Qué es el albarán y en qué se diferencia de una factura

Si eres autónomo, seguro que te has enfrentado a la gestión de documentos como el albarán y la factura. Pero, ¿sabes realmente qué son y cómo se usan? 

¿Conoces las diferencias entre ellos y cuándo debes emitirlos? En este post te voy a dar las claves para que entiendas estos conceptos y los apliques correctamente en tu actividad profesional.

Así podrás evitar errores, reclamaciones y problemas con Hacienda. ¿Te interesa? Pues sigue leyendo porque te lo voy a explicar todo. ¡Vamos allá!

Qué es el albarán

El albarán es un documento comercial utilizado para registrar y detallar la entrega de mercancías o servicios realizados. Es especialmente relevante para los autónomos, ya que les permite llevar un control de las transacciones y facilita la gestión de su actividad empresarial.

Este se utiliza principalmente en el ámbito de la venta de bienes o la prestación de servicios. Cuando un autónomo realiza una entrega de mercancías a un cliente, o finaliza un trabajo, emite un albarán como comprobante de esa operación.

Un aspecto importante a tener en cuenta es que el albarán sea útil debe contener la siguiente información:

• Datos del autónomo o empresa: Nombre, dirección y otros detalles de contacto del autónomo o de su empresa.
• Datos del cliente: Nombre, dirección y otros datos de contacto del cliente o de la empresa receptora de las mercancías o servicios.
• Descripción de los bienes o servicios: Se detallan los productos entregados o los servicios prestados. Incluye la cantidad, la descripción, el precio unitario y el importe total.
• Fecha y número de albarán: Se indica la fecha en que se realiza la entrega o finaliza el servicio, así como un número único de identificación del albarán.
• Firma: Puede ser opcional, pero es recomendable contar con la firma del cliente como prueba de que ha recibido las mercancías o ha aceptado los servicios.

👩‍🏫 ¡Importante! El albarán no tiene valor fiscal por sí mismo, ya que no sustituye a la factura. Sin embargo, es una herramienta útil para el autónomo en su gestión diaria y como respaldo documental de las operaciones comerciales.

Para qué sirve el albarán

Ahora que ya sabes qué es un albarán, vamos al siguiente paso, ¿para qué sirve? Pues bien, el albarán se utiliza como una prueba de que has cumplido con tu parte del trato y has entregado lo acordado a tus clientes.

El albarán cumple con varias funciones importantes para cualquier autónomo como tú. ¡Presta atención porque te interesa!. 

Ayuda a controlar el inventario

En primer lugar, te ayuda a llevar un control preciso de tu inventario. Al anotar en el albarán los productos o servicios entregados, puedes saber en todo momento qué tienes disponible y cuánto has vendido.

Eso sí, para que el control sea ideal, deberás de acompañarlo con otras herramientas o software para tener actualizado el stock de los productos.

Ofrece protección legal

El albarán es un respaldo que te protege en caso de reclamaciones o problemas con tus clientes. Si alguien te acusa de no haber entregado lo que prometiste, puedes mostrarles el albarán como prueba de que la entrega se realizó correctamente.

Te permite llevar un registro de tus transacciones comerciales

Otra ventaja del albarán es que te permite tener un registro organizado de tus transacciones comerciales. Puedes archivar los albaranes de cada venta y utilizarlos para llevar un seguimiento. 

Eso sí, es importante hacer uso de las facturas para que el registro esté bien fundamentado y así evitar errores, ya que los albaranes no incluyen el precio.

Resulta muy útil para la facturación

Este aspecto es clave. El albarán te servirá como base para generar la factura correspondiente a la operación realizada. Puedes utilizar la información del albarán para crear una factura con los mismos datos y añadir el importe a cobrar. ¿No es maravilloso?

👨‍🏫 ¡OJO! Debes tener en cuenta que el albarán no incluye información sobre el pago. No indica el precio de los productos o servicios ni los impuestos correspondientes. Para eso, necesitarás otro documento llamado factura.

Tipos de albarán

Como era de esperar, no existe un solo tipo de albarán, por lo que, en función de tus necesidades, te convendrá más utilizar uno u otro.

Albarán de entrega

Este es el tipo más común de albarán y se utiliza cuando entregas productos o completas un servicio para un cliente. 

En el albarán de entrega, se detallan los productos o servicios entregados, la cantidad, la fecha y cualquier otra información relevante relacionada con la entrega. 

Es una prueba de que has cumplido con tu parte del trato y que el cliente ha recibido lo que esperaba.

Albarán de recepción

Se utiliza cuando recibes productos o servicios de un proveedor o de alguien más. 

En el albarán de recepción, se registran los artículos o servicios recibidos, la cantidad y cualquier otra información relevante relacionada con la recepción. 

A diferencia del albarán de entrega, el de recepción te sirve para asegurarte de que has recibido lo que esperabas y así poder llevar un control adecuado de tus adquisiciones.

Albarán de devolución

Este tipo de albarán se utiliza cuando necesitas devolver productos o servicios a un proveedor o a un cliente. 

Puede ser debido a productos defectuosos, errores en la entrega o cualquier otra situación en la que sea necesario devolver los artículos. 

En este caso, se especifican los productos o servicios devueltos, la cantidad, la fecha y los motivos de la devolución.

Albarán de transferencia

¿Tienes el almacén hasta arriba y necesitas trasladar productos a otro almacén de tu propia empresa? En ese caso, te resultará muy útil utilizar los albaranes de transferencia. 

Este tipo de albarán te ayudará a mantener un control de los movimientos internos de inventario y facilita el seguimiento de la ubicación de los productos. De este modo, no tendrás que romperte la cabeza pensando dónde estará la mercancía cuando quieras buscarla. 

Albarán de servicio técnico

¿Tu empresa se dedica a ofrecer servicios de reparación o mantenimiento? En este caso, te vendrá genial usar el albarán técnico. 

En él se detalla el servicio realizado, los materiales utilizados, el tiempo empleado y cualquier otro aspecto relevante de la prestación del servicio.

Albarán de subcontratación

Si contratas a terceros para realizar parte de tu trabajo, puedes utilizar un albarán de subcontratación. 

En este documento se especifica qué servicios o productos serán proporcionados por el subcontratista, los plazos, las condiciones y cualquier otra información relevante.

Albarán de muestra

¿Proporcionas muestras gratuitas de tus productos? A todos los clientes les encanta recibir este tipo de productos porque les hace sentir especiales. 

Si es tu caso, este tipo de albarán te servirá para indicar qué productos se están entregando como muestras y con qué propósito.

En definitiva, como verás existen diferentes tipos de albaranes que podrás usar en función de tus necesidades. No obstante, los tipos de albarán más comunes son el albarán de entrega, el albarán de recepción y el albarán de devolución.

¿En qué se diferencia un albarán de una factura?

No podía acabar el post sin explicarte la diferencia entre albarán y factura, porque sino no me quedaría tranquilo. 

El albarán y la factura son dos documentos que se utilizan en el mundo de los negocios, pero tienen propósitos diferentes. Aquí te lo explico fácilmente.

Contenido

El albarán es como un «recibí» que te asegura que has entregado los productos o servicios a tus clientes (en el caso de los albaranes de entrega). En él se detallan los productos, cuántas unidades y cuándo se realizó la entrega. Es una especie de comprobante de que has cumplido con tu parte del trato.

La factura, por otro lado, es como una «cuenta» que le envías al cliente para que pague lo que le has vendido o prestado. En ella aparecen los precios de los productos o servicios, los impuestos y el total a pagar.

Momento de la emisión

La diferencia clave está en el momento en que se emiten estos documentos. El albarán se hace antes de cobrar, como una prueba de que hemos entregado lo acordado. 

La factura, en cambio, se emite después de la entrega para pedirle al cliente que pague lo que le debe.

Aspecto legal

También hay una diferencia legal importante. El albarán no tiene validez tributaria, es decir, no sirve para declarar impuestos. Es solo una prueba de entrega. 

Sin embargo, la factura sí tiene valor legal y debe cumplir con ciertos requisitos para que sea válida y te ayude en la contabilidad y en la gestión de los impuestos.

Como verás, el albarán es un documento imprescindible en tu día a día. Si aún no lo conocías o no sabías la diferencia que había entre este y una factura, te recomiendo que cuentes con la ayuda de una asesoría. 

Si me permites el consejo, si quieres mejorar en calidad de vida y tener la tranquilidad de hacer las cosas bien, lo mejor es que contrates los servicios de una asesoría. 

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