Accede a software contable o programa de facturación que permita crear presupuestos, albaranes y facturas personalizadas, controle flujos de ingresos/gastos,…
Que el cliente pueda llevar sus documentos, modelos, contratos,… y a su gestor, asesor o profesional en el bolsillo a golpe de pantalla no es futuro, es presente y se llama ¡TEC-NO-LO-GIA!
Además, en este sentido ya existen en el mercado soluciones específicas, desarrolladas pensando en las necesidades concretas del despacho profesional. Es decir, integran una serie de aplicaciones que facilitan no sólo la tarea de gestión, sino otros aspectos comerciales, de marca, atención al cliente, valor añadido y un largo etc.
- Gestión comercial: atraer clientes a la puerta de tu negocio o morir
Todo lo anterior no tiene sentido sin una buena gestión comercial o un plan de marketing para tu despacho profesional. Atraer clientes a tu negocio es fundamental si quieres sobrevivir en el mercado actual.
Te propongo un ejercicio de auto-reflexión. Voy a formular dos preguntas muy simples y debes responderte con sinceridad, no sirve de nada engañarse, sino todo el tiempo empleado en leer esto no tendrá sentido. ¡Allá voy!
Pregunta 1: ¿Qué es lo más importante para tu negocio?
Respuesta: ¡CLIENTESSSSSS! (Seguro que acerté)
Pregunta 2: ¿Cuánto destinas a marketing o labores comerciales?
Respuesta: ¡0€ o casi nada! (Seguro que vuelvo a acertar)
Si para tu negocio lo más importante son los clientes, ¿por qué no destinas recursos a la gestión comercial? (Grillos). Sé que mientras leías este post te has formado un esquema mental de cómo rejuvenecer tu despacho profesional:
- te has especializado en uno o dos sectores económicos,
- sabes que servicios y/o perfil de cliente debes externalizar,
- has decidido qué tecnología aporta soluciones a tu despacho profesional y a tus clientes,
- ¡Solo falta establecer un plan de marketing y poner en marcha tu campaña comercial para empezar a atraer clientes!
Para ello, analiza tus fortalezas y busca nuevas oportunidades ¿en qué eres muy bueno? ¿Cuál es tu mercado objetivo? Traza un plan de acción para captar la atención de dicho mercado y atraerlos hasta tu negocio. Te garantizo que el éxito está asegurado.
Si tras leer estas líneas aún tienes dudas o necesitas ayuda, te invito a que dejes un comentario en el foro, llames al teléfono (900) o realices una consulta al departamento de consultoría para despachos profesionales. Te atenderemos gustosamente y de forma gratuita.
